Hay veces en las que una simple confusión terminológica conlleva errores que se podrían haber evitado muy fácilmente. Pasa, por ejemplo, con los clientes y deudores en contabilidad.
En esta materia (como casi siempre en la vida….) la Ley de Murphy se cumple a raja tabla: si no tienes clara la cuenta contable que corresponde y te decantas por la de clientes, pongamos por caso, lo más seguro es que la correcta sea la de deudores. No falla.
Ahora bien, si sabes con seguridad la diferencia entre ambas no volverás a dudar y además le harás un gran favor a Murphy: ya no tendrá que estar pendiente de tus cavilaciones….
Para conseguir ambas cosas sólo tienes que seguir leyendo.
Índice
Clientes y deudores en contabilidad
Cuando la empresa realiza operaciones de venta, de prestación de servicios o de cualquier otro tipo de ingresos pueden darse dos situaciones que se reflejarán de manera distinta en contabilidad:
- Que las cobren al contado, en cuyo caso se anotará la recepción del dinero a la vez que la realización de la operación.
- O que queden pendientes de cobro, que es el caso en el que hay que utilizar una cuenta de cliente o de deudor para registrar contablemente ese derecho de cobro que la empresa tiene.
Clientes en contabilidad: definición, ejemplos y cuenta contable
Definición
En contabilidad, los clientes son los destinatarios de las operaciones de venta o de prestación de servicios que forman parte de la actividad principal de la empresa.
[Nota: más adelante, al tratar la diferencia entre cliente y deudor profundizaremos en lo que se entiende por “actividad principal”].
Ejemplos
Te propongo varios ejemplos:
- Todos los que compran gasolina en una gasolinera son sus clientes porque esa es su actividad principal: vender gasolina.
- La persona que encarga a un arquitecto el diseño y dirección de la obra de su nueva vivienda es su cliente, porque el negocio principal del arquitecto es ese.
- Los que compran su coche en un concesionario de vehículos determinado son sus clientes porque la actividad principal de esa empresa es vender vehículos.
Cuenta contable
La cuenta que hay que utilizar según el plan general de contabilidad es:
430 Clientes
Y la define así:
Créditos con compradores de mercaderías y demás bienes definidos en el grupo 3, así como con los usuarios de los servicios prestados por la empresa, siempre que constituyan una actividad principal.
Deudores en contabilidad: definición, ejemplos y cuenta contable
Definición
En contabilidad, los deudores son los destinatarios de las operaciones de venta o de prestación de servicios que no forman parte de la actividad principal de la empresa.
Ejemplos
Te propongo los siguientes:
- Una gasolinera cede parte de su espacio a una empresa que distribuye bombonas de butano y por ello le cobra una renta al mes. Esta empresa es su deudor, porque arrendar parte de sus instalaciones queda fuera de su actividad principal que es vender gasolina.
- Un arquitecto vende a su vecino los ordenadores de su oficina. Este comprador no es cliente sino deudor, porque la actividad principal del arquitecto es diseñar y dirigir obras.
- Un concesionario de vehículos cobra una comisión por gestionar la venta de un yate. La persona a la que le presta ese servicio tiene la naturaleza de “deudor” y no de cliente porque su actividad principal es la venta de coches y esta actuación ha sido puntual y aislada.
- Una empresa que se dedica a la pintura de todo tipo de inmuebles está especializada en la pintura de oficinas. Recibe el encargo de pintar una vivienda. Esta operación ¿se contabilizará en la cuenta de clientes o en la deudores?
Te dejo la respuesta más adelante para que te dé tiempo a pensarla….
Cuenta contable
La cuenta que corresponde utilizar para contabilizar este tipo de operaciones es:
440 Deudores
Y el plan la define así:
Créditos con compradores de servicios que no tienen la condición estricta de clientes y con otros deudores de tráfico no incluidos en otras cuentas de este grupo.
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Diferencia entre cliente y deudor (con más ejemplos)
La diferencia entre cliente y deudor creo que ha quedado clara a la luz de las definiciones pero no está de más recogerla aquí expresamente:
Ambas figuras adquieren bienes y servicios a la empresa pero:
-
- El cliente adquiere los bienes y servicios cuya venta es la actividad normal y habitual: a eso es a lo que se dedica.
- Mientras que el destinatario de las operaciones de venta o prestación de servicios que la empresa realiza fuera de su línea de negocio habitual se denomina deudor.
Como ves la idea es determinar si la operación de que se trate está dentro del ámbito al que se dedica la empresa principalmente (cliente) o si, por el contrario, está fuera de él (deudor).
Debes tener en cuenta una cosa muy importante: las empresas pueden tener una, varias o muchas actividades principales.
Es decir, el criterio que identifica una actividad como principal no es que sea “única” sino que constituya un negocio habitual y normal, porque es a él al que se enfocan los recursos.
Con este ejemplo lo verás muy claro:
Soy propietaria de unas pistas de pádel y en esas instalaciones me dedico a lo siguiente:
- Alquilo las pistas para jugar al pádel.
- Tengo un bar.
- Tengo una tienda de raquetas y ropa de deporte.
Las tres son actividades principales porque son negocios en sí mismos y tienen su propia entidad. Por lo tanto, tanto quienes me alquilan las pistas como los que me compran la ropa o consumen en el bar son mis clientes.
Sin embargo, si un día alquilo las instalaciones para celebrar un concierto eso ya no es mi actividad principal: me generará un ingreso, si, pero la persona que me pagará no es mi cliente sino que en contabilidad se considerará un deudor porque le he prestado un servicio muy puntual que no tiene nada que ver con mis líneas de negocio.
La clave de la diferencia entre cliente y deudor
Si una operación hay que contabilizarla en la cuenta 430 Clientes o en la 440 Deudores va a depender de cuál sea la actividad de la empresa en cuestión. Esa es la clave:
Por ejemplo, la venta de unas estanterías por una empresa que se dedica a la venta de mobiliario está dentro de su actividad principal. Sin embargo, si una empresa de venta de ropa vende las estanterías de su oficina eso ya no forma parte de su actividad principal.
Así que recuerda:
- En primer lugar, ten claro cuál es la actividad principal de la empresa.
- Sabiendo esto sólo tienes que determinar si la operación de que se trate está dentro de su ámbito o no.
Ejemplos
Una última tanda de ejemplos:
- La venta de unas estanterías por una empresa que se dedica a la venta de mobiliario está dentro de su actividad principal. Esa operación se contabilizará en la cuenta de “clientes.”
Sin embargo, si una empresa de venta de ropa vende las estanterías de su oficina eso ya no forma parte de su actividad principal y la cuenta a utilizar será la de “deudores”.
Funcionamiento de las cuentas contables
En este punto ya debemos tener más que clara la diferencia entre las cuentas de clientes y proveedores, pero no podemos terminar este artículo sin señalar una similitud importante entre ambas.
Y es que estamos ante dos cuentas de activo y, por lo tanto, su funcionamiento es idéntico: nacen y crecen por el debe y disminuyen por el haber.
Esto quiere decir que, a la hora de hacer un asiento:
- Se cargarán (se anotarán en el debe) cuando nazca el crédito.
- Se abonarán (se anotarán en el haber) cuando disminuya o desaparezca, ya sea por haberlo cobrado o porque corresponda su traspaso a otra cuenta contable.
Solución a la pregunta planteada anteriormente
La respuesta a la pregunta que te dejé en el apartado de “deudores” es la siguiente: se contabilizará en la cuenta de “clientes” porque aunque la empresa esté especializada en trabajar en oficinas su actividad engloba cualquier tipo de inmuebles, por lo tanto la pintura de una vivienda está dentro de su actividad principal y eso con independencia de que la realice más o menos veces.
Y hasta aquí llego. Creo que con este artículo no te quedarán dudas sobre la diferencia entre clientes y deudores en contabilidad y tendrás claro cuando hay que usar cada cuenta. Espero que te haya sido de utilidad.