La Compra de Material de Oficina en Contabilidad

¿No tienes del todo claro cómo se trata la compra de material de oficina en contabilidad? Si es así este artículo será estupendo para ti, porque en él lo explicamos con detalle y ejemplos. Solo tienes que seguir leyendo.

Planteamiento 

Mira este ejemplo: la empresa, consciente de lo importante que es tener una buena imagen corporativa, compra siempre, para su correspondencia, sobres personalizados con su logo. Y lo hace no solo porque con ello ahorra mucho tiempo al poder imprimir las direcciones (y así no tener que escribirlas o pegar una etiqueta) sino también porque con ello contribuye a dar visibilidad a su marca y a transmitir profesionalidad.

Como parte de la misma estrategia, no pasa un año sin que encargue  felicitaciones de navidad para clientes  y proveedores.

Los sobres personalizados podrá almacenarlos durante tiempo sin problema pero las felicitaciones no le van a servir de un año para otro, como es lógico.

Con esto se ve claramente la diferencia entre lo que en contabilidad se denomina:

  • Material de oficina no inventariable: es aquel que se consume durante el ejercicio en el que se adquiere. 

En el ejemplo anterior serían las felicitaciones de navidad.

  • Material de oficina inventariable: es aquel que se almacena y se controla su estocaje en cada ejercicio (es decir, se realiza su inventario).

En función de si estamos ante uno u otro caso contabilizaremos la compra de material de oficina de manera distinta: el no inventariable se considera gasto del ejercicio mientras que al inventariable se le da el tratamiento propio de las existencias de la empresa.

La compra de material de oficina en contabilidad 

A continuación veremos por separado las dos formas distintas que existen de contabilizar las compras de material de oficina, pero antes de pasar a ello es importante tener en cuenta lo siguiente:

Cuando el material de oficina es susceptible de ser almacenado es opcional para la empresa darle el tratamiento de bien inventariable o, por el contrario, considerarlo no inventariable.

Siguiendo con el ejemplo anterior de los sobre personalizados, la empresa decidirá si los trata como gasto corriente del ejercicio o si, por el contrario, realiza su inventario cada final de año.

 

Contabilizar material de oficina no inventariable 

En contabilidad, la compra de material de oficina no inventariable (repito: el que la empresa considera que se consume en el ejercicio) se contabiliza como un gasto corriente del período y para ello se utiliza la cuenta 629 Otros servicios.

 

Ejemplo 

La empresa, que no controla el estocaje del material de oficina, compra folios, bolígrafos y lápices por importe de 100 euros más IVA. Los paga en efectivo.

El asiento contable a realizar es:

100(629)Otros servicios
21(472)H.P. IVA soportadoa(570)Caja121

Contabilizar material de oficina inventariable 

Cuando la empresa opta por controlar el inventario del material de oficina, contablemente el tratamiento es el siguiente:

  • La compra se contabiliza en la cuenta 602 Compras de otros aprovisionamientos
  • Al cierre del ejercicio, y una vez realizado su inventario, se contabilizará la variación habida en las existencias con estos apuntes:
  1. Se darán de baja las existencias iniciales abonando la cuenta 328 Material de oficina y cargando la cuenta 612 Variación de existencias de otros aprovisionamientos.
  2. Y se darán de alta las existencias finales cargando la cuenta 328 Material de oficina y abonando la cuenta 612 Variación de existencias de otros aprovisionamientos.

Como ves, en este caso el tratamiento es similar al de las compras de mercaderías, cuya variación de existencias es obligatoria al cierre del ejercicio.

 

Ejemplo 

La empresa compra material de oficina por importe de 10.890 euros (IVA incluido) que paga por banco. Al cierre del ejercicio el valor de su inventario asciende a 7.700 euros y las existencias iniciales eran de 6.500 euros.

Los asientos a realizar son:

Por la compra:

9.000(602)Compras de otros aprovisionamientos
1.890(472)H.P. IVA soportadoa(572)Bancos10.890

Al cierre del ejercicio, por las existencias iniciales:

6.500(612)Variación de existencias de otros aprovisionamientosa(328)Material de oficina6.500

Y por las existencias finales:

7.700(328)Material de oficinaa(612)Variación de existencias de otros aprovisionamientos7.700

Y hasta aquí llego con el tratamiento de la compra de material de oficina en contabilidad. Espero que las dudas que tuvieras sobre este tema te hayan quedado resueltas.