7 Consideraciones Necesarias Para Llevar la Contabilidad de una Empresa en España en 2021

A este blog no solo llegan lectores que quieren aprender o resolver dudas sobre contabilidad sino que también lo hacen otros más interesados en los temas relacionados con el mundo de la empresa en general.

Pensando en ellos, Virginia Duque nos regala este artículo en el que señala cuáles son, desde su punto de vista, las consideraciones a tener en cuenta a la hora de llevar la contabilidad de una empresa en España en 2021:

La contabilidad de una empresa es uno de los pilares fundamentales del buen funcionamiento de una empresa, porque sin una contabilidad saneada cualquier negocio se derrumba. Es por ello que los consejos para llevarla de manera más sencilla y liviana siempre serán bienvenidos.

Ya sea que seas un empresario consolidado o bien estés pensando en emprender un negocio, ten en cuenta estas consideraciones que te damos a continuación. 

Son muchos los gerentes que van sobre la marcha en lo que se refiere a la contabilidad de su negocio, pero luego se encuentran con problemas difíciles de solventar. Por ello, pongámonos manos a la obra y comencemos a tomar el control de las finanzas de nuestra empresa. 

Recopila toda la documentación relacionada con la contabilidad

En cada empresa debe haber registro de todos los movimientos relacionados con el dinero, ya sea entrada o salida de este. De hecho, según el Código de Comercio, toda actividad empresarial debe tener: 

  • Un libro diario en el que se refleje la actividad económica de la empresa día a día. 
  • Un libro de inventarios que incluya un balance inicial del saldo de la empresa, las sumas y saldos y un inventario de cierre con el patrimonio y los bienes del negocio al final de cada ejercicio económico. 
  • Cuentas anuales. En estas se incluyen el balance, la cuenta de ganancias y pérdidas, la memoria, el estado de flujo de efectivo y el patrimonio neto. 

Cada cierto tiempo, estos libros se presentarán ante el Registro Mercantil con el fin de mantener la contabilidad saneada y al día. 

Es por ello que es importante recopilar esta información, tenerla a mano y comprobar que cada una de las operaciones que se han llevado a cabo se pueden justificar ante cualquier organismo oficial que lo solicite. 

 

Pon al día los ingresos y gastos

No hace falta ser empresario para saber que no se puede gastar más de lo que se gana. Para poder mantener esto bajo control es necesario hacer un examen minucioso de los ingresos y los gastos a menudo. Para ello podemos contar con herramientas online que incluyan Ticket-BAI y otras funciones avanzadas que permitan mantener automatizados todos los movimientos y procesos de tu empresa. 

Todos ellos deben estar anotados en orden cronológico y por categorías, de modo que tú o tu gestor podáis acceder a ellos en un momento y de manera sencilla. 

Cumple con los impuestos

Uno de los grandes obstáculos que tienen ante sí muchas empresas es el pago de impuestos. No le dan la importancia que tiene o gastan lo que deben pagar antes de que llegue el momento. 

Hacienda no perdona, eso ya lo sabemos. No solo deberás estar pendiente de los impuestos que tienes que presentar como el IVA, el IRPF o el impuesto de sociedades, sino que tienes que contar con la solvencia necesaria para afrontar el gasto que todos ellos conllevan. Muchos pequeños empresarios apartan cada mes un estimado correspondiente al pago de estas partidas para que cuando llegue el momento tengan la liquidez necesaria. ¿Podría ayudarte esto a ti?

Por otro lado, contar con una plataforma de contabilidad de calidad te permite olvidarte de los trámites de Hacienda, ya que tendrá la fecha siempre en mente y los enviará de forma automática por ti, siempre y cuando tengas los datos actualizados. 

Ten las cuentas al día

Y aquí llegamos a este punto: no olvides anotar nada. La contabilidad es un proceso que mantener actualizado a diario. De esta forma sabrás el progreso de la misma y aquellos puntos débiles en los que mejorar o los fuertes que reforzar. 

Es cierto que tomar nota de todo puede convertirse en una pesadilla, pero si automatizas los procesos de tu empresa todo será mucho más sencillo. Hay herramientas como Holded, que almacenan todos tus datos, los organiza y clasifica y los recopila cada trimestre para los impuestos. ¡Así es fácil tener todo actualizado!

Revisa, revisa y revisa

Cada vez que tengas un rato libre, antes de coger el móvil para mirar tus redes sociales, echa un vistazo a las cuentas y asegúrate de que cada uno de los movimientos del día está ahí, anotado y en su lugar. 

Mira que no haya nada duplicado, que cada gasto tenga su justificante, revisa las facturas, etc. Cualquier detalle, por insignificante que parezca, puede ser más importante de los que crees. 

 

Haz los asientos contables correctamente

Los asientos contables permiten reconocer fácilmente todos los detalles de cada operación y, por tanto, justificar cada uno de los movimientos. Si no sabes cómo hacerlo, lo mejor es contar con los servicios de un gestor especializado, aunque las avanzadas herramientas online de contabilidad de las que hablábamos antes lo pueden hacer por ti. 

 

Usa herramientas y plataformas de contabilidad

Eso de que internet y la automatización de las empresas es el futuro ha quedado obsoleto. ¡Ya son el presente! Es por ello que, si aún no lo has hecho, ve diciendo adiós al papel y al boli y ponte manos a la obra con la tecnología. Hoy existen muchas plataformas, programas y softwares que te harán el día a día de la contabilidad de tu empresa mucho más ameno y liviano. ¿Por qué renunciar a algo así? ¡Y muchas son gratuitas!

¿Por qué deberías automatizar tu empresa?

  • Porque se evitan errores humanos. Es cierto, las máquinas también se equivocan, pero seamos realistas: lo hacen muchísimo menos que nosotros.
  • Reduces costes. Puedes ahorrar en papel, en horas de trabajo, en personal, etc.
  • Ahorras tiempo. Cuando tenemos al día los procesos automatizados de nuestra empresa, ahorramos una cantidad considerable de tiempo, ya que no hay que hacer un trabajo manual, por ejemplo.
  • Siempre tendrás los datos actualizados.
  • Puedes dar acceso a quienes quieras.
  • Tendrás el control de todas las operaciones de tu empresa.
  • Mantiene una buena comunicación entre empleados que pueden compartir tareas y proyectos de forma sencilla.

Dado que estos beneficios son realmente atractivos, y estamos seguros de que piensas lo mismo, vamos a recomendarte algunos de estos programas para tu negocio: 

Holded

Es un increíble CRM que controla procesos de ventas, hace asientos contables, dispone de múltiples funcionalidades para la contabilidad, y mucho más. Tiene una interfaz sencilla y una versión gratuita que puede ser más que suficiente para comenzar. 

Force Manager

Este es un software que se creó en colaboración con Apple, ¿lo conoces? Imagina la garantía que esto ofrece con respecto a la innovación de su tecnología y funcionalidades. Tal como Holded, es un completo CRM que, si bien es perfecto para la contabilidad de una empresa, puede hacer mucho más. Destaca su función de vídeo, que no solo es de una calidad suprema, sino que permite hacer anotaciones y apuntar recordatorios para que no se te escape nada. 

Contasol

Este es uno de los programas más buscados por autónomos y pequeñas empresas, pues cuenta con una versión gratuita perfecta para empezar. Es un programa muy sencillo con una interfaz intuitiva que te guía en cada paso que debes dar. Dispone de atajos y actualizaciones que hacen el trabajo aún más simple. 

Podrás elaborar facturas, hacer la presentación de tus impuestos, y todo esto desde cualquier dispositivo allá donde estés. 

Sage 50Cloud

Antes se llamaba Contaplus (tal vez te suene más por ese nombre). Se convirtió en una de los programas más famosos para llevar las finanzas de las empresas. Las ventajas añadidas al cambiar de nombre ha sido una mejora en la apariencia de la interfaz, actualizaciones más modernas y sobre todo, la posibilidad de usarlo no solo en un pc, como sucedía con Contaplus, sino en cualquier dispositivo que pueda conectarse a la wifi. 

Se han sumado funciones como la de enviar facturas directamente al destinatario, controlar el inventario o hacer albaranes. 

SeniorConta

Esta es una herramienta completamente gratuita. Aunque tiene una opción de pago, con la gratuita tendrás más que suficiente para llevar la contabilidad de tu empresa. Es capaz de automatizar todos los procesos de tu negocio, por lo que una vez introducidos los datos, el programa hará lo demás por ti. 

Incluso si optaras por la versión de pago, es la más económica del mercado comparada con herramientas similares. 

 

Conclusión

Por tanto, hemos visto que, aunque llevar la contabilidad de una empresa no es sencillo, si tenemos claro los pasos correctos que debemos dar y contamos con las herramientas más completas y mejor preparadas para ello, todo será mucho más sencillo y preciso. 

Ante tanta competencia en todos los sectores hay que renovarse, y la automatización es una forma de hacerlo. No esperes más, ponte al día y mantén tu contabilidad saneada.