Contabilidad Básica: Conceptos contables

Si quieres iniciarte en el campo de la contabilidad este artículo es ideal porque la mayor parte del post está dedicada a explicar los conceptos contables más elementales, los que vas a necesitar para avanzar con seguridad y que son tan “básicos” que es prácticamente obligatorio empezar por ellos.

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¿Por qué te interesa aprender una contabilidad básica para mejorar tu “empleabilidad”? 

Con la contabilidad pasa como con cualquier otra materia: se aprende, principalmente, por dos tipos de motivos:

• Por motivos académicos: es una asignatura que forma parte de diferentes planes de estudios.
• Por motivos “profesionales”: porque se pretende trabajar con ella.

Sobre el primer caso no tengo nada que decir aquí: hay que dominarla si se quiere aprobar.

Y sobre el segundo, también está claro que para poder trabajar con ella tienes que formarte previamente.

Sin embargo, puede que hayas llegado a este artículo sin estar todavía muy seguro de si realmente te conviene prepararte en este campo para mejorar tu situación en el mercado laboral.

La respuesta a esa cuestión, en mi opinión, es clara y rotunda:

Si.

No me cabe duda de que aprender contabilidad, aunque sea a nivel básico, va a mejorar tu capacidad para encontrar trabajo o para mejorar el que ya tienes.

Ten en cuenta que ser contable es tener una profesión cualificada, lo que siempre se ha llamado “un oficio”.

El departamento de administración de una pequeña empresa, por ejemplo, lo puede llevar una persona con unas nociones generales, pero para llevar la contabilidad de esa misma pequeña empresa hay que tener conocimientos específicos. Y esto hace que el número de personas con las que competir para ese puesto sea bastante menor.

Para no extenderme mucho en este punto te dejo a continuación 3 razones importantes que avalan mi postura:

• • Hay numerosas ofertas de empleo para contables: sólo tienes que entrar en cualquier portal de empleo y podrás comprobar por ti mismo que al aprender contabilidad accederás a una profesión con bastante demanda.
  • La formación en contabilidad se plantea también como un interesante complemento de otras profesiones, lo que añade “un plus” a la que ya tienes.
  • No sólo aumentará tus posibilidades de encontrar empleo por cuenta ajena por lo que ya he dicho anteriormente sino que, además, se te abrirán dos nuevos campos como mínimo:

1.- Podrás trabajar como freelance, buscando tus propios clientes.

2.- Podrás dedicarte a la enseñanza, bien como profesor en alguna academia o bien impartiendo clases a tus propios alumnos.

¿Por qué te interesa aprender una contabilidad básica si tienes una empresa?

Las sociedades mercantiles están obligadas a llevar la contabilidad conforme a los principios establecidos en el código de comercio y en el plan general contable, deben legalizar los libros obligatorios (libro diario y de inventarios y cuentas anuales) y realizar el depósito de sus cuentas en el Registro Mercantil.

Son obligaciones muy estrictas que implican ser un profesional para poder llevarlas a cabo. Ahora bien, aunque tú no seas contable, tener unos conceptos básicos de contabilidad te va a ser muy útil a la hora de tomar decisiones relativas a la actividad económica de la empresa así como a su situación financiera.

El poder interpretar un libro mayor, un balance de comprobación de sumas y saldos, los estados contables…. Simplemente saber distinguir las compras y gastos o tener clara la diferencia entre acreedores y deudores va a marcar una diferencia.

Y si eres un empresario persona física (no sociedad mercantil) no estás obligado a llevar una contabilidad por partida doble pero, aún así, tener una noción de los principios básicos de contabilidad te a ayudar a entender la evolución de tu negocio en unos términos diferentes a los estrictamente monetarios.

Supondría ir algo más allá de registrar todos los gastos y los ingresos, ver los movimientos del banco y estar pendiente del saldo de la cuenta….

Ya ves: en todas las empresas, grandes, pequeñas, o medianas, el hecho de que la persona que está al frente tenga claro lo básico de contabilidad es un plus importante.

Lo que yo entiendo por contabilidad básica

Para mí la contabilidad básica es lo esencial en la contabilidad, lo más importante, lo más básico,(valga la redundancia), el principio de todo.

Claro que con esta expresión también se designa al nivel menos avanzado de esta materia.

Si. Sin duda contabilidad básica es lo contrario a “contabilidad avanzada”. Pero esta contabilidad básica suele ocupar toda una asignatura en muchos grados o ciclos.

Y todos los artículos que hay en este blog (por lo menos los publicados hasta la fecha y la mayoría de los que pienso seguir escribiendo) entrarían dentro de esta acepción de la expresión  contabilidad básica.

Osea, que por estos lares el nivel básico es bastante extenso……

Sin embargo, para que sea de utilidad, la idea es centrar este post en lo que sería la contabilidad básica para principiantes.

Si alguien me dice: “no tengo ni idea de contabilidad, ¿por donde empiezo?”, yo le contesto: por tener muy claro que cuenta contable hay que usar y  cuando hay que cargarla y cuando abonarla. Es decir: por aprender a hacer asientos con seguridad y soltura.

Y para hacer los asientos, las cuentas que correspondan se colocan unas veces  en el debe y otras en el haber. Y esa es la clave: saber por qué unas veces una cuenta va en un sitio y otras en otro.

Luego hay un montón de cosas más que hay que aprender, por supuesto, pero si consigues entender qué cuenta es la que  se carga y  se abona y por qué  habrás encontrado  la llave maestra que te servirá para abrir todas las puertas que te vas a encontrar.

Bueno, en realidad tengo que rectificar lo anterior: no se trata de «si consigues entender» sino que lo correcto es «cuando consigas entender».  Porque si sigues el procedimiento adecuado lo vas a lograr, no te preocupes. Al principio te costará un poco de trabajo pero con práctica y dedicación no te será ningún problema: abandonarás el nivel de principiante antes de lo que te imaginas….

Piensa que, en definitiva, contabilizar consiste en plasmar en asientos contables una serie de datos económicos. Después, partiendo de esos asientos que hemos hecho obtendremos la información que necesitamos y que es el objetivo último que se persigue.

Pero todo empieza con los asientos. Y los asientos son las cuentas del plan contable colocadas en un sitio o en otro (junto con unos importes, claro). Nada más.

Y nada menos.

 

Lo más básico para un principiante en contabilidad

Para que puedas hacer asientos correctísimos y perfectísimos tienes que grabarte a fuego  lo siguiente:

“Las cuentas de activo nacen y crecen por el Debe y disminuyen por el Haber. Las cuentas de Pasivo y Neto nacen y crecen por el Haber y disminuyen por el Debe”.

Son sólo dos frases. Y ni siquiera largas.  Pero son, desde mi punto de vista, el núcleo fundamental de nuestra materia. La esencia  de la contabilidad básica.

El inconveniente con el que nos encontramos es que aplicar esta regla (que ya has debido memorizar) no es tan sencillo como a simple vista puede parecer.

Para poder hacer lo que nos indica hay que empezar por saber:

• Qué es el debe y qué el haber
• Qué cuentas son de activo, cuáles de pasivo y cuáles de neto patrimonial
• Cuándo nacen, cuándo crecen y cuándo disminuyen.

Eso para poder aplicar la regla, pero como es obvio, para hacer un asiento, lo primero que hay que hacer  es elegir la cuenta correcta y cuando la tengamos ya decidir si va al debe o al haber en función de si es de activo, de pasivo o de neto, y si está naciendo, creciendo o disminuyendo.

Lo más fácil de todo, sin ninguna duda, es el primer punto, y además imagino que ya lo sabes: el debe es el lado izquierdo y el haber el lado derecho. Cargar es anotar en el debe y abonar es anotar en el haber.

Esto es sencillo.

Lo demás ya necesita de una explicación «un poquiiito» más larga….

Te recomiendo que te tomes muy en serio este tema y que le dediques el tiempo que sea necesario porque ya has visto su importancia.

Mínimo vocabulario contable elemental e imprescindible 

Tengo muy presente que este artículo está especialmente orientado a principiantes  que quieren dejar de serlo y que desean fervientemente abandonar el nivel básico lo antes posible, así que antes de seguir voy a recapitular y a explicar bien algunos términos muy elementales que necesitas manejar con seguridad:

• Activo.- Bienes y derechos de la empresa: los bienes son los elementos, con entidad física o no, con los que cuenta la empresa; los derechos son deudas que otros tienen con ella.

Ejemplos de bienes con entidad física: dinero, maquinaria, mercancía, ordenadores….

Ejemplos de elementos que no tienen entidad física: programas informáticos, derechos de traspaso, inversiones financieras….

Ejemplos de deudas que otros tienen con la empresa: dinero que le deben los clientes, dinero que le debe hacienda u otros organismos públicos ….

• Pasivo.- Deudas y obligaciones de pago de la empresa.

Ejemplos de deudas y obligaciones de pago: préstamos que le ha hecho el banco, sueldo que aún no le ha pagado a los trabajadores, cantidades que tiene pendiente de pagar a los proveedores o acreedores…..

• Neto patrimonial: son las partidas que reflejan las aportaciones de los titulares, los beneficios no distribuidos, las pérdidas de años anteriores y el resultado del ejercicio actual.

Ejemplos de neto patrimonial: el capital aportado inicialmente por los socios, la reserva legal que la ley obliga a dotar cuando hay beneficios, los resultados negativos de ejercicios anteriores, las reservas voluntarias, el saldo de la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio actual…..

• Cargar una cuenta: anotar en una cantidad en el Debe, es decir, en la parte izquierda.
• Abonar una cuenta: anotar una cantidad en el haber, es decir, en la parte derecha.
• Descuadre: se produce cuando los importes que figuran en el debe No suman lo mismo que los importes que figuran en el haber.
• Plan contable: es la norma que regula esta materia, pero cuando estás empezando con la contabilidad lo necesitas para aprender a hacer los asientos correctamente.

Todos, absolutamente todos los asientos en contabilidad tienen que estar cuadrados, es decir, que el debe tiene que sumar lo mismo que  el haber. Si esto no es así hay un error que habrá que encontrar y corregir.

Como te podrás imaginar, la contabilidad, como cualquier otra disciplina tiene una extensa terminología propia. Yo te he explicado sólo 6 términos que es lo mínimo de lo mínimo pero te recomiendo  que tengas a mano este otro artículo en el que podrás buscar casi cualquier concepto contable elemental.

Proceso contable para principiantes

Antes de seguir, creo importante que tengas una «visión de conjunto». Por eso he preparado este vídeo en el que te cuento, muy a grandes rasgos (dura menos de 3 minutos), las fases del proceso contable.

No te lo pierdas:

Pincha aquí para acceder al vídeo

 

Conceptos contables básicos

Hay una serie de conceptos contables que son importantes y que debes tener claros. Los he agrupado de la siguiente manera:

 

Concepto contable del debe y haber

Aquí tienes lo más importante:

Debe y haber en 7 puntos esenciales (con ejemplos)

 

Conceptos contables relativos a los bienes de la empresa

• Una de las claves en contabilidad reside en distinguir perfectamente lo que es inversión de lo que es gasto. Y tener muy claro, además, que lo que es gasto en una actividad concreta puede ser inversión en otra distinta.

Distingue una inversión de un gasto hasta con los ojos cerrados

• Toda empresa necesita de unos bienes con los que desarrollar su actividad. Es lo que se llama «inmovilizado».

Este artículo te puede ser de gran utilidad:

Inmovilizado material: todo lo que debes saber

Conceptos contables relativos a balances

• El balance de situación es el que refleja la situación patrimonial de la empresa porque contiene todos los datos referentes a su patrimonio.

El Balance de Situación: con ejemplos

• El desglose de los ingresos y gastos producidos en el ejercicio y cuya diferencia arroja el resultado de la actividad aparece en la cuenta de pérdidas y ganancias

Pérdidas y Ganancias: el resultado de la actividad

Conceptos contables sólo aplicables a las empresas que se dedican a vender productos

• La actividad consistente en vender uno o más productos conlleva, en la mayoría de los casos, la existencia de un almacén.

Este almacén de productos hay que valorarlo a principio y a final de año para poder calcular el beneficio o pérdida con exactitud. Es lo que contablemente se llama «calcular la variación de existencias» y es indispensable en este tipo de empresas.

La variación de existencias: qué gran invento

Conceptos contables relativos a la financiación de la empresa

Todo lo que la empresa tiene lo ha conseguido o bien con recursos propios o bien con recursos ajenos.

Te explico cada elemento de este principio básico:

• «Todo lo que la empresa tiene» es su activo, que está formado por todos los bienes y derechos de contenido económico de los que es titular: maquinaria, construcciones, mobiliario, existencias, inversiones financieras, clientes, deudores, dinero en bancos o en caja, etc. etc.
• «Recursos propios» son los fondos propiedad de la empresa, y están formados por las aportaciones de los socios y por los beneficios no distribuidos.
• «Recursos ajenos» son las deudas que tiene la empresa y que tiene que devolver.

Con esto ya se entiende sin problema ¿verdad?. Esta es la explicación, también, de la famosa ecuación fundamental:

Activo      =     Fondos Propios    +   Pasivo

Puedes aprender más de estos conceptos en los siguientes artículos:

Patrimonio Neto: aquí también el tamaño importa

Pasivo corriente y pasivo no corriente (Con Ejemplos)

 

Cómo aprender la contabilidad básica rápido y desde cero

Para aprender contabilidad a un nivel básico no se requiere demasiado tiempo.

Calculo que podemos estar hablando de unas 150 – 180 horas, insisto, para aprender a un nivel básico. Aunque debes tener en cuenta que con este nivel básico te vas a defender bastante bien, tenlo por seguro….

Lógicamente, el proceso será más o menos «rápido» en función del tiempo que le dediques cada día: si vas a saco tardarás menos y si vas más relajado tardarás más.

Como ves, si quieres aprender la contabilidad básica de una forma rápida tienes que tener clara una cosa que es obvia: mientras más horas le dediques al día menos días tardarás.

Lo siento pero no hay atajos: hay tiempo, esfuerzo y practica. Y como he dicho más arriba: si vas en serio tendrás que invertir dinero también.

Puedes empezar siguiendo estos pasos y por este orden

Para que sepas todo lo más esencial te van a ser muy útiles tres artículos ya publicados en este blog y que no puedes dejar de leer para hacerte un experto en lo que es lo más básico en contabilidad.

1.- Hemos dicho que  hay que determinar si las cuentas que vamos a usar  son de Activo o de Pasivo, cuando se cargan y se abonan y a qué se refiere cada una de ellas. Pues bien, toda esa información está en el Plan de contabilidad.

Si, está en el Plan, toda. Así que concéntrate en aprender a  buscarla. Una vez que la encuentres tendrás una gran parte del trabajo hecho.

Es fundamental, por lo tanto manejarlo con destreza. Y para eso no te puedes perder este artículo:

Pon un Plan Contable en tu vida.

2.- Ya que sabes como buscar la cuenta que necesitas, lo que te toca ahora es elegir la correcta. Por supuesto tengo lo que necesitas:

Sigue 3 sencillos pasos y elegirás la cuenta contable correcta

3.- Y tú me dirás ¿y qué hago con esto? Así tal cual…. Vas a hacer poco, la verdad…. Aún te falta un último paso para empezar a hacer asientos como si no hubiera un mañana.

Con el plan de contabilidad en una mano y el siguiente post en la otra vas a ser otra persona, créeme. Y si no estás seguro prueba y lo verás.

Aprende cómo se hacen los asientos contables

4.- Este es el principio del camino.

A partir de ahí en este blog tienes contenido suficiente como para aprender a hacer un gran número de tipos de asientos.

Pero es muy importante que tengas presente algo que no me canso de repetir y es que para aprender de verdad es de vital importancia practicar mucho y practicar bien. Por eso te recomiendo estos ejercicios para que realmente asimiles los conceptos.

Ejercicios de contabilidad resueltos

O puedes tomar este otro camino

Una formación de pago es muy buena opción porque te va a permitir avanzar:

• De una forma más segura.
• Con la seguridad de que estás siguiendo el camino adecuado y un orden correcto.
• Contando con el apoyo necesario y la certeza de que todas tus dudas serán resueltas.

Desde aquí recomendamos las formaciones impartidas por el Centro de Estudios Financieros. Y para empezar desde cero (o con conocimientos muy básicos) este curso es el ideal:

Curso de contabilidad práctica

En cualquier caso: practica y dejarás de ser principiante

Podemos cambiar «inexperto» por «principiante» porque son sinónimos, y resulta que es un término que pone aún más de manifiesto lo importante que es la experiencia en cualquier materia, más si cabe en la contabilidad.

Y la experiencia que necesitas sólo la vas a conseguir practicando. Así que empieza con ejercicios básicos y referentes a la materia que vayas aprendiendo, pero no cometas el error de quedarte en la teoría o de ver los ejemplos y decir «ah, vale, lo entiendo». No es suficiente: tienes que practicar mientras más mejor.

Yo soy una auténtica pesada en este sentido, lo se, pero no me caso de repetirlo…

Como ya tienes trabajo para varios días, solo me queda decirte otra vez lo mismo de antes: éste es el abc de la contabilidad, la piedra angular sobre lo que se estructura todo lo demás. Si dominas estos conceptos contables con soltura serás un crack contabilizando. Está claro que merece la pena el esfuerzo.

 

Y hasta aquí llega mi versión de lo que es la contabilidad básica para principiantes. No dejes de visitar los artículos que te recomiendo porque te van a venir muy bien, ya verás….

Espero que este artículo te sea de utilidad y que puedas aprovechar el contenido.