Cómo Contabilizar Subvenciones (Con Ejemplos)

Las subvenciones son una herramienta de la que se sirve la Administración Pública para fomentar, incentivar y/o impulsar la creación o crecimiento de las empresas.

Sin duda, sus propietarios pensarán que deberían ser más numerosas, más cuantiosas, de más fácil acceso….

Pero, obviamente, este no es el tema que nos ocupa en este artículo.

Aquí vamos a explicar cómo contabilizar las subvenciones, tanto corrientes como de capital. Y lo haremos de una forma clara y con ejemplos.

Si te interesa sólo tienes que seguir leyendo.

Tipos de subvenciones en contabilidad  

A los efectos que aquí nos ocupan (que no es otra cosa que su contabilización) vamos a clasificar las subvenciones según dos criterios:

  • Según si pertenecen a la empresa de forma definitiva o no.
  • Según el destino que se le dará a los fondos.

La forma de contabilizar varía en cada caso.

Subvenciones reintegrables y subvenciones no reintegrables 

El plan contable establece, en su norma de valoración número 18, que:

“las subvenciones, donaciones y legados que tengan carácter de reintegrables se registrarán como pasivos de la empresa hasta que adquieran la condición de no reintegrables. A estos efectos, se considerará no reintegrable cuando exista un acuerdo individualizado de concesión de la subvención, donación, o legado a favor de la empresa, se hayan cumplido las condiciones establecidas para su concesión y no existan dudas razonables sobre la recepción de la subvención, donación o legado”.

Es decir:

  • Las subvenciones reintegrables se deben contabilizar como una deuda más de la empresa hasta que adquieran la condición de no reintegrables o se produzca su devolución.
  • Serán no reintegrables aquellas subvenciones sobre las que existe un acuerdo individualizado, se hayan cumplido los requisitos y no existan dudas razonables sobre su recepción.

 

Subvenciones de capital y subvenciones a la explotación (corrientes) 

Son subvenciones de capital aquellas concedidas a la empresa para financiar bienes integrantes del activo no corriente.

Son subvenciones corrientes o a la explotación aquellas concedidas a la empresa para financiar gastos de la actividad o sin ninguna asignación específica.

Por ejemplo, una subvención concedida para comprar un camión es una subvención de capital, porque los fondos deben destinarse a la adquisición de un bien integrante del activo: el camión.

Una subvención por iniciar una actividad determinada, por el contrario, es una subvención corriente porque su importe no hay que destinarlo a ninguna partida en concreto.

Nos centramos en las subvenciones no reintegrables 

Dado que, como hemos visto, las subvenciones reintegrables (aquellas que no son aún propiedad de la empresa y no se sabe si llegarán a serlo) se contabilizan como un pasivo de la entidad (es decir, como una deuda) en este artículo nos vamos a centrar en las subvenciones no reintegrables porque son las que se contabilizan como subvenciones propiamente dichas.

Distinguiremos entre corrientes y de capital.

Aún así, más adelante veremos la estructura de los asientos a utilizar de las reintegrables.

 

Cómo contabilizar subvenciones a la explotación (corrientes) 

Cuenta contable 

La cuenta contable en la que se contabilizan las subvenciones corrientes es la cuenta (740) Subvenciones, donaciones y legados a la explotación y el plan la define así:

Las recibidas de las Administraciones Públicas, empresas o particulares al objeto, por lo general de asegurar una rentabilidad mínima o compensar “déficit” de explotación del ejercicio o de ejercicios previos.

Se abonará por el importe concedido, con cargo a cuentas de los subgrupos 44, 47, ó 57.

Poco (nada en realidad) hay que aclarar de esta definición: es una cuenta de ingreso y como tal se colocará en el haber del asiento, mientras que su contrapartida será una cuenta que refleje el derecho de cobro (subrupos 44 y 47) o la recepción efectiva del dinero en una cuenta de tesorería (subrupo 57).

Tal vez te interese:

Cuenta 523 Proveedores de inmovilizado material

Cómo contabilizar un préstamo

Ratios financieros

Estructura del asiento 

Aplicando lo anterior, la estructura del asiento contable es la siguiente:

 

(57) (44) (47) Cuenta que corresponda a (740) Subvenciones, donaciones y legados a la explotación

 

 

Ejemplo de contabilización de una subvención a la explotación 

La empresa solicita una subvención de 3.000 euros que ha convocado el ayuntamiento para aquellos negocios que se inicien por personas físicas menores de 30 años y con local abierto al público en el municipio.

La cobra por transferencia a los diez días de recibir la notificación de la concesión.

[Se trata de una subvención corriente porque no hay que destinarla a financiar activos].

Los apuntes a realizar son:

 

Por la concesión de la subvención:

 

3.000 (4708) H.P. deudora por subvenciones concedidas a (740) Subvenciones, donaciones y legados a la explotación 3.000

 

Por el cobro:

 

3.000 (572) Banco a (4708) H.P. deudora por subvenciones concedidas 3.000

 

Cómo contabilizar subvenciones de capital 

La mecánica a seguir a la hora de contabilizar las subvenciones de capital es diferente a la empleada cuando se trata de subvenciones corrientes.

Básicamente consiste en lo siguiente:

  • La concesión de la subvención de capital se contabiliza en una cuenta perteneciente al patrimonio neto (grupo 1 del plan contable).
  • Su importe se va traspasando al resultado del ejercicio en la misma proporción en la que se van amortizando los activos financiados con ella.

Cuentas contables 

Las cuentas que contiene el plan para contabilizar las subvenciones de capital son las siguientes:

(130) Subvenciones oficiales de capital

Las concedidas por las Administraciones Públicas, tanto nacionales como internacionales, para el establecimiento o estructura fija de la empresa (activos no corriente) cuando no sean reintegrables, de acuerdo con los criterios establecidos en las normas de registro y valoración.

Su movimiento es el siguiente (sin entrar aquí en la parte relativa al impuesto de sociedades):

  1. a) Se abonará:

1.- Por la subvención concedida a la empresa con cargo, generalmente, a cuentas del subgrupo 47 ó 57.

2.- Por las deudas a largo plazo que se transforman en subvenciones, con cargo a la cuenta 172.

  1. b) Se cargará:
  2. – Al cierre del ejercicio, por la parte la subvención imputada a la cuenta de pérdidas y ganancias, con abono a la cuenta 746.

 

(746) Subvenciones, donaciones y legados de capital transferidos al resultado del ejercicio

Importe traspasado al resultado del ejercicio de las subvenciones, donaciones y legados de capital.

Su movimiento queda explicado en la cuenta 130.

Queda claro, por tanto, que:

1.- La concesión de la subvención de capital se contabiliza en el haber de la cuenta (130), siendo la contrapartida:

  • La cuenta (4708) H.P. deudora por subvenciones concedidas, si aún no se ha cobrado el importe.
  • La cuenta de tesorería que corresponda si se está cobrando a la vez.
  • La cuenta (172) Deudas a largo plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados, si se trata de una subvención concedida para cancelar una deuda.

2.- Al cierre del ejercicio se llevará a resultados en la misma proporción que se amortice el bien que se financie cargando la cuenta (130) y abonando la (746).

 

Estructura de los asientos 

Estructura del asiento de la concesión de la subvención de capital:

 

(4708) (57) (172) Cuenta que corresponda a (130) Subvenciones oficiales de capital

 

Estructura del asiento a realizar al cierre del ejercicio para llevar la parte proporcional de la subvención que corresponda a resultados:

 

(130) Subvenciones oficiales de capital a (746) Subvenciones, donaciones y legados de capital transferidos al resultado del ejercicio

 

Ejemplo de contabilización de una subvención de capital 

El 1 de octubre a la empresa le conceden una subvención de 10.000 euros para sufragar parte de la compra de una maquinaria que tuvo lugar en el mes anterior y la cobra el mismo día en su cuenta bancaria.

La maquinaria en cuestión se amortiza a razón del 12% anual.

Los asientos contables a realizar son:

Por la concesión y cobro de la subvención:

 

10.000 (572) Banco a (130) Subvenciones oficiales de capital 10.000

 

Al cierre del ejercicio el importe que hay que llevar a resultados es 300 euros, cantidad que resulta de 10.000  x  12%  x  3/12 (porque el porcentaje de amortización del 12% es anual y como la subvención se ha recibido el 1 de octubre hay que calcular el importe correspondiente a sólo 3 meses).

Y el asiento sería:

 

300 (130) Subvenciones oficiales de capital a (746) Subvenciones, donaciones y legados de capital transferidos al resultado del ejercicio 300

Contabilizar subvenciones reintegrables 

Se consideran subvenciones reintegrables tanto las que la empresa tiene que devolver de forma obligatoria como aquellas otras cuya concesión está sujeta al cumplimiento de una serie de requisitos de manera que si no se dan habrá que restituir.

 

Cuentas contables 

Como ya hemos visto, las subvenciones reintegrables se contabilizan como una deuda y las cuentas específicas que contiene el plan contable para ellas son las siguientes:

  • 172 Deudas a largo plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados.

Refleja el importe de la deuda que supone la subvención reintegrable cuando ésta tiene un vencimiento superior a un año.

Se cargará por la concesión y se abonará cuando sea definitiva su devolución o su condición de subvención no reintegrable.

  • 522 Deudas a corto plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados.

Igual que la anterior pero a utilizar cuando el plazo es inferior a un año.

  • 4758 H.P. Acreedora por subvenciones a reintegrar.

Se utiliza cuando existe la certeza de que hay que devolver la subvención, momento en el que se anota en el debe del apunte. Se cargará al contabilizar la salida de los fondos.

 

Estructura del asiento 

La estructura de los asientos contables a realizar es la siguiente:

1.- Al recibir la subvención reintegrable:

 

(4708) / (57) H.P. deudora por subvenciones concedidas // Tesorería a (172) / (522) Deudas a largo plazo transformables… / Deudas a corto plazo transformables…

 

2.- Al tener de devolverla:

 

(172) / (522) Deudas a largo plazo transformables… / Deudas a corto plazo transformable… a (4758) H.P. Acreedora por subvenciones a reintegrar

 

 

(4758) H.P. Acreedora por subvenciones a reintegrar a (57) Tesorería

 

3.- Cuando la subvención reintegrable pasa a ser no reintegrable, ya sea de capital o a la explotación:

 

(172) / (522) Deudas a largo plazo transformables… / Deudas a corto plazo transformables… a (130) / (740) Subvenciones oficiales de capital / Subvenciones, donaciones y legados a la explotación

 

Ejemplo 

La empresa recibe en su cuenta corriente una subvención de 20.000 euros para la mejora de la estructura de sus instalaciones que está sujeta a la siguiente condición: en el plazo de 6 meses deberá aportar las facturas de la cantidad invertida, de forma que el importe no justificado tendrá que devolverlo en el plazo de 2 meses.

Al cabo de los 6 meses presenta documentación por importe de 15.000, por lo que procede a devolver la diferencia.

Se trata, por tanto, de una subvención reintegrable que habrá que contabilizar de la siguiente manera:

1.- Por la concesión:

20.000

(572) Bancos a (522) Deudas a corto plazo transformables en subvenciones

20.000

 

2.- Por la parte que pasa a ser subvención no reintegrable al cabo de los 6 meses:

15.000

(522) Deudas a corto plazo transformables en subvenciones a (130)  Subvenciones oficiales de capital 

15.000

 

3.- Por la parte que tiene que devolver:

5.000

(522) Deudas a corto plazo transformables en subvenciones a (4758)  H.P. Acreedora por subvenciones a reintegrar

5.000

 

4.- Por la devolución efectiva:

5.000

(4758) H.P. Acreedora por subvenciones a reintegrar a (572) Bancos

5.000

 

Y hasta aquí llego con este artículo sobre cómo contabilizar subvenciones corrientes y de capital. Espero que te haya sido de utilidad.