Ventajas de Digitalizar la Elaboración de las Nóminas

El proceso de elaboración de las nóminas es una de las tareas que tradicionalmente más tiempo ha quitado a los profesionales de RRHH. Se trata de un trabajo administrativo, pero que puede resultar enormemente difícil si se atiende a la gran variedad de detalles que hay que tener en cuenta, como el pago de las horas extra, los complementos salariales o los requisitos del convenio colectivo al que pertenece dicho puesto de trabajo.

La digitalización de las nóminas es una de las soluciones que permite ahorrar tiempo, evitar errores y optimizar los procesos administrativos en tu Departamento de RRHH para que puedas enfocarte en tareas estratégicas y lograr un mayor grado de automatización en tu empresa. Para esto es imprescindible contar antes con un software de nóminas.

¿Qué supone digitalizar las nóminas de los trabajadores?

Digitalizar las nóminas no consiste simplemente en elaborar las nóminas en formato digital, evitando imprimirlas en papel. Se trata de utilizar herramientas digitales para su elaboración de forma automática, así como organizarlas y clasificarlas en un software de gestión de nóminas para que puedas tener todos los documentos de tu empresa en una misma herramienta.

La digitalización de las nóminas implica que vas a automatizar el proceso de elaboración para que no tengas que calcular el salario base, las gratificaciones extraordinarias, las horas extra y las percepciones no salariales de manera manual, sino a partir de los datos correspondientes a la persona trabajadora y su contrato laboral, así como al registro de las horas trabajadas.

De este modo, te asegurarás de que las percepciones salariales de las personas de tu equipo se ajustarán a los requisitos del convenio colectivo y las particularidades de cada una.

¿Por qué contar con un software de nóminas es importante para las empresas?

Hay muchas razones por las que contar con un software de gestión de nóminas puede aportar beneficios a las empresas. El primero de ellos es que vas a tardar mucho menos tiempo en elaborarlas.

Si una empresa tiene 20, 50, 100 personas en plantilla, el proceso de elaboración de las nóminas todos los meses puede ser enormemente largo. Piensa que a lo largo de un año, si tienes un centenar de personas trabajando en tu compañía, tendrías que elaborar manualmente 1.200 nóminas al año, cada una con sus particularidades. Considera también que cada persona debe firmar su nómina, por lo que tendrías que si lo haces de modo tradicional, tendrías que imprimir, firmar y almacenar una copia de cada nómina y entregar otra a la persona trabajadora.

Por otra parte, es importante que los departamentos de RRHH se concentren en acciones que aporten un mayor valor a la organización, como la gestión del talento, la formación del personal y la evaluación del desempeño, tareas que tienen una mayor incidencia en la rentabilidad y la competitividad de la empresa.

Además, existen otros muchos beneficios por los que es muy importante digitalizar el proceso de nóminas.

Beneficios de digitalización de las nóminas

Cada vez más empresas están llevando a cabo el proceso de elaboración de las nóminas de forma digital. Hay varias razones para ello.

 

Gestión de la información

Con un sistema de nóminas, vas a poder almacenar y gestionar la información de tu empresa a través de un software y de forma digital. En lugar de trabajar con programas de ofimática y tener un listado de documentos acumulados en carpetas en un ordenador, vas poder disponer de un programa informático en la nube en el que crear y visualizar todas las nóminas, firmas de forma electrónica y enviarlas a las personas de tu plantilla.

De esta forma, mejoras la gestión de la documentación en tu negocio. Por otra parte, evitas gastar papel y facilitas el proceso de entrega de la nómina a cada persona. Además, todo el personal podrá acceder a sus respectivas nóminas si además trabajar con un software de gestión de RRHH que incluya un Portal del Empleado, en el que cada miembro de la empresa pueda acceder con su usuario y contraseña.

 

Evita errores

La elaboración de las nóminas suele dar lugar a numerosos errores cuando se hacen manualmente. Esto puede tener consecuencias negativas en la relación con el personal si no se les paga lo que les corresponde. Además puede implicar importantes riesgos si recibes una denuncia a la Inspección Laboral. Es importante utilizar herramientas administrativas que te ayuden a elaborar las nóminas de manera correcta, cumpliendo siempre con la legislación. No sólo para evitar sanciones, sino por la buena reputación de tu empresa y mantener las buenas relaciones con tu equipo.

 

Ahorro de tiempo

La gestión del tiempo es otro de los aspectos relevantes que debes cuidar en tu empresa. Tu Departamento de RRHH tiene otras tareas que realizar, por lo que es importante que puedas digitalizar y automatizar los procesos más rutinarios y que requieren más cálculos, como la elaboración de nóminas.

 

Centraliza los datos

Por último, uno de los beneficios de la digitalización de las nóminas es que podrás tener toda la información centralizada en el mismo software. De este modo, evitas la pérdida de información y puedes acceder fácilmente a los datos.

No sólo eso, tener las nóminas digitalizadas en un software te va a permitir tener un mayor conocimiento de tus costes laborales y acceder a informes de People Analytics más detallados.

En definitiva, las empresas de hoy están trabajando con soluciones que les permiten gestionar las nóminas de manera digital y automática para evitar dificultades y mejorar los procesos.