Los archivos PDF son cada vez más habituales en nuestra vida diaria, tanto para las relaciones con la Administración pública como para realizar tareas básicas del día a día. Entre ellas se encuentra algo tan sencillo como la facturación de los productos y servicios que se presten a clientes, algo para lo que la administración está obligando cada vez más a los profesionales a recurrir a este sistema. En consecuencia, saber manejar adecuadamente ese tipo de documentos es algo fundamental para el devenir de nuestra empresa y para evitar problemas posteriores.
Para poder emitir y gestionar adecuadamente este tipo de documentos es necesario contar con las herramientas correctas; asimismo, también es recomendable aprender cómo editar el contenido de un archivo PDF.
Lo mejor de todo es que este cometido es mucho más sencillo de lo que puedes pensar y, además, es posible ejecutarlo fácilmente con algunas soluciones gratuitas de calidad. Aunque, si prefieres ahorrar tiempo y preocupaciones, siempre puedes recurrir a algún programa de pago como los que te indicaremos más adelante.
Cómo editar el contenido de un archivo PDF online
La forma más sencilla de editar un archivo PDF es hacerlo en una página web en la cual se nos ofrezca este tipo de funcionalidad. Es cierto que las ediciones que podemos hacer en esta clase de páginas muchas veces son más limitadas de las que podríamos ejecutar en una aplicación, pero dependiendo de nuestras necesidades específicas esto puede ser más que suficiente.
Como muestra, indicaremos a continuación cuáles son las principales ediciones que puedes hacer en un PDF a través de una de estas herramientas online:
La primera de ellas es eliminar aquellas páginas del documento PDF que no sean necesarias. Esta edición tiene la ventaja de reducir el tamaño del documento y hace más fácil subirlo a ciertas plataformas, que muchas veces son quisquillosas respecto al tamaño de los archivos PDF.
Junto a esta edición también es posible modificar el orden del documento, de manera que las páginas se adapten al orden que queramos darle. Y lo mismo pasa con la orientación de las páginas, que también puede modificarse de forma sencilla y conforme a nuestra preferencia.
Otras cosas que podemos hacer cuando estamos editando PDFs con estas herramientas es añadir algún tipo de comentario o contenido adicional, aunque es cierto que usando las plataformas gratuitas no vamos a poder realizar las ediciones completas que podríamos ejecutar con las soluciones locales.
Lo que sí podremos hacer cómodamente es unir varios documentos PDF en uno solo, lo que resulta también muy útil a la hora de enviarlos, almacenarlos o ejecutar cualquier otra tarea común con ellos. Un ejemplo sería el envío de las facturas del mes a nuestros clientes.
Como es evidente, con este tipo de herramientas también vamos a poder firmar cualquier documento PDF que lo requiera, así como rellenar fácilmente estos documentos en formato de formulario sin necesidad de tener ninguna aplicación específica instalada en nuestro ordenador.
Una vez que hemos visto todo lo que podemos hacer con este tipo de editores online, solo nos queda saber cómo se utilizan. La buena noticia es que este proceso es extremadamente sencillo, ya que en dos pasos prácticamente podemos ejecutar la edición.
Empezaremos subiendo el archivo PDF que queremos editar a la página web que hayamos seleccionado para tal cometido. A continuación, aplicaremos las modificaciones necesarias conforme a las necesidades de nuestro documento, utilizando para ello las opciones que hemos comentado antes y que nos permiten realizar estos simples cambios en nuestro documento PDF prácticamente sobre la marcha.
Una vez que hayamos terminado de editarlo, no tenemos más que pulsar en el botón de aplicar cambios y al momento se nos ofrecerá la posibilidad de descargar el archivo PDF ya editado con los cambios indicados.
Es importante tener en cuenta que este tipo de herramientas no modifican nuestro documento PDF local, sino que trabajan sobre una copia del mismo que se crea cuando subimos el archivo a la web. En consecuencia, en el ordenador encontrarás tanto la copia original del documento como la copia modificada que descargues del sitio una vez que la hayas procesado.
Por cierto, si te preocupan los temas de seguridad, no debes tener ningún inconveniente al respecto al utilizar estas páginas. La carga de los archivos se suele ejecutar de forma segura y mediante protocolos que impiden que estos sean vulnerados o que alguna persona no deseada acceda al contenido. Además, los archivos se almacenan el tiempo mínimo imprescindible para ejecutar el procedimiento que hayas solicitado, borrándose pasados unos minutos. Ideal, pues, para que la seguridad no sea un problema a la hora de trabajar con estas herramientas online.
Editando un archivo PDF de forma local
Las herramientas online que acabamos de comentar son muy útiles, ya que nos permiten realizar buena parte de las modificaciones y ediciones que puedan diferenciar nuestros documentos PDF.
Sin embargo, es cierto que si tenemos que hacer cambios más complejos o simplemente preferimos realizar los mismos de forma local, necesitaremos una herramienta específica en nuestro ordenador. Nosotros recomendamos usar el producto original, Adobe Acrobat, que precisamente permite modificar por completo cualquier PDF y su contenido sin que se produzcan alteraciones en su diseño.
Adobe Acrobat es la herramienta más completa para editar archivos PDF directamente en tu ordenador. Ofrece la posibilidad de cambiar el contenido de cualquier página, insertar tablas, imágenes, documentos y cualquier otro elemento dentro del archivo PDF y encajarlo adecuadamente en el diseño actual, o bien modificarlo a tu conveniencia.
Gracias a la polivalencia de la herramienta no tendrás ningún problema para abrir cualquier documento, siempre y cuando no se encuentre bloqueado para su edición. Lo mejor es que, una vez que acabes estas ediciones, también podrás almacenar el documento con las preferencias que necesites, a fin de bloquear su edición, permitir la firma o autorizar su cumplimentación como formulario.
Generalmente no vamos a poder hacer estas ediciones con el resto de aplicaciones online que hemos comentado en los párrafos previos. Además, Adobe Acrobat nos ahorrará tiempo si tenemos que trabajar con frecuencia editando este tipo de archivos.