Factura Proforma: Qué es, Requisitos y Utilización

Factura proforma, albarán, presupuesto, nota de entrega, factura oficial, hoja de encargo, recibo, resguardo, ticket de compra ……

Todos son documentos propios del tráfico empresarial, cada uno tiene su propia función y es diferente de los demás.

A primera vista puede parecer un lío, pero en realidad no lo es tanto.

Para arrojar un poco de luz en este artículo nos vamos a centrar sólo en uno de ellos: la factura proforma.

Explicaremos qué es, en qué se diferencia de otras figuras con las que se puede confundir, los requisitos que debe reunir, para qué se utiliza….

Si te interesa sólo tienes que seguir leyendo.

¿Qué es una factura proforma y para qué se utiliza? 

¿Qué es una factura proforma? 

La factura proforma es un documento informativo que contiene todos los detalles de una futura operación comercial y que implica, para quien la emite, el compromiso de respetar sus extremos si, finalmente, la transacción se realiza.

Veamos esta definición por partes:

• Se trata de un documento informativo:

Con él se informa al posible cliente de las condiciones económicas y de cualquier otra índole que regirán la operación a la que se refiere.

Pero no tiene validez contable ni fiscal, porque no se refiere a una transacción ya realizada.

• Su objeto es una futura operación comercial:

Puede contener las condiciones tanto de una venta de cualquier tipo de producto (por ejemplo coches, electrodomésticos, muebles, bolígrafos, naranjas …) como de cualquier tipo de            prestación de servicios (por ejemplo servicios de decoración, de asesoramiento jurídico, de consultoría, de mediación ….).

Independientemente de cuál sea su objeto, refleja, invariablemente, una operación aún no realizada.

Y el trato se cerrará en el futuro o no: su emisión no lleva aparejado el acuerdo entre las partes.

• Contiene todos los detalles de la operación:

Como la finalidad de la factura proforma es informar al posible cliente de los detalles del negocio en cuestión, debe expresar claramente todos los puntos relevantes del mismo y a los            que se compromete la empresa: características del bien o servicio, precio, impuestos repercutidos, gastos accesorios si los hubiere, plazo de entrega, forma de pago, etc.

• Implica un compromiso para quien la emite:

La empresa que emite la factura proforma se compromete a realizar la operación a la que se refiere el documento en las condiciones en él descritas. Es muy habitual incluir en ella un            plazo de vigencia, de forma que transcurrido el mismo la oferta que contiene ya deja de ser vinculante.

Por el contrario, la proforma no supone ninguna obligación ni compromiso para el cliente.

¿Para qué se utiliza? 

La factura proforma se suele utilizar en aquellas situaciones en las que es necesario o conveniente dejar constancia de las condiciones de una posible operación, bien porque la empresa lo estima oportuno o bien porque el cliente la solicita.

Al margen de la voluntad de las partes, hay situaciones en las que son necesarias para realizar algunos trámites. Por ejemplo:

• Para obtener financiación.- La entidades financieras requieren que se aporten las facturas proforma con las partidas a las que se va a destinar la financiación.
• Para obtener subvenciones.- La normativa que regula la concesión de subvenciones suele incluir como requisito el que se presenten facturas proforma que justifiquen la inversión o gasto a subvencionar.
• Para realizar trámites con las compañías de seguros.- En algunos casos, las compañías de seguros exigen la presentación de una factura proforma antes de liberar los fondos correspondientes.
• En el comercio internacional.- Para obtener una licencia de importación, envío de muestras o apertura de crédito documentario, por ejemplo.

 

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Diferencia con figuras afines 

Hay dos figuras con las que la factura proforma presenta similitud. Son el presupuesto y la factura.

A continuación veremos los dos casos, pero antes de seguir, y para evitar confusiones, debe quedar claro que siempre que veas expresiones del tipo “factura oficial”, “factura comercial”, “factura ordinaria”, «factura normal» o simplemente “factura” se está haciendo referencia a la factura propiamente dicha. Y que como veremos a continuación es una cosa totalmente distinta de la factura proforma.

Por lo tanto no olvides que:

Factura  =  Factura oficial  =  Factura comercial  =  Factura ordinaria = Factura normal

 

Diferencia entre factura proforma y presupuesto  

La factura proforma y el presupuesto son documentos que cumplen la misma función: recoger por escrito los detalles de una posible operación futura, de forma que quien lo emite queda obligado a su cumplimiento durante el plazo que se especifique.

En este sentido podemos afirmar que no existe diferencia entre la factura proforma y el presupuesto.

En la práctica, sin embargo, suele haber en la mayoría de los casos una diferencia en la forma en la que se estructura uno y otro documento: la factura proforma suele tener una estructura muy parecida a la de la factura normal, mientras que el presupuesto se suele presentar en otro formato diferente.

Pero hay de todo: empresas que si usan formatos diferentes para uno y otro documento y otras en las la única forma de diferenciarlos es porque en uno pone “presupuesto” y en otro “factura proforma”.

 

Diferencia entre factura proforma y factura comercial 

La factura es el documento que contiene tanto los detalles de una transacción económica ya realizada.

Son documentos totalmente distintos: mientras que el objeto de la proforma es una posible venta o prestación de servicios que se realizará o no en el futuro, el de la factura es una operación ya realizada.

De ahí sus diferencias más llamativas: mientras que la factura tiene validez legal y su emisión es obligatoria, en la proforma no se dan estas características.

¿Existe una regulación legal de la factura proforma? 

No. No existe ninguna normativa legal específica que regule la factura proforma.

Si existe, en cambio, el Reglamento de Facturación que es el que contiene la regulación relativa a las facturas (factura como tal, pero no factura proforma).

En él se contemplan todos los aspectos relativos a esta materia, así que cuestiones como, por ejemplo, en qué casos es obligatoria su expedición, que tipos hay o cuánto tiempo hay que conservarlas están perfectamente resueltas en su articulado.

Sin embargo, no existe nada parecido respecto de las facturas proforma.

 

¿Es obligatoria la emisión de una factura proforma? 

No. No es obligatoria la emisión de una factura proforma.

Así como sí que existe la obligación legal de emitir una factura por una operación de venta, por ejemplo, no existe ningún tipo de obligación de emitir una proforma.

Ya hemos visto que es un documento que contiene los detalles de una futura operación, así que el empresario podrá hacer uso de ella o no. Igual tiene como norma trabajar con presupuestos y nunca con proformas. O a lo mejor prefiere dar las condiciones mediante un mensaje al móvil….

Es su decisión.

Por ejemplo, yo puedo ir a una tienda de informática y pedir que me hagan una factura proforma de un ordenador portátil porque la necesito para solicitar una subvención.

Ahora bien, en esa tienda podrán hacérmela o no y yo no les puedo obligar. Es casi como pedir un favor, porque no se sabe si terminaré comprándolo.

Cuestión diferente es si compro el ordenador y pido la correspondiente factura: esa sí que me la tienen que dar porque yo ya he hecho la operación y puedo exigirla, de forma que si no lo hacen tendrán que asumir las consecuencias que marque la ley.

 

Factura proforma: requisitos y numeración 

Requisitos 

Como ya hemos dicho varias veces (más de varias en realidad….) la factura proforma debe contener todos los detalles de la operación a la que se refiere, así que las menciones que debe contener son, como mínimo, las siguientes:

• La mención expresa de que es una factura proforma.
• Datos de la empresa: nombre, NIF, dirección y código postal.
• Datos del cliente: nombre, NIF, dirección y código postal.
• Datos de la operación: cantidad y características del producto o servicio.
• Datos económicos: importe del precio, de lVA repercutido y montante total.
• Otros datos como, por ejemplo, plazo de entrega, gastos accesorios, forma de pago, plazo de validez de la información que contiene, etc.

 

Numeración 

Las facturas proforma pueden tener un número si quien las emite lo estima conveniente pero no es necesario.

 

La factura proforma ¿lleva IVA? 

Como su finalidad es el contener todos los elementos económicos de una posible transacción, lo normal es que en la factura proforma figure el IVA que se devengará en caso de realizarse la operación.

Ahora bien, ésto dependerá de la voluntad de la empresa que la emite.

Es decir, como no es un documento oficial cuyo contenido esté específicamente regulado en alguna normativa (como si ocurre en el caso de las facturas) el emisor decidirá si “sus” facturas proformas llevan IVA o no.

En este sentido, la casuística que nos podremos encontrar en la práctica es amplia:

• Documentos que sólo incluyen el montante total de la operación con la leyenda “impuestos incluidos”.
• Otros en los que aparece todo lo contrario: “el precio no incluye los impuestos correspondientes”.
• En ambos casos puede aparecer el tanto por ciento que corresponde por el Impuesto sobre el Valor Añadido, o bien ni siquiera eso…
• Y la más habitual: la que contiene el precio del bien o servicio (base imponible), el tipo de IVA aplicable, el importe al que asciende dicho impuesto y la suma de ambas partidas que sería el precio total.

 

Validez de la factura proforma

¿Por  un tiempo?

El plazo de tiempo durante el que la factura proforma obligará a quien la emite vendrá determinado por lo dispuesto en ella.

Lo normal en que su vigencia esté incluida como un condicionado más.

¿Sustituye a la factura oficial?

No.

Si la operación se llega a realizar habrá que emitir la correspondiente factura oficial.

La factura proforma no produce ningún efecto en este sentido, por lo que para nada puede ser un documento sustitutivo.

Contabilizar una factura proforma 

¿Se puede contabilizar una factura proforma?

Si has leído hasta aquí tú ya tienes la respuesta:

No.

No se puede contabilizar una factura proforma.

Y no se puede porque la verdad es que no es un documento que refleje una operación que haya tenido lugar. No es ningún justificante oficial.

No tiene, como ya hemos visto, ninguna validez ni contable ni fiscal. Y por eso no se puede incluir en la contabilidad.

Si la operación llega a buen fin se extenderá la correspondiente factura, que puede que tenga un contenido muy similar a la proforma (aunque como mínimo no coincidirá ni el nombre ni la numeración ni posiblemente tampoco la fecha…) o no, pero que ya sí que se podrá contabilizar.

Si por error se anota contablemente un documento de este tipo es más que probable que, en caso de una inspección tributaria, el funcionario de hacienda no lo dé por bueno lo que implicará que no procederá su desgravación.

 

Y hasta aquí llego con este artículo. Creo que hemos dado un buen repaso a este tema de la factura proforma. Espero que te haya sido de utilidad.