El informe de gastos de una empresa es una pieza indispensable para mantener el control de los departamentos de finanzas y de contabilidad. Gracias al documento, los empleados tienen la posibilidad de recibir el reembolso de las compras o pagos que realizaron por cuenta propia, en el ejercicio de sus funciones.
Por todo ello, es necesario aprovechar las ventajas que ofrecen las herramientas digitales y sumarnos a quienes desean saber más sobre la elección de un programa de gestión de gastos que automatice los procesos y simplifique las tareas.
Índice
¿Qué es un informe de gastos?
Básicamente, el informe de gastos de una empresa es un documento que, sin importar el formato (en papel o digital), tiene como finalidad la solicitud del reembolso o liquidaciónde los gastos realizados por los empleados en interés del empleador, en palabras más simples, por motivos de trabajo.
Aunque en algunas empresas continúa siendo un proceso interno y manual, gracias a la automatización que propone la digitalización, hoy en día suele ser gestionado a través de programas informáticos o algún software especializados.
Existen dos maneras de procesar este tipo de informes: tanto alzado y real. La primera corresponde al pago de una asignación fija, mientras que la segunda, implica la recuperación del capital invertido después de presentar los tickets y recibos.
Cabe enfatizar que la cobertura se limita a los gastos empresariales considerados como legítimos, entendiéndose que de incurrir en abusos, la práctica puede ser catalogada como prestaciones en especie.
Importancia del informe de gastos
Las notas de gastos contienen el listado de compras que el empleado ejecuta en nombre de la empresa, con dinero personal. Atendiendo a esta particularidad, el documento no solo sirve para solicitar reembolsos, sino que tiene especial utilidad en la declaración de impuestos.
Asimismo, pueden ser presentados a la hora de reclamar deducciones fiscales y cualquier proceso de auditoría vinculado a la administración.
En cualquier caso, su principal función e importancia radica en que permite llevar un control riguroso de los recursos financieros y simplifica la conciliación de las cuentas desde el punto de vista de la contabilidad, ya que justifica los gastos y garantiza el cumplimiento normativo y fiscal.
Los tipos de gastos empresariales que existen
En materia de gastos, cada empresa establece sus propias políticas. Sin embargo, la gran mayoría comparte una serie de categorías estándar cuando se trata de elaborar los informes llevados a cabo por los empleados, entre ellos se encuentran:
- Gastos de viaje: incluye billetes de transporte aéreo, terrestre y marítimo, así como comida, alojamiento y cualquier gasto vinculado con los desplazamientos, por ejemplo, peajes y tarifas de estacionamiento.
- Gastos de suministros y material de oficina: engloba todo lo relacionado con la papelería, consumibles, insumos de impresión y equipos informáticos.
- Gastos de representación y entretenimiento: corresponde a los gastos de comidas de negocios, regalos empresariales, eventos y actividades de ocio.
- Gastos de capacitación y formación: abarca desde la participación en cursos, conferencias y seminarios, hasta la compra de libros especializados.
- Gastos de comunicación: reúne a las facturas de servicios tanto de telefonía móvil y mensajería, como de Internet, correo postal y envío de paquetes.
¿Cómo se hace un informe de gastos?
La rapidez con la que el personal de administración tramita el reembolso de los gastos en los que ha incurrido el trabajador depende de la claridad y organización del informe.
El documento debe explicar los pormenores de manera clara y concisa, procurando que la información sea fácil de entender a simple vista.
Información que debe contener
Si bien todo depende de la persona que lo redacta, en general, un informe de gastos debe cumplir con una estructura basada en los siguientes campos:
- Fecha: debe especificar el día exacto en el que se realizó el gasto. En algunos casos, se especifica incluso la hora.
- Nombre del proveedor.
- Descripción del gasto: en este apartado, se explica el gasto. Lo ideal es crear enunciados cortos, de dos o tres palabras. Por ejemplo, “cena con clientes”, “campaña publicitaria” o “traslados en Madrid”.
- Proyecto o cliente: para saber a qué cliente hay que imputar el gasto que se ha realizado. Puede ser un cliente externo, un proyecto o a la propia empresa.
- Categoría a la que pertenece: es decir, el nicho al que pertenece el consumo. Por ejemplo, transporte, publicidad, comida, insumos, materiales o herramientas digitales.
- Cantidad gastada: puede ser el importe exacto, o desglosado con los impuestos.
Justificantes de pagos
Es común que los empleados hagan compras o pagos vinculados al cumplimiento de sus obligaciones laborales. Si bien las empresas están en la obligación de devolver el dinero, es necesario que los mismos reporten el gasto de forma adecuada.
Es ahí donde aparece el justificante de pago, la prueba fehaciente del pago efectuado y el requisito indispensable para reclamar el reembolso ante el departamento de contabilidad.
¿Cómo puede ayudar el software en el tratamiento de las notas de gastos?
La gestión de los gastos de los empleados es un proceso que requiere tiempo, esfuerzo y dinero, sobre todo, en las grandes organizaciones, ya que se necesita destinar a un equipo de personas a verificar la información declarada por los trabajadores.
En este sentido, un software especializado representa la solución a los problemas desde tres puntos de vista:
Proceso de aprobación simplificado
La gestión de notas de gasto es un proceso que requiere comprobar grandes volúmenes de información. Este tipo de herramientas está diseñado para ahorrar tiempo y garantizar la correcta automatización de las tareas más tediosas.
Entre las funciones más interesantes sobresale la posibilidad de gestionar los perfiles. Asimismo, simplifica el cálculo de la dieta por kilometraje desde dos perspectivas: las distancias recorridas y la cuantificación del reembolso de acuerdo a la escala establecida.
Menos errores humanos
La frecuencia con la que los empleados generan gastos cada mes complica la redacción de los informes. La imposibilidad de los managers de gestionar la cantidad de notas que llegan al departamento, incrementa el riesgo de incurrir en equivocaciones que pueden resultar muy costosas.
El software automatizado facilita la valoración de los documentos y brinda la opción de ir gestionando los reembolsos y anticipos, en lugar de esperar hasta el fin del periodo.
Cumplimiento de la política interna
La gestión eficiente de los procesos es la línea que separa un poco de ahorro, de la optimización real. Los software de automatización garantizan el disfrute de una política de gastos clara y accesible.
Sin mayor esfuerzo, todos los empleados conocen, a ciencia cierta, los gastos que están permitidos, o lo que es igual, delimitan los conceptos que admiten reembolso y cuáles son los límites tanto para dietas, como para kilometrajes.