Libro Diario de Contabilidad en 8 Ideas Fundamentales

 

Cumplir con las obligaciones contables que impone la normativa implica la llevanza de una serie de libros y el libro diario de contabilidad es uno de ellos.

Y a él nos referimos en este artículo: vamos a responder a cuestiones tales como qué es el libro diario, qué se registra en él, cuál es su estructura, cómo se hace diario…..

Como ves, contiene un repaso bastante amplio de las ideas fundamentales de este tema planteado con una estructura de  preguntas – respuestas muy concretas que hacen más fácil y amena su lectura y comprensión.

 

 

¿Qué es el libro diario de contabilidad? 

Podemos decir, para situarnos, que “contabilizar” es registrar todas las operaciones económicas que realiza la empresa con la finalidad fundamental de obtener esa información ordenada y agrupada en los estados financieros.

Esos informes nos permiten conocer la situación económica y financiera de la entidad.

Pues bien, es en el libro diario donde se anotan todas esas transacciones y se hace mediante los llamados “asientos contables”.

Teniendo esto en cuenta podemos decir que:

El libro diario de contabilidad es aquel en el que se registran, mediante los asientos contables y ordenadas cronológicamente, todas las operaciones económicas que realiza la empresa en un ejercicio económico.

En los siguientes apartados veremos al detalle cada una de las partes de esta definición.

 

¿Qué se registra en el libro diario? 

Se registran todas las operaciones económicas que realiza la empresa, por ejemplo:

  • Compras
  • Ventas
  • Cobros de clientes
  • Pago de deudas
  • Inversiones financieras
  • Gastos de personal
  • Percepción de subvenciones
  • Inversiones en bienes de estructura
  • Constitución de préstamos
  • Etc.

 

¿Cómo se registran las operaciones en el libro diario de contabilidad? 

Las anotaciones en el libro diario de contabilidad se realizan mediante los «asientos contables” (o “apuntes contables”), los cuales deben aparecer ordenados cronológicamente.

El artículo 28.2 del Código de Comercio establece lo siguiente:

“El Libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate”.

El contenido de este artículo supone que:

  • Las operaciones se anotarán en el libro una a una
  • Pero se permite su registro agrupado por períodos no superiores al trimestre siempre que se disponga de otro libro auxiliar en el que sí que se hayan anotado individualmente.

En la práctica esto es muy fácil de hacer (y bastante habitual) al trabajar con programas de contabilidad:

Al introducir asientos independientes por cada operación el programa va elaborando un libro diario con el detalle que exige la normativa, pero también puede agruparlos  en períodos mensuales, por ejemplo, si así se lo pedimos.

Se obtiene así un “diario resumido” que ocupa mucho menos espacio que el que contiene todos los apuntes detallados.

Una vez que se ha introducido la información mediante los apuntes contables el programa la organiza en los tramos temporales que se le pida con solo pulsar unas teclas….

 

La inflación 

Qué es el apalancamiento financiero 

Programas de facturación gratis y de pago: con características 

 

¿Para qué sirve el libro diario? 

Como el libro diario contiene todas las transacciones que ha realizado la empresa ordenadas cronológicamente, fundamentalmente sirve:

  • Para extraer de él la información necesaria para elaborar el Libro Mayor y las Cuentas Anuales.
  • Como lugar de consulta sobre la realización de cualquier operación determinada.

Ten en cuenta que para la contabilidad el libro diario es la “puerta de entrada” de la información, por lo tanto “todo” lo demás parte de la información que se ha recogido en él.

 

¿Hay, en el libro diario, debe y haber? 

Si, en el libro diario hay una columna del debe (en la parte izquierda) y otra que corresponde al haber (parte derecha).

Y la suma total del debe tiene que ser igual a la suma total del haber.

 

alt-libro-diario-contabilidad

Estructura del libro diario de contabilidad 

La estructura del libro diario la vamos a ver desde dos puntos de vista: uno “horizontal” y otro “vertical”.

1.- Desde el punto de vista que hemos llamado  “horizontal”, la estructura del libro diario la forman una serie de columnas y es la misma que la de los asientos contables que lo conforman:

 

DebeCuenta ContableConceptoaConceptoCuenta contableHaber
Importe en eurosCódigo y nombre de la cuenta contable que se cargaConcepto del apunteaConcepto del apunteCódigo y nombre de la cuenta contable que se abonaImporte en euros

 

En cada apunte debe aparecer, también, la fecha de la operación.

2.- Desde el punto de vista que hemos llamado “vertical” el libro diario presenta la siguiente estructura:

  • Empieza con el asiento de apertura: es el que contiene todas las cuentas contables que terminaron con saldo en el ejercicio anterior y en el que cada una de ellas presenta dicho saldo. Su fecha es 1 de enero.

Este asiento hay que hacerlo siempre que haya habido actividad (y por tanto contabilidad) en el ejercicio anterior, como es obvio.

  • A continuación, y ordenados por fechas, están los asientos que registran las operaciones que se han realizado durante todo el ejercicio.
  • El libro diario lo cierran dos apuntes diferentes:
  1. El asiento de regularización: con él se cancelan los saldos de las cuentas de ingreso y gasto contra la cuenta 129 “Pérdidas y Ganancias”.
  2. El asiento de cierre: es el último apunte que figura en el libro y con él se cancelan el resto de las cuentas contables, de forma que el saldo final de cada una sea cero.

 

¿Para quién es obligatorio llevar el libro diario? 

Están obligados a llevar el libro diario (y también el de Inventarios y Cuentas Anuales) aquellos empresarios y profesionales que deban adecuar su contabilidad a lo establecido en el Código de Comercio.

Y éstos son:

  • Las entidades mercantiles (por ejemplo las sociedades limitadas, sociedades anónimas, ….).
  • Las personas físicas que determinen su rendimiento por el régimen de estimación directa.

Así que no están obligados a llevar un libro diario los empresarios y profesionales que, siendo personas físicas, determinen su rendimiento:

  • Por el régimen de estimación directa simplificada.
  • Por el régimen de estimación objetiva (módulos).

 

Cómo hacer un libro diario

En el libro diario se anotan todas las operaciones que realiza la empresa, lo que se lleva a cabo mediante los asientos contables, siguiendo un orden cronológico y respetando la estructura que corresponde.

Por lo tanto a la pregunta ¿cómo hacer un libro diario? no se puede contestar de otra forma: se hace registrando, mediante los asientos contables, todas las operaciones realizadas por la empresa durante el ejercicio y teniendo en cuenta que:

  • Si la empresa ya desarrollaba la actividad en el ejercicio anterior, el primer apunte del libro diario tiene que ser el asiento de apertura (que es aquel que contiene los saldos de las cuentas con los que se cerró la contabilidad el año anterior).
  • A continuación deben ir ordenados cronológicamente los asientos contables que registran todas las operaciones realizadas por la empresa.
  • El libro diario terminará con dos últimos apuntes: uno es el asiento de regularización, por el que se cancelan los saldos de las cuentas de ingresos y gastos y se determina el beneficio o pérdida de la actividad. Y otro es el asiento de cierre, con el que se cancelan los saldos del resto de las cuentas contables.
  • También se puede hacer un libro diario resumido: en él las operaciones aparecerán agrupadas por períodos no superiores al trimestre y siempre que su desglose figure en otros registros.

Cómo hacer un libro diario en la práctica

En la práctica, y en la mayoría de los casos, el libro diario como tal se hace de una forma automática: pulsando un botón y poco más.

Me explico:

Las empresas utilizan programas para llevar la contabilidad. Y la forma de trabajar con ellos es la siguiente: se introducen los asientos contables y, partiendo de ellos, el programa elabora todos los informes y libros obligatorios o voluntarios.

A eso me refiero al decir que se hace «pulsando un botón y poco más»: una vez que se han mecanizado todos apuntes el programa elabora el diario, el libro mayor, el balance de situación, los balances de sumas y saldos, la cuenta de pérdidas y ganancias…..

Y lo prepara para imprimirlo en papel o para exportar el fichero en distintos formatos.

Obviamente no lo hace sólo, sino que previamente alguien ha tenido que «proporcionarle» la información.

 

Y hasta aquí llego con este artículo sobre el libro diario de contabilidad. Le hemos dado un buen repaso así que espero que te sea de utilidad.

 

Si te ha gustado compártelo
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on Facebook
Facebook
Share on LinkedIn
Linkedin
Buffer this page
Buffer
Email this to someone
email