Los sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido están obligados a llevar una contabilidad a los efectos de este tributo y cuyo objetivo fundamental es determinar con exactitud el montante total del IVA repercutido y el del IVA soportado.
Esto se lleva a cabo mediante los denominados Libros Registro de IVA.
En este artículo vamos a tratar qué y cuáles son, los requisitos que deben cumplir y los datos que incluyen cada uno de ellos.
Debes tener en cuenta que la información que aquí se recoge es de carácter general y no es aplicable a los sujetos pasivos acogidos al régimen de Suministro Inmediato de Información (SII). Si te interesa esta materia puedes encontrarla en este espacio de la aeat.
Índice
¿Qué y cuáles son los libros registro de IVA?
¿Qué son los libros registro de IVA?
La normativa del Impuesto sobre el Valor Añadido exige a los empresarios y profesionales, que son sujetos pasivos del impuesto, el cumplimiento de una serie de obligaciones.
Una de esas obligaciones es la llevanza de los libros en los que se deben registrar los datos de las operaciones que realizan (por ejemplo: número de factura, fecha, base imponible, tipo de IVA, ….).
De esta forma, los libros contienen los elementos necesarios para elaborar las liquidaciones del impuesto, así que éstas se elaboran a partir de su información.
Y volvemos a lo ya dicho anteriormente: su información no es otra que la de las facturas que se emiten y se reciben en el desarrollo de la actividad.
Así que, para que te hagas una idea:
- Primero: las facturas se anotan en los libros registro.
- Segundo: partiendo de los datos de los libros registro se elaboran las declaraciones (trimestrales o mensuales) de IVA.
Ten en cuenta que los datos principales que aparecen en dichas declaraciones son los importes de correspondientes al IVA soportado y al IVA repercutido (son las los datos principales porque son lo que se determinan el resultado de la liquidación). Ésta información vine de una sola fuente: las facturas recibidas y emitidas, cuyos datos son los que se contabilizan en los libros registro.
Podemos decir, pues, que:
Los libros registro de IVA son aquellos en los que los sujetos pasivos del impuesto deben anotar las operaciones que realizan en el ejercicio de su actividad con arreglo a los requisitos formales y materiales exigidos por la ley.
¿Son obligatorios?
Según el artículo 62 el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, la obligatoriedad de llevar los libros registro recae sobre los sujetos pasivos del impuesto, pero esta obligación no afecta a las siguientes actividades:
1.- Las acogidas a cualquiera de los siguientes regímenes (SALVO lo dispuesto en la normativa específica que los regulan):
- Régimen especial simplificado
- Régimen especial de agricultura, ganadería y pesca
- Régimen del recargo de equivalencia
- Régimen aplicable a los servicios de telecomunicaciones, radiodifusión o televisión y a los prestados por vía electrónica.
2.- A las entregas intracomunitarias ocasionales de medios de transporte nuevos exentas del impuesto.
¿Cuáles son?
Son los siguientes:
- Libro registro de facturas expedidas.
- Libro registro de facturas recibidas.
- Libro registro de bienes de inversión.
- Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.
- Además, ha de llevarse un Libro registro especial de recibos emitidos 0por los adquirentes de bienes o servicios a los sujetos pasivo acogidos al régimen especial de la agricultura.
¿Hay que presentarlos en algún sitio?
No.
Los libros registros de IVA no hay que presentarlos en ningún registro público ni organismo oficial.
La empresa deberá elaborarlos y tenerlos en su poder para poder presentarlos si, en algún momento, les son requeridos.
Su tratamiento, en este sentido, es diferente al de los libros de contabilidad que si hay que legalizar en el registro mercantil.
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Requisitos
Los requisitos formales que han de cumplir los distintos libros registro son los mismos que el Código de Comercio exige para los libros de contabilidad, aunque no tienen que ser legalizados.
Por lo tanto, los libros registros deben ser llevados:
- Con claridad y exactitud
- Por orden de fechas
- Sin espacios en blanco, interpolaciones, raspaduras ni tachaduras.
- Sus páginas han de estar numeradas correlativamente.
- Los valores han de estar expresados en euros.
- Los errores y omisiones en las anotaciones han de salvarse a continuación, tan pronto como sean advertidos.
Todo esto no será de aplicación a los sujetos pasivos obligados a confeccionar los libros en la sede electrónica de la AEAT (SII).
Contenido
El contenido propio de los libros registro lo veremos a continuación, al referirnos a cada uno de los más utilizados.
Libro registro de facturas expedidas
En él se anotan todas las facturas expedidas y puede tratarse de un libro como tal o también pueden realizarse los apuntes en hojas separadas que una vez numeradas y encuadernadas correlativamente constituirán el libro registro.
Los datos de las facturas expedidas que hay que consignar son los siguientes:
- Número, serie y fecha de expedición.
- Identificación fiscal del destinatario.
- Base imponible de la operación, tipo impositivo y cuota tributaria.
- Si la operación se ha efectuado conforme al régimen del criterio de caja, deberá incluirse la mención “régimen especial del criterio de caja”.
En caso de que el sujeto se encuentre acogido al SII hay que incluir, además, otra serie de menciones.
Señalar también que se permiten asientos resúmenes referidos a varias facturas cuando se cumplan los siguientes requisitos:
- Que en la factura no sea obligatorio la identificación del destinatario (sólo ocurre en las facturas simplificadas).
- Que todas las operaciones se hayan realizado dentro del mismo mes natural.
- Que se les haya aplicado el mismo tipo impositivo.
Por el contrario, también se permite que una misma factura se anote en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones gravadas a distintos tipos impositivos.
Libro registro de facturas recibidas
Igual que en el libro de facturas expedidas, el de facturas recibidas también puede elaborarse mediante la anotación por cualquier medio idóneo (informático, por ejemplo) en hojas separadas que deberán ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formarlo.
En él se deben registrar las facturas recibidas en su actividad (incluidas las adquisiciones intracomunitarias), los justificantes de las operaciones de inversión de sujeto pasivo y los documentos de aduanas en los casos de importación.
Los datos que deben contener los apuntes coinciden con los ya mencionados en el libro de facturas expedidas. Y también existen peculiaridades en el régimen de Suministro Inmediato de Información.
Si que existe diferencia en cuanto a la posibilidad de realizar asientos resúmenes ya que:
- Tienen que proceder de un mismo proveedor y haberse recibido en una misma fecha.
- Su importe global no puede superar los 6.000 euros IVA no incluido.
- El importe de cada una de ellas no puede superar los 500 euros IVA no incluido.
Se permite que una misma factura se anote en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.
Libro registro de bienes de inversión
A los efectos del IVA los bienes de inversión son aquellos bienes corporales que están destinados a ser utilizados como instrumentos de trabajo o medios de explotación por un período de tiempo superior a un año.
Al tratarse de elementos que permanecen en el patrimonio empresarial más de un año es posible que en determinadas circunstancias se produzca una regularización en la deducción del IVA que se soportó en su adquisición (entre otros casos porque cambia el porcentaje de prorrata en más de diez puntos porcentuales, por ejemplo).
Pues bien, los sujetos pasivos del impuesto que tengan que practicar regularizaciones en la deducción de este tipo de elementos están obligados a llevar un Libro Registro de Bienes de Inversión.
En él se anotarán los datos relativos a los bienes adquiridos así como la prorrata y regularización, si procede, de las deducciones.
También habrán de registrarse las entregas de dichos bienes efectuadas durante el período de regularización (4 años siguientes al de su adquisición para bienes muebles y 9 para inmuebles) junto con el ajuste practicado.
Libros registro de IVA en el Régimen Simplificado
Uno de los regímenes especiales de IVA es el Régimen Simplificado (se aplica en las actividades acogidas al Régimen de Estimación Objetiva, más conocidas como “módulos”).
En términos muy, muy generales funciona de la siguiente manera:
- Para cada actividad la normativa establece una serie de índices o módulos a los que se les asigna un valor económico. Por ejemplo, cada persona contratada “x” euros, o por cada metro de local tantos otros, por kilovatios consumidos, por metros de local…. Etc.
- Multiplicando el número de unidades que cada negocio tiene de esos índices por el importe de cada uno de ellos se obtiene el IVA repercutido del ejercicio.
- A ese IVA repercutido calculado se le resta el IVA soportado en la actividad y el resultado será el IVA a pagar.
- Existen, también, unos pagos trimestrales y un pago mínimo.
Pues bien, la especialidad de este sistema implica que los libros registros sean también específicos:
- Libro registro de facturas recibidas, en el que el empresario anotará todas las facturas y justificantes de las adquisiciones e importaciones de bienes y servicios que haya realizado en el ejercicio de su actividad y por las que haya soportado IVA.
También deberán figurar en él, de forma separada, las adquisiciones e importaciones de activos fijos con los datos necesarios para realizar su regularización para el caso de que ésta fuera necesaria.
- Sólo en aquellas actividades en las que el cálculo de los índices o módulos se realice sobre el volumen de ingresos obtenidos se deberá llevar un libro registro donde consten estas operaciones.
Y hasta aquí llego con este artículo sobre los libros registro de IVA. Espero que te sea de utilidad.