Si aún no tienes claros los beneficios que puede aportar a tu empresa un buen software de gestión este artículo te interesa, porque aquí te lo vamos a explicar con detalle.
Índice
Qué es un software de gestión
Un software de gestión es un programa informático que permite mecanizar información del negocio de forma que se pueda procesar, ordenar y analizar de forma rápida y cómoda.
Hoy día, en España y en cualquier país, sería impensable realizar ciertas tareas sin este tipo de herramientas. Te hablo, por ejemplo, de la llevanza de la contabilidad, ¿quién no lo hace ya utilizando un programa?
O el control del inventario, por nombrar otro caso. En la mayoría de empresas el introducir la factura de compra implica dar de alta en el sistema a los diferentes productos que contiene junto con el número de unidades, características y el precio. Con cada venta se van dando de baja los distintos productos, lo que permite saber en cada momento de qué mercancía dispone la tienda exactamente.
Seguro que alguna vez has preguntado por una talla concreta en un establecimiento de ropa, el dependiente lo ha comprobado en el ordenador y te han dicho “la tenemos, pero en la otra tienda”.
Pues conseguir ese tipo de información, a la que estamos tan acostumbrados y que nos parece simple pero no lo es tanto, solo es posible si la empresa cuenta con el software de gestión adecuado.
Beneficios que conlleva su utilización
La gran ventaja de este tipo de aplicaciones es que suelen contar con la posibilidad de integración con otras herramientas, lo cual hace que la información fluya de unas a otras sin necesidad de introducirla varias veces.
Al margen de esto, los beneficios de este tipo de programas son múltiples, pero podemos destacar los siguientes:
- Ahorro de tiempo (y, por lo tanto, de dinero) en la mecanización y tratamiento de datos.
- Mejora en la atención al cliente gracias a poder disponer de múltiple información con un par de clics.
- Facilidad en la toma de decisiones basadas en los informes que proporcionan.
- Aumento en la eficiencia a la hora controlar y gestionar el negocio en sí.
Tipos que hay en el mercado
Hoy día prácticamente todas las áreas de la empresa se pueden controlar con un software de gestión, por eso la tipología de este tipo de soluciones es amplia. Las de uso más extendido son:
- Programas de contabilidad, que en la mayoría de los casos no solo sirven para llevar las cuentas obligatorias sino también para preparar las declaraciones tributarias.
- Programas de facturación, que facilitan enormemente la tarea de confeccionar las facturas que se emiten por las ventas.
- CRM, que permite llevar un control y seguimiento de los clientes, lo cual es de gran ayuda al departamento de ventas.
- Programas de recursos humanos, que no solo se utilizan para elaborar las nóminas o contratos de los empleados sino que abarca todo lo relativo a la plantilla.
- ERP, que engloba en una única herramienta los aspectos fundamentales del negocio como son la contabilidad, el almacén, la facturación, la gestión de clientes…
Dentro de esta tipología podemos encontrar programas especialmente diseñados para un grupo específico de entidades como pueden ser, por ejemplo, empresas constructoras, agencias de viajes, hoteles, restaurantes… Son opciones que están muy optimizadas para el sector al que se dirigen.
Elementos a tener en cuenta a la hora de elegir uno
A la hora de comprar un programa de gestión, lo primero y más importante es tener muy claras las necesidades de la empresa y, a partir de ahí, poder buscar lo que realmente se adapte a lo que el negocio requiere.
Una vez terminado ese paso, es importante valorar aspectos relativos a:
- Si funciona online o no.
- Si permite la utilización por varios usuarios a la vez.
- Cómo se llevan a cabo las actualizaciones.
- Cómo funciona el soporte.
- Precios y renovaciones.
- Integración con otras herramientas.
La conveniencia o no de este tipo de elementos va a venir dada por las propias características de la empresa.
Lo que está claro es que el uso de uno o varios software de gestión es fundamental para optimizar al máximo los recursos de la compañía y para conseguir la mayor eficiencia posible.