Pocas empresas habrá que no hayan recibido alguna vez una factura con gastos suplidos. Las de la notaría, por poner un ejemplo, o las de la gestoría, son el “number one” en este sentido: casi nunca les falta alguno.
Y te digo un secreto: contabilizar suplidos es una cosa que da un poco de tirria a muchos contables, no porque sea complicado, que no lo es, sino porque es que tienen un algo que mola poco ….
Aun así, son inevitables. Por eso en este artículo verás qué es un suplido, como le afecta el IVA y cómo se contabiliza, (con ejemplos incluidos).
Índice
Suplidos: Definición
Los suplidos (o gastos suplidos) son aquellos que se realizan en nombre y por cuenta de un cliente y cuyo importe después se le cobrará.
Para que un gasto tenga la naturaleza de suplido es necesario que se cumplan tres requisitos:
- Que se haya realizado en nombre y por cuenta del cliente, por lo que la factura que lo justifica tiene que estar emitida a nombre de éste.
- Que el pago se haya efectuado por mandato expreso de ese cliente.
- Que se pueda justificar que efectivamente se ha pagado su importe.
Ejemplo práctico de lo que es un suplido y lo que no lo es
El hecho de determinar si un pago realizado es un suplido o si, por el contrario, tiene la naturaleza de gasto para la empresa no es un asunto trivial porque conlleva un tratamiento específico tanto desde el punto de vista fiscal como contable.
Por eso es importante saber distinguirlo con seguridad, y un ejemplo te va ayudar bastante.
Imagina que tengo una empresa de construcción y un cliente me encarga la reparación de parte de su oficina que ha sufrido un incendio.
Además ocurre que:
- Considero que para que el resultado final sea de más calidad contrato los servicios de un decorador para que sea él el que, de acuerdo con los gustos y preferencias del cliente, determine los acabados de la oficina.
- El cliente quiere que un decorador de su confianza forme parte del proyecto, que me encargo yo de sus honorarios y que después se los cobre a él junto con los míos.
En uno de los casos los honorarios del decorador son un gasto para mi empresa, y en otro se trata de un suplido.
¿Sabes cuál es cada uno?
Exacto: el caso B es el suplido.
Y lo es porque se trata de un encargo expreso del cliente, que yo pago de mi bolsillo porque él así me lo solicita. Y, por tanto, la factura que el decorador emita tendrá que ir a nombre del cliente, porque realmente está trabajando para él, no para mí, y esta cuestión no queda desvirtuada por el hecho de que sea yo quien realice la entrega del dinero.
En el caso A, sin embargo, el decorador está trabajando directamente para mí y es un gasto que yo debo asumir, con la misma naturaleza que el que supone, por ejemplo, el personal que tengo en nómina.
La clave está en quién es el que encarga el servicio, ya sea directamente o a través de otro.
Fiscalidad de los suplidos: IVA
Los suplidos no forman parte de la base imponible del IVA.
Me explico:
Para cobrar el suplido al cliente su importe se incluye en la factura emitida, pero es un concepto dentro de la factura que no se suma para calcular la base imponible del IVA. Se hace referencia a él y se suma en la cantidad total a cobrar.
A esta factura que lo contiene se añadirá la del suplido (que estará emitida a nombre del cliente, como ya hemos dicho varias veces) y se le entregarán las dos al destinatario, para que él pueda tenerla en cuenta debidamente.
Ejemplo de la incidencia del IVA en los suplidos
Seguiremos con el ejemplo del decorador propuesto en el punto anterior.
Los datos económicos son los siguientes:
- Honorarios del decorador: 1.000 euros más 21% de IVA (210 euros)
- Importe total pagado al decorador: 1.210 euros.
- Honorarios míos: 8.000 euros más 21% de IVA (1.680 euros)
Los importes de la factura que yo tendré que emitir al cliente serán los siguientes:
| Honorarios por reforma de oficina |
8.000 |
(1) |
| Suplidos |
1.210 |
(2) |
| Base Imponible IVA |
8.000 |
(1) |
| 21% IVA |
1.680 |
(3) |
| Total Factura (1+2+3) |
10.890 euros |
Junto con esta factura, tendré que entregar al cliente la del decorador. De esta forma:
- El cliente tendrá dos facturas: la mía y la del decorador.
- Se podrá deducir las dos porque ambas están a su nombre.
- Al cobrar mi factura yo recuperaré el importe que ya le pagué al decorador.
¿Y en el caso de que no se tratara de un suplido?
El cliente tendría la única factura que existe por la operación: la mía.
Y mis honorarios ya incluirían los del decorador:
| Honorarios por reforma de la oficina |
9.000 |
(1) |
| Base Imponible |
9.000 |
(1) |
| 21% IVA |
1.890 |
(3) |
| Total Factura (1+3) |
10.890 euros |
El importe total cobrado al cliente es el mismo, pero las partidas cambian y su tributación también.
Contabilizar Suplidos
Lo veremos tanto desde el punto de vista del que recibe la factura que contiene el suplido como desde el que la emite, pero antes veremos la cuenta contable a utilizar:
Cuenta contable en la que contabilizar un suplido
El plan contable no contiene una cuenta específicamente destinada a contabilizar los suplidos.
Existe una consulta del ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas) en la que se establece que “las operaciones realizadas por una empresa en ejecución de un mandato, o cualquier otra figura similar, no tienen, en principio, influencia en los resultados de la empresa mandataria, sin perjuicio de que si el servicio es retribuido, deberá contabilizarse el ingreso correspondiente. Por ello, si la empresa realiza actividades por cuenta de otra, ya sea en su nombre o en nombre propio, sólo originará el registro contable de los movimientos de tesorería que pudieran producirse (…). En relación con los aspectos contables, y en particular las cuentas a emplear en la contabilización de los movimientos de tesorería que se puedan producir, podrán utilizarse cuentas del subgrupo 55”.
En aplicación de esta doctrina nosotros vamos a crear una nueva cuenta dentro de este subgrupo 55 que será:
(553) Suplidos
Puedes encontrar casos en los que se utiliza la cuenta (555) Partidas pendientes de aplicación, o también las cuentas (430) Clientes (para los suplidos que pagamos por cuenta de nuestros clientes) y (4109) Acreedores facturas pendientes de recibir (para aquellos que otros pagan por nosotros).
Cualquiera de estas opciones es válida.
Si decides emplear alguna de estas alternativas los asientos que hay a continuación te sirven igualmente, sólo tendrías que cambiar la cuenta (553) por la que tú utilices.
También te puede interesar:
Programas de contabilidad: con características y precios
Cómo contabilizar un suplido en una factura recibida
Se deben hacer dos asientos independientes: uno por la factura que contiene el suplido y otro por la factura del suplido en sí.
La estructura de cada uno es la siguiente:
Por la factura que contiene el suplido:
| Base imponible IVA |
(6xx) |
Cuenta de gasto correcta | ||||
| Importe IVA |
(472) |
H.P. IVA soportado | ||||
| Importe suplido |
(553) |
Suplidos |
a |
Acreedor o Proveedor | (400 / 410) | Importe total factura |
Por la factura del suplido propiamente dicho:
| Base imponible IVA |
(6xx) |
Cuenta de gasto correcta | ||||
| Importe IVA |
(472) |
H.P. IVA soportado | a | Suplidos |
(553) |
Importe total factura |
Ejemplo de cómo contabilizar un suplido en una factura recibida
Siguiendo con el ejemplo con el venimos trabajando a lo largo de este artículo, los asientos a realizar por el cliente son los siguientes:
Por mi factura:
|
8.000 |
(622) |
Reparación y conservación | ||||
|
1.680 |
(472) |
H.P. IVA soportado | ||||
|
1.210 |
(553) |
Suplidos |
a |
Acreedores |
(400) |
10.890 |
Por la factura del decorador:
|
1.000 |
(623) |
Servic prof indepen | ||||
|
210 |
(472) |
H.P. IVA soportado |
a |
Suplidos |
(553) |
1.210 |
Cómo contabilizar un suplido en una factura emitida
También en este caso habrá que hacer varios asientos: uno por el pago del suplido y otro por la factura que lo contiene.
El pago se contabilizará en uno o más apuntes en función de si se ha producido solo una salida de dinero o varias.
En cualquier caso, su estructura es la siguiente:
| Importe pagado |
(553) |
Suplidos |
a |
Tesorería |
(57) |
Importe pagado |
Por la factura emitida que contiene el suplido:
| Importe total factura |
(430) |
Clientes |
a |
Cuenta de ingreso que corresponda |
(7xx) |
Base imponible |
|
a |
H.P. IVA repercutido |
(477) |
Importe IVA | |||
|
a |
Suplidos |
(553) |
Importe suplido |
Ejemplo de cómo contabilizar un suplido en una factura emitida
Nuevamente el mismo ejemplo.
Por el pago que yo le hago al decorador mediante transferencia bancaria:
|
1.210 |
(553) |
Suplidos |
a |
Banco |
(572) |
1.210 |
Por la factura emitida que contiene el suplido:
|
10.890 |
(430) |
Clientes |
a |
Ventas |
(700) |
8.000 |
|
a |
H.P. IVA repercutido |
(477) |
1.680 |
|||
|
a |
Suplidos |
(553) |
1.210 |
Contabilizar suplidos notaría
Las facturas con suplidos por excelencia son las de la notaría porque es muy habitual que los contengan.
Con unos ejemplos vamos a ver como se contabilizan y lo haremos distinguiendo si llevan retención de IRPF o no.
Debes tener en cuenta lo siguiente:
El suplido en sí se contabilizará según sea su naturaleza, es decir, irá en la cuenta de gasto que corresponda y con su IVA y retención de IRPF si procede. Pero en la factura de la notaría sólo aparecerá el importe que ésta ha pagado por tu cuenta realmente, por lo que será necesaria la factura del suplido para poder contabilizarlo.
Por eso, mientras tanto, se usa la cuenta 553 a modo de “cuenta puente”.
Contabilizar factura de notario con suplidos
Ejemplo 1
Recibimos la factura de la notaría con los siguientes importes:
- Honorarios: 5.000 euros
- IVA: 1.050 euros
- Suplidos (impuestos municipales): 800 euros
El asiento contable a realizar por esta factura será:
|
5.000 |
(623) |
Servicios Profesionales independientes | ||||
|
1.050 |
(472) |
H.P.IVA soportado | ||||
|
800 |
(553) |
Suplidos |
a |
Acreedores por prestación de servicios |
(410) |
6.850 |
Cuando se reciba la liquidación del impuesto municipal habrá que hacer el siguiente apunte:
|
800 |
(631) |
Otros tributos |
a |
Suplidos |
(553) |
800 |
Ejemplo 2
La factura que tenemos que contabilizar contiene los siguientes datos:
- Honorarios: 3.000
- IVA: 630
- Suplidos (registro de la propiedad): 605
Este es el apunte:
|
3.000 |
(623) |
Servicios Profesionales independientes | ||||
|
630 |
(472) |
H.P.IVA soportado | ||||
|
605 |
(553) |
Suplidos |
a |
Acreedores por prestación de servicios |
(410) |
4.235 |
Recibimos la factura del registro de la propiedad que asciende a 500 euros más IVA:
|
500 |
(623) |
Servicios Profesionales independientes | ||||
|
105 |
(472) |
H.P.IVA soportado |
a |
Suplidos |
(553) |
605 |
Contabilizar factura de notario con retención y suplidos
Supongamos ahora los mismos ejemplos anteriores pero ahora con retención de IRPF del 15% tanto en los servicios de la notaría como en los del registro de la propiedad.
Ejemplo 1
|
5.000 |
(623) |
Servicios Profesionales independientes | ||||
|
1.050 |
(472) |
H.P.IVA soportado | ||||
|
800 |
(553) |
Suplidos |
a |
Acreedores por prestación de servicios |
(410) |
6.100 |
|
a |
H.P. Acreedores por retenciones |
(4751) |
750 |
Por el impuesto municipal:
|
800 |
(631) |
Otros tributos |
a |
Suplidos |
(553) |
800 |
Ejemplo 2
|
3.000 |
(623) |
Servicios Profesionales independientes | ||||
|
630 |
(472) |
H.P.IVA soportado | ||||
|
530 |
(553) |
Suplidos |
a |
Acreedores por prestación de servicios |
(410) |
3.710 |
|
a |
H.P. Acreedora por retenciones |
(4751) |
450 |
Por la factura del registro de la propiedad (que asciende a 500 euros más IVA menos retención):
|
500 |
(623) |
Servicios Profesionales independientes | ||||
|
105 |
(472) |
H.P.IVA soportado |
a |
Suplidos |
(553) |
530 |
|
a |
H.P. Acreedora por retenciones |
(4751) |
75 |
Contabilizar suplidos Registro Mercantil
Se da con cierta frecuencia que la empresa abone los servicios prestados por el Registro Mercantil no directamente a él sino a través de un tercero.
Y así, aparecen suplidos del registro mercantil incluidos en la factura de la notaría, del asesor fiscal, etc.
La forma de contabilizarlo no plantea ninguna particularidad pero veremos un ejemplo:
Ejemplo
Recibimos la factura del asesor fiscal por el depósito de cuentas anuales de la sociedad en el registro:
- Honorarios: 300 euros más IVA
- Suplidos registro mercantil: 121 euros (incluye IVA al 21%)
- Total pagado por transferencia bancaria: 484 euros.
Los apuntes contables serán:
Por la factura del asesor:
|
300 |
(623) | Servicios profesionales independientes | ||||
|
63 |
(472) |
H.P. IVA soportado | ||||
| 121 | (553) | Suplidos | a | (572) | Banco |
484 |
Por la factura del suplido del registro:
|
100 |
(623) | Servicios profesionales independientes | ||||
| 21 | (472) | H.P. IVA soportado | a | (553) | Suplidos |
121 |
Y hasta aquí llego con el tema de los suplidos. Tal vez ha quedado un artículo un poco largo, pero estoy segura de que con los ejemplos que contiene sabrás distinguirlos perfectamente y no te quedarán dudas sobre como se contabilizan o sobre la incidencia del IVA en ellos.