Balance de Situación: Estructura y Ejemplos Prácticos

El balance de situación es uno de los informes financieros de la empresa y, como tal, resulta absolutamente necesario para analizar su situación.

Por su contenido es una especie de “tarjeta de presentación” de la entidad. ¿Quieres saber por qué exactamente?

Con este artículo sabrás lo que es un balance de situación, qué refleja exactamente, cuál es su estructura, las cuentas que lo integran, las distintas modalidades que hay…. Y con ejemplos prácticos que te ayudarán a comprender más fácilmente.

 

El balance de situación: definición, regulación y modalidades  

Definición 

El balance de situación es un informe financiero que refleja la situación económica y patrimonial de la empresa en una fecha determinada.

Te ayudará saber que la expresión “refleja la situación económica y financiera” viene a significar que muestra los bienes y derechos que tiene la entidad en un momento concreto y como financia la adquisición de los mismos: con recursos de su propiedad o como con financiación ajena.

Con este tipo de balance se ven datos muy interesantes como, por ejemplo, si la empresa está suficientemente saneada, si su nivel de endeudamiento es el adecuado, si cuenta con la liquidez suficiente como para hacer frente a sus deudas a corto plazo, el montante de sus bienes de estructura, el importe de las deudas con entidades que vencen a un plazo superior a un año, …..

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Regulación legal 

Los balances son, como es lógico, producto de la contabilidad. Es decir, se elaboran “ordenando y colocando” de una forma determinada la información económica que previamente se ha contabilizado.

En este sentido, el balance de situación no es una excepción: las distintas partidas que lo forman están integradas por los saldos que arrojan las cuentas contables en la fecha en la que se elabore. Pero como te podrás imaginar, estos saldos no se ordenan de la forma que a cada uno nos parezca mejor sino todo lo contrario: para que un balance de situación pueda ser analizado por cualquiera (cualquiera que tenga unos mínimos conocimientos, se entiende….) y sus datos resulten comparables debe ajustarse a una estructura estandarizada.

Todo el mundo tiene que elaborar su balance de situación respetando el patrón establecido porque es obligatorio.

Pues bien, es en el Plan General de Contabilidad donde se establece su estructura y las cuentas contables que integran cada una de sus partidas.

Y lo hace al regular las Cuentas Anuales, que están formadas por el Balance de Situación, la cuenta de Pérdidas y Ganancias y la Memoria.

 

Modalidades 

Existen tres tipos de Cuentas Anuales:

• Normales
• Abreviadas
• Pymes

Y, por lo tanto, existen tres modalidades de balance de situación:

• Balance de Situación Normal
• Balance de Situación Abreviado
• Balance de Situación Pyme

Como se intuye sólo con el nombre la diferencia entre ellos radica en el mayor o menor desglose de la información que contiene, siendo el normal el más detallado y el de pyme el menos.

Para poder elaborar la cuentas anuales abreviadas o pymes se deben cumplir durante dos ejercicios consecutivos y a la fecha de cierre de cada uno de ellos dos de los siguientes requisitos:

 

	Modelo Pymes	M. Abreviado Balance de Situación y Memoria	M. Abreviado de Cuenta de Pérdidas y Ganancias
Total activo	Inferior a 4.000.000	Inferior a 4.000.000	Inferior a 11.400.000
Importe neto de la cifra de negocios	Inferior a 8.000.000	Inferior a 8.000.000	Inferior a 22.800.000
Número medio de trabajadores	Menos de 50	Menos de 50	Menos de 250

Ya ves que los requisitos para el balance pyme son los mismos que para el abreviado. Lo menciono para que no creas que hay un error.

 

La información de este blog es sobre Pyme 

En este blog, como ya he dicho en otros lugares, vamos aplicar siempre los criterios del plan contable para pymes, por lo que todo lo que aparezca referente a cualquier balance será siempre al de Pyme (salvo que expresamente se diga lo contrario), y el que se estudia en este artículo (obviamente) es el balance de situación pyme.

 

Estructura: la ecuación fundamental 

Balance de Situación: estructura 

El Balance de Situación Pyme cuenta en su estructura con dos partes: Activo, por un lado, y Patrimonio Neto y Pasivo por otro.

Básicamente, el activo son los bienes y derechos que tiene la empresa y patrimonio neto y  pasivo son los recursos con los que se han conseguido (o financiado) esos bienes o derechos.

Y así, el patrimonio neto está formado por las aportaciones de los socios y los fondos generados por la empresa al ir obteniendo beneficios, y el pasivo engloba todas las deudas de la entidad.

Con un ejemplo se ve claramente:

El único bien con el que cuenta la empresa “Lágrimas en la Lluvia” es un edificio que costó 30.000 euros. Se pagó con 10.000 euros que pusieron los socios al constituir la sociedad y los20.000 restantes con un préstamo que se obtuvo y que se tendrá que devolver dentro de 3 años.

Aplicando lo anterior:

• Si el activo son los bienes y derechos que tiene la empresa, el activo de “Lágrimas en la Lluvia” está formado por el edificio y su valor asciende a 30.000 euros
• Las aportaciones de los socios y los recursos generados por la entidad son los fondos propios, por lo tanto, la entidad tiene unos fondos propios de 10.000 euros, que son los que aportaron los socios en su día.
• Por último, el préstamo es una deuda, por lo que el pasivo asciende a 20.000 euros.

 

La ecuación fundamental 

Una regla fundamental es que el total del activo debe ser igual que el total del patrimonio neto más el pasivo.

En el ejemplo del punto anterior se cumple, porque el activo suma 30.000 y el patrimonio neto más el pasivo también suma 30.000 euros.

Si el total activo no es igual al patrimonio neto más el pasivo quiere decir que hay un error en algún sitio: un balance no puede estar nunca descuadrado.

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Masas patrimoniales que forman el Activo 

El activo se divide en dos grandes bloques: El Activo No corriente y el Activo Corriente.

Y una partida estará en uno y otro bloque en función de su nivel de liquidez.

Así, el activo no corriente engloba los bienes y derechos que tienen cierta vocación de permanencia, al menos de más de un año.

Aquí están los bienes que la empresa usa para realizar su actividad (edificios, maquinaria, programas informáticos,…),  los inmuebles que tiene cedidos en arrendamiento o puestos en venta, y las inversiones financieras a largo plazo (créditos concedidos, imposiciones de efectivo, acciones….)

La nota que define a todos estos elementos es que van a formar parte del patrimonio de la entidad por un plazo superior a 1 año, o, al menos, esa es la intención….

El activo corriente, sin embargo, se caracteriza porque los elementos que lo forman van a estar en el patrimonio menos de 1 año. El orden de los distintos elementos va de menor a mayor liquidez.

Y son parte de este activo corriente las mercancías que la empresa se dedica a vender, el importe que los clientes y otros deudores deben a la empresa, las inversiones financieras a corto plazo (imposiciones de efectivo, acciones, letras del tesoro….) y el dinero efectivo que hay en caja y bancos.

Masas patrimoniales que forman el Patrimonio Neto y Pasivo 

Patrimonio Neto 

El patrimonio neto se divide en dos grupos: Los fondos propios y las subvenciones, donaciones y legados recibidos.

Los fondos propios están formados por las aportaciones de los socios (capital, prima de emisión,….) y por los recursos generados con los resultados obtenidos por la empresa (reservas, resultado de ejercicios anteriores, resultado del ejercicio….)

Las subvenciones, donaciones y legados recibidos son lo que su propio nombre indica: cantidades que ha percibido la entidad sin dar nada a cambio. Estos importes se irán imputando al resultado de la actividad como un ingreso a lo largo de varios años.

Pasivo 

El pasivo se divide a su vez en:

Pasivo No Corriente

El pasivo no corriente está formado por las deudas a largo plazo, es decir, con vencimiento superior a 1 año.

Pasivo Corriente

Está formado por las deudas a corto plazo, es decir, las que tienen un vencimiento inferior a 1 año.

 

Balance de situación Pyme: Cuentas 

Tener claro lo que va en el activo, en el patrimonio neto y en el pasivo es relativamente fácil (una vez que se sabe, claro…).

Pero elaborar un balance de situación con la estructura que establece es plan contable ya es un poco más complejo, porque dentro de cada masa patrimonial hay una serie de apartados y en cada apartado van unas cuentas contables específicas.

Te pongo un ejemplo para que te hagas una idea de lo que quiero decir: dentro del pasivo corriente hay la partida que se llama «deudas a corto plazo» tiene tres apartados. Uno de ellos se llama «deudas con entidades de crédito».

Pues bien, ese apartado de «deudas con entidades de crédito» engloba los saldos de las cuentas:

• 5105: Deudas a corto plazo con entidades de crédito vinculadas
• 520: Deudas a corto plazo con entidades de crédito
• 527: Intereses a corto plazo de deudas con entidades de crédito

Son exactamente esas tres cuentas: ni más ni menos.

El plan contable contiene las cuentas que se incluyen en cada apartado. Las tienes a continuación:

 

Cuentas del balance: activo no corriente 

 

A)   Activo no corriente
I.                   Inmovilizado intangible	20, (280), (290)
II.                Inmovilizado material	21, (281), (291), 23
III.             Inversiones inmobiliarias	22, (282), (292)
IV.            Inversiones en empresas del grupo y asociadas a L.P.	2403, 2404, 2413, 2414, 2423, 2424, (2493), (2494), (2933), (2934), (2943), (2944), (2953), (2954)
V.               Inversiones financieras a L.P.	2405, 2415, 2425, (2495), 250, 251, 252, 253, 254, 255, 258, (259), 26, (2935), (2945), (2955), (296), (297), (298)
VI.            Activos por impuesto diferido	474

 

Cuentas del balance: activo corriente 

 

B)   Activo corriente
I.                   Existencias	30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, (39), 407
II.                Deudores comerciales y otras cuentas a cobrar
1.     Clientes por ventas y prestaciones de servicios	430, 431, 432, 433, 434, 435, 436, (437), (490), (493)
2.     Accionistas (socios) por desembolsos exigidos	5580
3.     Otros deudores	44, 460, 470, 471, 472, 544
III.             Inversiones en empresas del grupo y asociadas a C.P.	5303, 5304, 5313, 5314, 5323, 5324, 5333, 5334, 5343, 5344, 5353, 5354, (5393), (5394), 5523, 5524, (5933), (5934), (5943), (5944), (5953), (5954)
IV.            Inversiones financieras a C.P.	5305, 5315, 5325, 5335, 5345, 5355, (5395), 540, 541, 542, 543, 545, 546, 547, 548, (549), 551, 5525, 5590, 565, 566, (5935), (5945), (5955), (596), (597), (598)
V.               Periodificaciones a corto plazo	480, 567
VI.            Efectivo y otros activos líquidos equivalentes	57

 

Cuentas del balance: patrimonio neto 

 

A)     Patrimonio neto
A-1) Fondos propios
I.                    Capital
1.      Capital escriturado	100, 101, 102
2.      (Capital no exigido)	(1030), (1040)
II.                  Prima de emisión	110
III.                Reservas	112, 113, 114, 119
IV.                (Acciones y participaciones en patrimonio propias)	(108), (109)
V.                  Resultados de ejercicios anteriores	120, (121)
VI.                Otras aportaciones de socios	118
VII.              Resultado del ejercicio	129
VIII.            (Dividendo a cuenta)	(557)
A-2) Subvenciones, donaciones y legados recibidos	130, 131, 132

Cuentas del balance: pasivo no corriente 

 

B)    Pasivo no corriente
I.                    Provisiones a largo plazo	14
II.                 Deudas a largo plazo
1.      Deudas con entidades de crédito	1605, 170
2.      Acreedores por arrendamiento financiero	1625, 174
3.      Otras deudas a largo plazo	1615, 1635, 171, 172, 173, 175, 176, 177, 179, 180, 185
III.              Deudas con empresas del grupo y asociadas a L.P.	1603, 1604, 1613, 1414, 1623, 1624, 1633, 1634
IV.              Pasivos por impuesto diferido	479
V.                Periodificaciones a largo plazo	181

 

Cuentas del balance: pasivo corriente 

 

C)    Pasivo corriente
I.                    Provisiones a corto plazo	499, 529
II.                 Deudas a corto plazo
1.      Deudas con entidades de crédito	5105, 520, 527
2.      Acreedores por arrendamiento financiero	5125, 524
3.      Otras deudas a corto plazo	(1034), (1044), (190), (192), 194, 500, 505, 506, 509, 5115, 5135, 5145, 521, 522, 523, 525, 526, 528, 551, 5525, 555, 5565, 5566, 5595, 560, 561
III.              Deudas con empresas del grupo y asociadas a C.P.	5103, 5104, 5113, 5114, 5123, 5124, 5133, 5134, 5143, 5144, 5523, 5524, 5563, 5564
IV.              Acreedores comerciales y otras cuentas a pagar
1.      Proveedores	400, 401, 403, 404, 405, (406)
2.      Otros acreedores	41, 438, 465, 466, 475, 476, 477
V.                Periodificaciones a corto plazo	485, 568

No sé el lugar que ocupa una cuenta contable en el balance de situación 

Hay veces en las que hay que determinar la posición que ocupa una determinada cuenta contable en el balance de situación de la entidad y no se tiene muy claro. Sobre todo aquellas que menos se utilizan…

En el plan contable hay dos recursos que puedes utilizar:

1. La Tercera Parte del plan contable trata sobre las Cuentas Anuales. En ella aparece diferentes cuadros con la estructura de los distintos estados contables, y, entre ellos, el del balance de situación.

Ese cuadro es igual al que figura un poco más arriba en este artículo. Y como has podido ver, junto a cada partida aparecen los códigos de las distintas cuentas que la integran.

Sólo tienes que buscar el código de la cuenta de la cuenta contable y ya sabrás su lugar en el balance de situación.

1. La Quinta Parte del plan de contabilidad se llama “Definiciones y relaciones contables” y contiene la definición y funcionamiento de cada una de las distintas cuentas.

Lo interesante de esta parte (a los efectos que nos ocupan) es que en el contenido que dedica a cada una de las cuentas aparece donde figura dentro del balance de situación.

Aquí tienes varios ejemplos en los que copio textualmente lo que dice el plan:

 

• Cuenta 192 “Suscriptores de acciones”:

 

Derecho de la sociedad a exigir de los suscriptores el importe de las acciones suscritas, que tengan naturaleza de patrimonio neto.

Figurará en el pasivo corriente del balance, con signo negativo, dentro del epígrafe “deudas a corto plazo”.

 

• Cuenta 471 “Organismos de la seguridad social, deudores”:

 

Créditos a favor de la empresa, de los diversos Organismos de la Seguridad Social, relacionados con las prestaciones sociales que ellos efectúan.

Figurarán en el activo del balance de situación.

 

• Cuenta 533 “Intereses a corto plazo de valores representativos de deuda de partes vinculadas”:

 

Intereses a cobrar, con vencimiento no superior a un año, de valores representativos de deuda a partes vinculadas.

Figurará en el activo corriente del balance.

 

Cómo interpretar un balance de situación 

Para interpretar correctamente un balance de situación hay que tener en cuenta varias  ideas fundamentales, entre las que destacan:

1. Es muy complicado establecer unas determinadas proporciones entre las distintas masas patrimoniales como adecuadas porque es una cuestión que va a depender de factores muy variables (por ejemplo, el sector al que pertenezca la empresa, la coyuntura económica específica, la propia idiosincrasia de la entidad, etc.).
2. Lo ideal es no considerar los datos de una forma aislada sino, más bien, teniendo en cuenta otros elementos como pueden ser su evolución en el tiempo, las previsiones futuras o cuestiones puntuales que han podido dar lugar a ellos.

Esto significa, por ejemplo, que una empresa de un determinado sector necesita para funcionar correctamente una mayor liquidez que otra que se dedica a otra actividad diferente. O que en una situación previa a cuantiosas inversiones serían recomendables unos resultados que no serán iguales a los que se deberían presentar si se está en plena venta de activos fijos.

Al margen de esto, la interpretación del balance de situación, así como de cualquier otro estado financiero, se lleva a cabo mediante las técnicas agrupadas en la materia que se denomina análisis de balances y que supone una asignatura independiente en diferentes grados universitarios. 

Esto hace inviable tratar aquí esta materia, pero sí que podemos dar varias ideas generales:

• Un excelente indicador de la salud de la empresa es el tamaño de su patrimonio neto,  porque es interesante que una buena parte de su activo esté financiado con sus recursos propios.
• La posibilidad de hacer frente al pago de las deudas que vencen en un plazo inferior a un año con cierta holgura se pone de manifiesto si el activo corriente es superior al pasivo corriente. Es lo que se llama fondo de maniobra.
• Otras cuestiones como el nivel de endeudamiento y la calidad de la deuda se analizan mediante la aplicación de lo que se denominan ratios financieros. Haz clic aquí para ver los más utilizados.

Cómo hacer un balance de situación 

Como se ha visto a lo largo de todo este artículo, al margen de lo que refleja, el balance de situación no es más que los saldos de las diferentes cuentas contables agrupados en distintas partidas, partidas que se ordenan de una determinada forma y que, a su vez, integran cada una de las masas patrimoniales.

Para hacer un balance de situación correctamente necesitas saber básicamente dos cosas:

• A qué partida pertenece cada cuenta contable.
• A qué masa patrimonial pertenece cada partida en cuestión.

Es fundamental, como ves, que recuerdes su estructura. Pero no te asustes porque no suele ser necesario que memorices las cuentas que forman cada partida: en la mayoría de los casos se puede saber aplicando la lógica.

A continuación, te muestro un ejemplo bastante simple pero creo que te puede servir de orientación.

Cómo hacer un balance de situación: ejemplo 

Las cuentas contables de la empresa “Keops, S.L.” arrojan al cierre del ejercicio los siguientes saldos:

 

Bancos	8.000
Deudas con entidades de crédito a largo plazo	4.000
Remuneraciones pendientes de pago	1.000
Maquinaria	7.000
Acreedores	2.000
Capital social	10.000
Reservas voluntarias	6.000
Amortización acumulada inmovilizado material	3.000
Existencias	11.000

Vamos a seguir el siguiente proceso: primero designar a qué partida pertenece cada cuenta y después agruparlas siguiendo el orden que marca la estructura del balance.

De esta forma:

• Bancos: refleja el dinero que la entidad tiene en cuentas bancarias, por lo tanto está dentro del “Efectivo” (activo corriente).
• Deudas con entidades de crédito a largo plazo: al ser una deuda a largo plazo tiene que formar parte del pasivo no corriente. Existe un epígrafe con su nombre exacto.
• Remuneraciones pendientes de pago: son las nóminas pendientes de pago al personal así que tienen que estar en el pasivo corriente porque su vencimiento es inferior a un año. Los trabajadores están dentro del círculo de actividad de la empresa, por lo que la deuda con ellos está dentro “acreedores comerciales y otras deudas a pagar”, en concreto dentro de “otros acreedores”.
• Maquinaria: forma parte del inmovilizado material de la entidad (activo no corriente).
• Acreedores: son deudas a corto plazo con acreedores comerciales por lo que forman parte de “otros acreedores”, igual que las remuneraciones pendientes de pago.
• Capital social: tiene su propio epígrafe dentro de los fondos propios (patrimonio neto).
• Reservas voluntarias: son “reservas”, otro apartado de los fondos propios.
• Amortización acumulada del inmovilizado material: en el balance de situación, el inmovilizado de la empresa figura por su valor neto contable, es decir, por su precio de adquisición menos su amortización acumulada. Por lo tanto, esta cuenta forma parte de la partida “inmovilizado material” pero con signo negativo.
• Existencias: dentro del activo corriente hay un epígrafe que se llama así “existencias”.

Bien, ya que sabemos a qué partida pertenece cada cuenta sólo tenemos que “colocarlas” siguiendo la estructura que ya debemos dominar más o menos….

 

Activo No corriente	4.000	Patrimonio Neto	16.000
Inmovilizado material	4.000	Fondos Propios	16.000
		Capital social	10.000
Activo Corriente	19.000	Reservas Voluntarias	6.000
Existencias	11.000
Efectivo	8.000	Pasivo no corriente	4.000
		Deudas con entidades de crédito	4.000
		Pasivo Corriente	3.000
		Otros acreedores	3.000
Total Activo	23.000	Total Patrimonio neto + Pasivo	23.000

He “simplificado” un poco los epígrafes para que se vea más claro.

Balance de situación Pyme: ejemplos prácticos 

La mejor forma de comprender una materia es con ejemplos, y este tema no es diferente…. Por eso te propongo algunos:

Ejemplo 1 

La empresa “Bruna Husky, S.L.” se acaba de constituir con 10.000 euros de capital social que los socios han ingresado en el banco. El mismo día ha comprado un local por valor de 150.000 euros y lo ha financiado con un préstamo que devolverá en dos plazos: 50.000 euros dentro de 6 meses y 100.000 al cabo de 5 años.

Vamos a elaborar su balance de situación dividiendo las partidas sólo en las tres grandes masas patrimoniales:

• Activo: bienes y derechos.
• Patrimonio neto: recursos propios.
• Pasivo: obligaciones y deudas.

Los datos económicos de la empresa según el enunciado son:

• 10.000 euros en banco, que proceden de la aportación de los socios
• Un local por valor de 150.000 euros.
• Dos deudas por la compra del local: una a corto plazo de 50.000 euros y otra a largo plazo de 100.000.

Para construir el balance de situación lo que tenemos que hacer es clasificar esa información y colocarla en el bloque que le corresponda según su naturaleza.

El resultado sería éste:

Activo		Patrimonio Neto
Construcciones	150.000	Capital social	10.000
Banco	10.000
		Pasivo
		Deudas a Largo Plazo	100.000
		Deudas a Corto Plazo	50.000
Total	160.000	Total	160.000

 

Ejemplo 2

Ahora vamos a avanzar un poco más y vamos a colocar los elementos anteriores distinguiendo entre:

• Activo no corriente y activo corriente. 
• Pasivo no corriente y pasivo corriente. 

Simplificando el tema, se trata de aplicar el criterio del plazo de permanencia en el patrimonio de la empresa (superior a un año o inferior a un año) a cada uno de los elementos.

Teniendo esto en cuenta, el balance de situación quedaría de la siguiente forma:

 

Activo		Patrimonio Neto
Activo no corriente		Capital social	10.000
Construcciones	150.000
		Pasivo
Activo corriente		Pasivo no corriente
Banco	10.000	Deudas a largo plazo	100.000
		Pasivo corriente
		Deudas a corto plazo	50.000
Total Activo	160.000	Total Patrimonio Neto y Pasivo	160.000

 

¿Quieres practicar haciendo un balance de situación? 

Con práctica es como mejor se asimilan las ideas y los conceptos. Por eso te dejo a continuación el enlace a unos ejercicios resueltos por si quieres echarles un vistazo.

Ejercicios de balance de situación

 

Y hasta aquí llego con el balance de situación, su estructura y las cuentas que lo integran. Espero que el artículo te sea de utilidad, sus ejemplos prácticos te ayuden a comprenderlo mejor.