El hecho de que una empresa tenga trabajadores implica que cada mes haya que contabilizar nómina y seguros sociales como mínimo, y puede que también algún anticipo, finiquito, gasto de formación….
Los gastos de personal se repiten una y otra vez con pocas variaciones, la verdad, lo cual facilita bastante el retener en la memoria la forma de contabilizarlos.
En este artículo aprenderás a contabilizar nóminas y seguros sociales con ejemplos, te manejarás perfectamente con las cuentas contables de la seguridad social y los anticipos de remuneraciones y no habrá asiento que se te resista en esta materia.
Y al final del artículo te propongo una serie de ejercicios con los que podrás practicar.
Índice
- 1
- 2 Contabilizar nóminas y seguros sociales (2023)
- 3 Tips muy útiles para contabilizar nómina y seguros sociales
- 4 Asientos contables para contabilizar nómina y seguros sociales (2023)
- 5 Más ejemplos de contabilizar nómina y seguros sociales
- 6 471: Organismos de la seguridad social deudores
- 7 Contabilizar nómina autónomo
- 8
- 9 Contabilizar nómina autónomo con retribución en especie
- 10 Ejercicios para contabilizar nóminas y seguros sociales
- 11 Soluciónes a los ejercicios sobre contabilizar nómina y seguros sociales
- 12
Cuentas que intervienen en la contabilización de los sueldos y salarios
Existen 4 grupos de cuentas que intervienen al contabilizar la nómina y seguros sociales (y cualquier otro gasto de personal en realidad). Las vamos a ver por separado:
Grupo 64
El grupo 64 del Plan de Contabilidad se llama “Gastos de Personal” y engloba lo que su propio nombre indica: todas las cuentas de gasto que se usan para este concepto.
Son 4 y tanto el título como el plan dejan bien claro a qué se refiere cada una:
- 640 “Sueldos y Salarios”: el sueldo que el trabajador cobra por su trabajo.
- 641 “Indemnizaciones”: por despido, por ejemplo.
- 642 “Seguridad social a cargo de la empresa”: en ella se incluye sólo la parte de la seguridad social que corresponde a la empresa. Más adelante veremos esto con detalle.
- 649 “Otros gastos sociales”: son gastos que realiza la empresa en beneficio de los trabajadores. Por ejemplo una matrícula para estudiar.
Todas son cuentas que van en el debe del apunte.
Grupo 46
Este grupo recoge dos cuentas que se usan para reflejar el importe de los gastos que está pendiente de pago o las cantidades a cuenta de los mismos que se han entregado por anticipado.
Son:
- 460 “Anticipos de Remuneraciones”: Se carga cuando se entrega una cantidad como anticipo del sueldo. Y se abonará después cuando se cancele ese anticipo con la nómina correspondiente.
Es decir, cuando se elabora la nómina del trabajador de la cantidad que le corresponde cobrar se descontarán los anticipos que haya recibido. Este descuento se podrá realizar de una sola vez o en varias nóminas diferentes.
- 465 “Remuneraciones Pendientes de Pago”: Se abona cuando se contabiliza nómina o indemnización y no se paga. Y se carga cuando se paga.
Cuentas contables de la Seguridad Social
La empresa puede estar en dos posiciones distintas con respecto a los Organismos de la Seguridad Social: o la empresa le debe dinero a la seguridad social o bien es la seguridad social la que se lo debe a la empresa.
Hay una cuenta para cada una de estas dos situaciones y su movimiento es contrario:
- 471 “Organismos de la Seguridad Social deudores”, que se carga por las cantidades que la seguridad social le debe a la empresa.
- 476 “Organismos de la Seguridad Social acreedores”, que se abona por las cantidades que la empresa le debe a la seguridad social.
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Retenciones de I.R.P.F.
Las retribuciones que perciben los trabajadores están sometidas a retención de I.R.P.F. Esto significa que de la cantidad que el trabajador tiene que cobrar la empresa está obligada a descontarle una cantidad (fijada en un porcentaje) a cuenta del Impuesto sobre la Renta del trabajador.
Esta cantidad descontada la ingresará en Hacienda trimestralmente (algunas empresas deben hacerlo mensualmente) mediante la presentación y pago de una declaración.
Se contabiliza en la cuenta 4751 “Hacienda Pública Acreedora por Retenciones Practicadas”, que se abonará al descontar el importe que corresponda.
Esta cuenta se usa para cualquier tipo de retención de IRPF que se practique, ya sea a trabajadores o a profesionales que no dependan de la empresa.
De la cantidad que mensualmente hay que ingresar a favor de la seguridad social una parte corresponde a la empresa y otra al trabajador.
Básicamente funciona así:
A la seguridad social hay que pagarle mensualmente una cantidad que vamos a llamar A, y
A = B + C
B es la cantidad que corresponde a la empresa (cuenta 642)
C es la cantidad que corresponde al trabajador (se le descuenta de la cantidad que hay que pagarle)
Ambos importes figurarán en el Haber de la cuenta 476 “Organismos de la Seguridad Social Acreedores” y que se cargará en el momento del pago.
Por último destacar que la seguridad social se paga al final del mes posterior a su devengo, es decir, la seguridad social de enero se paga a final de febrero, la de febrero a final de marzo, …..
En este pequeño vídeo (no llega a 3 minutos) te destaco los dos puntos que tienes que recordar para que a la hora de hacer los asientos de gasto de personal te manejes con total seguridad.
Pincha aquí para acceder al vídeo
Cuando se habla de “contabilizar nómina” en realidad se hace referencia a contabilizar cualquier tipo de gasto de personal. Y no es nada complicado, te lo aseguro.
Piensa que hemos hablado de 9 cuentas contables en total, todas con un funcionamiento muy “intuitivo”. Ya sabes que existen, sabes dónde están y en el plan puedes consultar su movimiento.
Veamos la estructura de cada tipo de asiento.
Contabilizar nómina
El asiento contable de la nómina tiene la siguiente estructura:
| Sueldo Bruto | 640 | Sueldos y salarios | a | 476 | Organismos Seg Soc Acreedores | Cantidad descontada en concepto de Seg Soc del trabajador |
| a | 4751 | H.P. Acreedora por I.R.P.F. | Cantidad descontada en concepto de IRPF | |||
| a | 460 | Anticipos de remuneraciones | Cantidad entregada como adelanto | |||
| a | 465
(o 57 si se paga en el momento) |
Remuneraciones pendientes de pago | Sueldo líquido |
Ejemplo de contabilizar nómina
Los datos del sueldo del trabajador del mes corriente son los siguientes:
- Sueldo bruto: 2.000 euros
- Importe descontado en concepto de seguridad social: 300 euros
- Importe descontado en concepto de IRPF: 180 euros
- A mediados de mes se le entregó un anticipo por importe de 500 euros
- Se le entregan 600 euros por caja y el resto se le pagará dentro de 10 días.
El asiento a realizar para contabilizar esta nómina será el siguiente:
|
2000 |
640 | Sueldos y salarios | a | 476 | Org Seguridad Social Ac | 300 |
|
a |
4751 | H.P. Ac por Retenciones Pract |
180 |
|||
|
a |
460 | Anticipos de remuneraciones |
500 |
|||
|
a |
570 | Caja |
600 |
|||
| a | 465 | Remuneraciones pend de pago |
420 |
La parte de la seguridad social que es un gasto para la empresa se contabiliza con el siguiente asiento:
| Seg Soc a cargo de la empresa | 642 | Seg soc a cargo de la empresa | a | 476 | Organismos Seg Soc acreedores | Seg Soc a cargo de la empresa |
Ejemplo de contabilizar seguros sociales
El gasto de seguridad social que supone para la empresa el trabajador asciende a 520 euros.
El asiento a realizar para contabilizar estos seguros sociales es:
|
520 |
642 | Seguridad social a cargo empresa | a | 476 | Org Seguridad social Ac |
520
|
El pago a la seguridad social será el importe de las dos cantidades que se han contabilizado en la cuenta 476 «Organismos de la seguridad social acreedores»: la cuota de la empresa y la descontada al trabajador.
| Seg Soc empresa y del trabajador | 476 | Org Seg Soc Acreedores | a | 57 | Tesorería | Seg Soc empresa y trabajador |
Ejemplo de asiento de pago de seguros sociales
Llega la fecha de pagar los seguros sociales y el importe que se ingresa por banco es la suma de:
- La cantidad retenida al trabajador en concepto de seguridad social: 300 euros.
- La cantidad que corresponde a la empresa como gasto: 520 euros
El asiento que refleja este pago a la seguridad social es:
|
820 |
476 | Org Seguridad social acreedores | a | 572 | Banco |
820 |
Asiento de pago de nómina
Además de contabilizar la nómina hay que hacer el asiento del pago (cuando se produzca):
| Sueldo líquido | 465 | Remuneraciones pendientes de pago | a | 57 | Tesorería | Sueldo líguido |
Ejemplo de asiento de pago de nómina
La cantidad que la empresa debe al trabajador en concepto de sueldo asciende a 420 euros y se los paga mediante transferencia bancaria.
El asiento de este pago de nómina es:
|
420 |
465 | Remuneraciones pendientes de pago | a | 572 | Banco |
420 |
Ejemplo Resuelto 1
- El sueldo total del personal de la empresa es de 20.000 €
- A los trabajadores se les descuentan los siguientes conceptos:
Seguridad social 1.000 €
I.R.P.F. 2.000 €
- La seguridad social que corresponde a la empresa asciende a 4.000 €
- Se despide a un trabajador y se le reconoce una indemnización de 8.000 euros, que se dejan pendientes de pago.
- Tanto los sueldos como la seguridad social se paga por banco. Y además a uno de los trabajadores se le da una cantidad a cuenta de la nómina siguiente por importe de 500 €, también por banco.
Se Pide: contabilizar nómina y seguros sociales y los pagos pertinentes.
Apuntes a realizar:
Por la nómina:
| 20.000 | 640 | Sueldos y salarios | a | 476 | OO.SS. Acreedores | 1.000 |
| 4751 | H.P. Acreedora por IRPF | 2.000 | ||||
| 572 | Bancos | 17.000 |
Por la seguridad social a cargo de la empresa:
| 4.000 | 642 | Seguridad Social a cargo de la empresa | a | 476 | OO.SS. Acreedores | 4.000 |
Por la indemnización:
| 8.000 | 641 | Indemnizaciones | a | 465 | Remuneraciones | 8.000 |
Por el pago de la seguridad social:
| 5.000 | 476 | OO.SS Acreedores | a | 572 | Bancos | 5.000 |
Por el anticipo:
| 500 | 460 | Anticipos de remuneraciones | a | 572 | Bancos | 500 |
Ejemplo Resuelto 2
La empresa “Albufera, S.L.” tiene sólo un trabajador que tiene un sueldo bruto de 2.000 euros.
Los descuentos que se le hacen en nómina son los siguientes:
- Seguridad social: 8%
- R.P.F.: 10%
Y la seguridad social a cargo de la empresa supone el 30% del sueldo bruto.
Se Pide: Contabilizar nómina y seguros sociales teniendo en cuenta que todo se paga por banco.
Asiento de nómina:
| 2.000 | 640 | Sueldos y salarios | a | 476 | OO.SS. Acreedores | 160 |
| 4751 | H.P. Acreedora por IRPF | 200 | ||||
| 572 | Bancos | 1.640 |
Asiento de seguridad social a cargo de la empresa:
| 600 | 642 | Seguridad social a cargo de la empresa | a | 476 | OO.SS. Acredores | 600 |
Asiento de pago a la seguridad social:
| 760 | 476 | OO.SS. Acreedores | a | 572 | Bancos | 760 |
Como ves, teniendo claro las cuentas que se cargan y las que se abonan no vas a tener ningún problema en contabilizar nómina y seguros sociales, finiquito, anticipo o lo que sea….
Se dan situaciones en las que en lugar de que la empresa pague a la seguridad social sea precisamente ésta, la seguridad social, la que tenga que entregar dinero a la empresa.
Estos casos se producen, por ejemplo, cuando hay trabajadores en situación de baja por enfermedad, en supuestos de bonificaciones de los seguros sociales por cumplir determinados requisitos legales, trabajadores con contratos en formación, …..
Este tipo de situaciones (entre otras) implican el tener que «restar» el importe que corresponda del resultado que habría que pagar a la seguridad social. Se podrán dar dos casos:
- Que la cantidad a restar de la que habría que pagar inicialmente sea inferior a ésta, en cuyo caso aún quedará un importe a pagar a la seguridad social.
- Que la cantidad a restar de la que habría que pagar inicialmente sea superior a ésta, en cuyo caso el saldo será negativo y será la seguridad social la que tenga de pagar a la empresa.
Es en este segundo caso, cuando la tesorería de la seguridad social debe dinero a la empresa, cuando se utiliza la cuenta contable que da título a éste apartado: Cuenta 471 «Organismos de la seguridad social deudores».
Lo que establece en plan contable sobre la misma es lo siguiente:
«Créditos a favor de la empresa, de los diversos Organismos de la Seguridad Social, relacionados con las prestaciones sociales que ellos efectúan.
Figurará en el activo del balance.
Su movimiento es el siguiente:
a) Se cargará por las prestaciones a cargo de la Seguridad Social, con abono, generalmente, a cuentas del subgrupo 57.
b) Se abonará al cancelar el crédito.
Contabilizar nómina autónomo
En las sociedades mercantiles es habitual que existan trabajadores que, por diferentes motivos, no pertenezcan al régimen general de la seguridad social sino que estén incluidos en el RETA (régimen especial de trabajadores autónomos).
A los efectos que aquí nos interesan, la particularidad que presenta este tipo de nóminas es que no contienen ninguna cantidad en concepto de seguridad social descontada al trabajador.
Por este motivo, en el asiento que se realiza para contabilizar la nómina de un autónomo no aparece la cuenta (476) Organismos de la seguridad social acreedores en el haber. Por lo demás, salvo esta particularidad, el apunte tiene la misma estructura que hemos visto anteriormente.
Puede pasar, también, que sea la propia sociedad la que pague la cuota del autónomo y este pago figurará en la nómina como una retribución en especie. Se contabilizará como veremos en el siguiente punto.
Contabilizar nómina autónomo con retribución en especie
El pago de la cuota del autónomo corresponde al trabajador, por eso cuando es la propia sociedad la que la paga tiene el tratamiento de una retribución en especie (parte del sueldo del trabajador que no se le paga en dinero) y como tal debe aparecer en la nómina.
En estos casos se utiliza la cuenta (460) Anticipos de remuneraciones de la siguiente manera:
- Se cargará, al hacer el pago a la seguridad social del autónomo.
- Se abonará, al contabilizar la nómina como cualquier otro anticipo.
Si te has pasado antes por este blog sabrás que soy una total y absoluta defensora de la práctica como la mejor forma de aprender.
En esta materia no va a ser diferente, por eso te propongo una serie de ejercicios para que trabajes con ellos y después compruebes las soluciones.
Empezamos:
Ejercicio 1
La empresa “Alfa, S.L.” se dedica a la compraventa de maquinaria agrícola y a final del mes corriente presenta los siguientes datos referentes al personal:
| Sueldo bruto | 13.400 |
| Seguridad social a cargo de la empresa | 4.600 |
| Retención de I.R.P.F. | 2.800 |
| Seguridad social a cargo del trabajador | 900 |
| Cantidad pagada en efectivo | 7.000 |
| Cantidad pendiente de pago | Resto |
Haz los asientos de nóminas y seguros sociales que correspondan teniendo en cuenta que a la seguridad social total (la de la empresa más la del trabajador) se paga por banco un mes más tarde.
Ejercicio 2
Despide a un trabajador y le paga con un talón bancario 13.500 euros de indemnización y una paga extra que le debía por importe de 1.520 euros.
Al día siguiente la academia que imparte un curso de formación a los trabajadores le carga en el banco su factura por importe de 800 euros.
La seguridad social le ingresa en el banco la cantidad que le debe a la empresa y que asciende a 675 euros.
Paga en efectivo un anticipo a un trabajador por importe de 300 euros.
Ejercicio 3
El mes siguiente presenta los siguientes datos:
| Seguridad social a cargo de la empresa | 2.400 |
| Retención de I.R.P.F. | 1.900 |
| Seguridad social a cargo del trabajador | 600 |
| Cantidad pagada en efectivo | 8.200 |
Contabilizar nómina y seguros sociales, y demás asientos que correspondan.
Ejercicio 4
Paga por caja remuneraciones que tenía pendientes de pago a un trabajador por importe de 4.300 euros pero le descuenta un anticipo que le había entregado anteriormente por importe de 900 euros.
También paga una gratificación extraordinaria a uno de sus trabajadores más antiguos. La cantidad que le entrega mediante cheque bancario es de 2.500 euros porque del importe total de la indemnización ha tenido que descontarle en concepto de I.R.P.F. 470 euros.
Ejercicio 5
Paga por banco los seguros sociales del mes anterior por importe de 4.800 euros.
Al día siguiente la seguridad social le comunica que le ha ingresado en su cuenta corriente los 5.000 euros que le debía por una subvención que aún no le había pagado.
El contable de la empresa se da cuenta de que le han pagado 350 euros de más a un trabajador. En lugar de pedirle que los devuelva se le comunica que van a tener la consideración de anticipos.
Ejercicio 6
Otra vez a fin de mes toca contabilizar las nóminas con arreglo a los siguientes datos:
| Sueldo bruto | 10.000 |
| Seguridad social a cargo de la empresa | 30% |
| Retención de I.R.P.F. | 10% |
| Seguridad social a cargo del trabajador | 6% |
| Cantidad pendiente de pago | Resto |
Además ha despedido a un trabajador al que le corresponde una indemnización de 18.000 euros. Él se ha negado a cobrarla hasta que hable con su abogado.
Paga por caja la mitad de los sueldos pendientes de pago. También entrega por caja un anticipo a un trabajador por importe de 750 euros.
Por último paga la factura de la empresa que le presta los servicios de guardería en las instalaciones de la empresa y en la que cualquier empleado que lo desee puede dejar a sus hijos durante su jornada laboral. El importe es de 4.200 euros y lo hace por banco.
Ejercicio 7
Llega el momento de abonar la paga extraordinaria de verano a los trabajadores. El importe líquido que corresponde a los empleados asciende a 11.900 euros, y en concepto de I.R.P.F. se ha descontado un 15% al importe bruto.
Se ha pagado la mitad por caja y la otra mitad por banco.
Bueno, ¿qué tal? ¿a que ya sabes cómo contabilizar una nómina como un pro?
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