El hecho de que una empresa tenga trabajadores implica que cada mes haya que contabilizar nómina y seguros sociales como mínimo, y puede que también algún anticipo, finiquito, gasto de formación….
Los gastos de personal se repiten una y otra vez con pocas variaciones, la verdad, lo cual facilita bastante el retener en la memoria la forma de contabilizarlos.
En este artículo aprenderás a contabilizar las nóminas y los seguros sociales con ejemplos y conseguirás manejarte con todas las cuentas contables que se utilizan en esta materia.
Cuentas que intervienen en la contabilización de los sueldos y salarios
Existen 4 grupos de cuentas que intervienen al contabilizar la nómina y seguros sociales (y cualquier otro gasto de personal en realidad). Las vamos a ver por separado:
Grupo 64
El grupo 64 del Plan de Contabilidad se llama “Gastos de Personal” y engloba lo que su propio nombre indica: todas las cuentas de gasto que se usan para este concepto.
Son 4 y tanto el título como el plan dejan bien claro a qué se refiere cada una:
- 640 Sueldos y Salarios: el sueldo que el trabajador cobra por su trabajo.
- 641 Indemnizaciones: por despido, por ejemplo.
- 642 Seguridad social a cargo de la empresa: en ella se incluye sólo la parte de la seguridad social que corresponde a la empresa. Más adelante veremos esto con detalle.
- 649 Otros gastos sociales: son gastos que realiza la empresa en beneficio de los trabajadores. Por ejemplo una matrícula para estudiar.
Todas son cuentas que van en el debe del apunte.
Grupo 46
Este grupo recoge dos cuentas que se usan para reflejar el importe de los gastos que está pendiente de pago o las cantidades a cuenta de los mismos que se han entregado por anticipado.
Son:
- 460 Anticipos de Remuneraciones: Se carga cuando se entrega una cantidad como anticipo del sueldo. Y se abonará después cuando se cancele ese anticipo con la nómina correspondiente.
Es decir, cuando se elabora la nómina del trabajador de la cantidad que le corresponde cobrar se descontarán los anticipos que haya recibido. Este descuento se podrá realizar de una sola vez o en varias nóminas diferentes.
- 465 Remuneraciones Pendientes de Pago: Se abona cuando se contabiliza nómina o indemnización y no se paga. Y se carga cuando se paga.
Domina el PGC PYMES y elige las cuentas contables correctamente (Contabilidad fácil y práctica para principiantes nº 1)
Guía para aplicar el Plan General de Contabilidad
Cuentas contables de la Seguridad Social
La empresa puede estar en dos posiciones distintas con respecto a los Organismos de la Seguridad Social: o la empresa le debe dinero a la seguridad social o bien es la seguridad social la que se lo debe a la empresa.
Hay una cuenta para cada una de estas dos situaciones y su movimiento es contrario:
- 471 Organismos de la Seguridad Social deudores, que se carga por las cantidades que la seguridad social le debe a la empresa.
- 476 Organismos de la Seguridad Social acreedores, que se abona por las cantidades que la empresa le debe a la seguridad social.
Retenciones de I.R.P.F.
Las retribuciones que perciben los trabajadores están sometidas a retención de I.R.P.F. Esto significa que de la cantidad que el trabajador tiene que cobrar la empresa está obligada a descontarle una cantidad (fijada en un porcentaje) a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas del empleado.
Esta cantidad descontada la ingresará en Hacienda trimestralmente (algunas empresas deben hacerlo de forma mensual) mediante la presentación y pago del modelo 111.
Se contabiliza en la cuenta 4751 Hacienda Pública Acreedora por Retenciones Practicadas, que se abonará al descontar el importe que corresponda.
Esta cuenta se usa para cualquier tipo de retención de IRPF que se practique, ya sea a trabajadores o a profesionales que no dependan de la empresa.
De la cantidad que mensualmente hay que ingresar a favor de la Seguridad Social una parte corresponde a la empresa y otra al trabajador, la cual se descuenta de su sueldo.
Básicamente funciona así:
A la seguridad social hay que pagarle mensualmente una cantidad que vamos a llamar A, y
A = B + C
B es la cantidad que corresponde a la empresa (cuenta 642)
C es la cantidad que corresponde al trabajador (se le descuenta de la cantidad que hay que pagarle)
Ambos importes figurarán en el Haber de la cuenta 476 Organismos de la Seguridad Social Acreedores y que se cargará en el momento del pago.
Por último destacar que la seguridad social se paga al final del mes posterior a su devengo, es decir, la seguridad social de enero se paga a final de febrero, la de febrero a final de marzo, etc.
Cuando se habla de “contabilizar nómina” en realidad se hace referencia a contabilizar cualquier tipo de gasto de personal. Y no es nada complicado, te lo aseguro.
Piensa que hemos hablado de 9 cuentas contables en total, todas con un funcionamiento muy “intuitivo”. Ya sabes que existen, sabes dónde están y en el plan puedes consultar su movimiento.
Veamos la estructura de cada tipo de asiento.
Contabilizar nómina
El asiento contable de la nómina tiene la siguiente estructura:
| Cuenta |
Debe |
Haber |
| (640) Sueldos y salarios |
Sueldo bruto |
|
| a (476) Organismos de la Seguridad Social acreedores |
Importe descontado |
|
| a (4751) H.P. Acreedora por retenciones practicadas |
Importe descontado |
|
| a (460) Anticipos de remuneraciones |
Importe entregado a cuenta |
|
| a (465) / (57) Remuneraciones pendientes de pago / Tesorería |
Sueldo neto |
Ejemplo de contabilizar nómina
Los datos del sueldo del trabajador del mes corriente son los siguientes:
- Sueldo bruto: 2.000 euros
- Importe descontado en concepto de seguridad social: 300 euros
- Importe descontado en concepto de IRPF: 180 euros
- A mediados de mes se le entregó un anticipo por importe de 500 euros
- Se le entregan 600 euros por caja y el resto se le pagará dentro de 10 días.
El asiento a realizar para contabilizar esta nómina será el siguiente:
| Cuenta |
Debe |
Haber |
| (640) Sueldos y salarios |
2.000 |
|
| a (476) Organismos de la Seguridad Social acreedores |
300 |
|
| a (4751) H.P. Acreedora por retenciones practicadas |
180 |
|
| a (460) Anticipos de remuneraciones |
500 |
|
| a (570) Caja |
600 |
|
| a (465) Remuneraciones pendientes de pago |
420 |
Contabilizar seguros sociales
La parte de la seguridad social que es un gasto para la empresa se contabiliza con el siguiente asiento:
| Cuenta |
Debe |
Haber |
| (642) Seguridad Social a cargo de la empresa |
S.S. a cargo de la empresa |
|
| a (476) Organismos de la Seguridad Social acreedores |
S.S. a cargo de la empresa |
Ejemplo de contabilizar seguros sociales
El gasto de seguridad social que supone para la empresa el trabajador asciende a 520 euros.
El asiento a realizar para contabilizar estos seguros sociales es:
| Cuenta |
Debe |
Haber |
| (642) Seguridad Social a cargo de la empresa |
520 |
|
| a (476) Organismos de la Seguridad Social acreedores |
520 |
El pago a la seguridad social será el importe de las dos cantidades que se han contabilizado en la cuenta 476 «Organismos de la seguridad social acreedores»: la cuota de la empresa y la descontada al trabajador.
| Cuenta |
Debe |
Haber |
| (476) Organismos de la Seguridad Social acreedores |
S.S. de la empresa + del trabajador |
|
| a (57) Tesorería |
S.S. de la empresa + del trabajador |
Ejemplo de asiento de pago de seguros sociales
Llega la fecha de pagar los seguros sociales y el importe que se ingresa por banco es la suma de:
- La cantidad retenida al trabajador en concepto de seguridad social: 300 euros.
- La cantidad que corresponde a la empresa como gasto: 520 euros
El asiento que refleja este pago a la seguridad social es:
| Cuenta |
Debe |
Haber |
| (476) Organismos de la Seguridad Social acreedores |
820 |
|
| a (572) Bancos |
820 |
Asiento de pago de nómina
Además de contabilizar la nómina hay que hacer el asiento del pago (cuando se produzca):
| Cuenta |
Debe |
Haber |
| (465) Remuneraciones pendientes de pago |
Sueldo neto |
|
| a (57) Tesorería |
Sueldo neto |
Ejemplo de asiento de pago de nómina
La cantidad que la empresa debe al trabajador en concepto de sueldo asciende a 420 euros y se los paga mediante transferencia bancaria.
El asiento de este pago de nómina es:
| Cuenta |
Debe |
Haber |
| (465) Remuneraciones pendientes de pago |
420 |
|
| a (572) Bancos |
420 |
Ejemplo Resuelto 1
- El sueldo total del personal de la empresa es de 20.000 €
- A los trabajadores se les descuentan los siguientes conceptos:
Seguridad social 1.000 €
I.R.P.F. 2.000 €
- La seguridad social que corresponde a la empresa asciende a 4.000 €
- Se despide a un trabajador y se le reconoce una indemnización de 8.000 euros, que se dejan pendientes de pago.
- Tanto los sueldos como la seguridad social se paga por banco. Y además a uno de los trabajadores se le da una cantidad a cuenta de la nómina siguiente por importe de 500 €, también por banco.
Se Pide: contabilizar nómina y seguros sociales y los pagos pertinentes.
Apuntes a realizar:
Por la nómina:
| Cuenta |
Debe |
Haber |
| (640) Sueldos y salarios |
20.000 |
|
| a (476) Organismos de la Seguridad Social acreedores |
1.000 |
|
| a (4751) H.P. Acreedora por retenciones practicadas |
2.000 |
|
| a (572) Bancos |
17.000 |
Por la seguridad social a cargo de la empresa:
| Cuenta |
Debe |
Haber |
| (642) Seguridad Social a cargo de la empresa |
4.000 |
|
| a (476) Organismos de la Seguridad Social acreedores |
4.000 |
Por la indemnización:
| Cuenta |
Debe |
Haber |
| (641) Indemnizaciones |
8.000 |
|
| a (465) Remuneraciones pendientes de pago |
8.000 |
Por el pago de la seguridad social:
| Cuenta |
Debe |
Haber |
| (476) Organismos de la Seguridad Social acreedores |
5.000 |
|
| a (572) Bancos |
5.000 |
Por el anticipo:
| Cuenta |
Debe |
Haber |
| (460) Anticipos de remuneraciones |
500 |
|
| a (572) Bancos |
500 |
Ejemplo Resuelto 2
La empresa “Albufera, S.L.” tiene sólo un trabajador que tiene un sueldo bruto de 2.000 euros.
Los descuentos que se le hacen en nómina son los siguientes:
- Seguridad social: 8%
- R.P.F.: 10%
Y la seguridad social a cargo de la empresa supone el 30% del sueldo bruto.
Se Pide: Contabilizar nómina y seguros sociales teniendo en cuenta que todo se paga por banco.
Asiento de nómina:
| Cuenta |
Debe |
Haber |
| (640) Sueldos y salarios |
2.000 |
|
| a (476) Organismos de la Seguridad Social acreedores |
160 |
|
| a (4751) H.P. Acreedora por retenciones practicadas |
200 |
|
| a (572) Bancos |
1.640 |
Asiento de seguridad social a cargo de la empresa:
| Cuenta |
Debe |
Haber |
| (642) Seguridad Social a cargo de la empresa |
600 |
|
| a (476) Organismos de la Seguridad Social acreedores |
600 |
Asiento de pago a la seguridad social:
| Cuenta |
Debe |
Haber |
| (476) Organismos de la Seguridad Social acreedores |
760 |
|
| a (572) Bancos |
760 |
Y hasta aquí llego con este artículo sobre cómo se contabilizan las nóminas y Seguridad Social de los trabajadores. Espero que te haya sido de utilidad.
