Gastos Anticipados: Definición y Ejemplos

En este artículo vamos a estudiar en profundidad los gastos anticipados y, además de explicar qué son exactamente, trataremos puntos como el funcionamiento de las cuentas contables en las que se recogen, su posición en el balance de situación o su relación con la cuenta de pérdidas y ganancias.

Y lo haremos con ejemplos que te facilitarán mucho la comprensión.

El principio de devengo y la periodificación contable 

Uno de los principios contables es el principio de devengo que establece que los ingresos y gastos deberán imputarse al ejercicio al que realmente correspondan independientemente de cual sea su fecha de cobro o de pago.

Esto supone que si, por ejemplo, en 2.019 se paga un gasto que corresponde al año 5 ese gasto habrá que imputarlo a ese año 5 aunque el pago efectivo haya tenido lugar en el año 4.

Y la imputación a un ejercicio concreto significa que se va a tener en cuenta para calcular el beneficio o la pérdida de ese año (5), y no al de aquel en que se pagó (4).

Pues bien, la periodificación contable es el proceso de asignar cada ingreso y cada gasto al ejercicio en que realmente debe “surtir efecto” cuando éste no coincide con el de su cobro o pago.

Y el plan contable contiene 4 cuentas para llevarla a cabo:

• Cuenta 480 Gastos anticipados
• Cuenta 485 Ingresos anticipados
• Cuenta 567 Intereses pagados por anticipado
• Cuenta 568 Intereses cobrados por anticipado

Gastos anticipados: definición y cuentas contables 

Definición 

Son gastos anticipados aquellos que se contabilizan en un ejercicio pero que realmente corresponden a otro posterior.

Por ejemplo, el 1 de diciembre contrato el alquiler de una oficina nueva por tres meses. El precio total es de 3.000 euros que se pagan íntegramente ese mismo día.

Ese pago de 3.000 euros se contabiliza el 1 de diciembre, que es cuando tiene lugar, pero en realidad corresponde 1.000 euros a diciembre y otros 2.000 euros a enero y febrero del año siguiente.

Por lo tanto, está claro que los 2.000 son un gasto anticipado: se contabilizan en diciembre pero corresponden al ejercicio siguiente.

Cuentas contables 

Las cuentas que contiene el plan para contabilizar las operaciones de periodificación referentes a los gastos son:

• Cuenta 480 Gastos anticipados
• Cuenta 567 Intereses pagados por anticipado

Cuenta 480 Gastos Anticipados

Según el plan:

Gastos contabilizados en el ejercicio que se cierra y que corresponde al siguiente.

Figurará en el activo corriente del balance. Su movimiento es el siguiente:

1. Se cargará, al cierre del ejercicio, con abono a las cuentas del grupo 6 que hayan registrado los gastos a imputar al ejercicio posterior.
2. Se abonará, al principio del ejercicio siguiente, con cargo a cuentas del grupo 6.

La operativa contable que establece el plan es la siguiente:

• En la fecha en que se produzca, el gasto se contabilizará en la cuenta del grupo 6 que corresponda (alquileres, primas de seguros, servicios profesionales, transportes, etc.).
• Al final del año se hará el asiento por el que se “quitará” del ejercicio en curso la parte del gasto que realmente corresponde al año siguiente. Y en este asiento se cargará la cuenta 480 Gastos anticipados y se abonará la del grupo 6 que se utilizó en su momento por el importe que corresponde al año siguiente.
• Por último, en el ejercicio siguiente, se cargará la cuenta del grupo 6 con abono a la 480 para así imputar el gasto a la cuenta de resultados a la que verdaderamente corresponde.

Cuenta 567 Intereses pagados por anticipado

Según el plan:

Intereses pagados por la empresa que corresponden a ejercicios siguientes.

Figurará en el activo corriente del balance.

Su movimiento es el siguiente: 

1. Se cargará, al cierre del ejercicio, con abono a las cuentas del subgrupo 66 que hayan registrado los intereses contabilizados.
2. Se abonará, al principio del ejercicio siguiente, con cargo a cuentas del subgrupo 66. 

La mecánica contable es la misma que hemos explicado antes para los gastos anticipados, y sólo varían las cuentas a utilizar por ser específicas para los intereses: subgrupo 66 para contabilizar los intereses que se han pagado (intereses de deudas, intereses por descuento de efectos, otros gastos financieros, …)  y 567 Intereses pagados por anticipado para asignarlos al ejercicio correcto.

También veremos un ejemplo más adelante.

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Posición en el balance de situación y relación con la cuenta de pérdidas y ganancias  

Gastos anticipados en el balance de situación 

Tanto la cuenta 480 Gastos Anticipados como la cuenta 567 Intereses pagados por anticipado forman parte del activo corriente.

Así, su lugar en el balance de situación es en el apartado V. Periodificaciones a corto plazo, dentro del activo corriente:

Activo

1. B) Activo corriente
2. Periodificaciones a corto plazo

Gastos anticipados y la cuenta de pérdidas y ganancias 

La función de las cuentas que se refieren a los gastos anticipados es la de imputar a la cuenta de pérdidas y ganancias de cada ejercicio el gasto que realmente le corresponde por aplicación del principio de devengo.

Ya hemos visto que la operativa normal implica contabilizar la totalidad del importe pagado en la cuenta del grupo 6 que corresponda, y es con los apuntes de periodificación con los que se imputa a la cuenta de pérdidas y ganancias de cada ejercicio la cantidad que realmente corresponde a cada año:

Sólo el saldo que la cuenta del grupo 6 tenga a 31 de diciembre será el que se tenga en cuenta a la hora de elaborar la cuenta de pérdidas y ganancias y determinar, así, el beneficio o la pérdida del ejercicio.

Gastos anticipados: ejemplos  

Ejemplo 1 

El 1 de septiembre del año 8 la empresa Aitena, S.L. contrata los servicios de un experto en marketing que se compromete a organizar un evento de presentación de producto una vez al mes durante un período de un año.

Sus honorarios por todo el período ascienden a 12.000 euros más IVA que se pagan mediante transferencia bancaria el mismo día de la firma del contrato.

Los asientos a realizar son los siguientes:

1.- Por la contratación y pago del servicio (1 de septiembre del año 8):

2.- Por la periodificación del gasto (31 de diciembre del año 8):

Como ves, se abona la cuenta del gasto por la cantidad correspondiente a los 8 meses que se han pagado ya pero que en realidad corresponden al año 9.

Así, a la cuenta de resultados de 8 sólo irán como gasto los 4.000 euros (12.000 – 8.000) de los meses de septiembre a diciembre.

3.- Por la imputación del gasto al ejercicio 9 (1 de enero del 9):

Con este apunte la parte de los honorarios que se pagaron por adelantado pero que corresponden al año 9 quedan contabilizados como gasto del ejercicio y se cancela el saldo de la cuenta 480.

Ejemplo 2             

La misma empresa del ejemplo anterior solicita en préstamo de 50.000 euros al banco para devolverlo en 4 meses. El banco se lo concede pero a condición de que el interés será de 100 euros mensuales y los cobrará por adelantado el día 1 de diciembre del año 8.

Los apuntes contables a realizar serán los siguientes:

1.- Por el pago de los intereses totales (1 de diciembre del 8):

2.- Por la periodificación del gasto financiero (31 de diciembre del 8):

Igual que en el ejemplo anterior, se abona la cuenta del gasto financiero por la cantidad correspondiente a los 3 meses que se han pagado ya pero que en realidad corresponden al año 9.

Así, a la cuenta de resultados del 8 sólo irán como gasto los 100 euros (400 – 300) del mes de diciembre.

3.- Por la imputación del gasto al ejercicio 9 (1 de enero del 9):

De esta manera, se contabilizan como gasto en el año 9 la parte de los intereses que corresponden a este ejercicio aunque se pagaron en el año anterior, mientras que a la vez se cancela el saldo de la cuenta 567. 

Y hasta aquí llego con este artículo sobre los gastos anticipados y su tratamiento en contabilidad. Espero que te haya sido de utilidad.

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