Plan Contable: Estructura, Contenido y Ejemplos

Los contables podemos tener más o menos manuales, bases de datos o libros de consulta pero no nos puede faltar un Plan Contable (Plan General Contable o Plan General de Contabilidad, como quieras llamarlo). Puede que lo miremos diez días seguidos o que no lo usemos en meses pero es inconcebible un contable que se precie sin su Plan General de Contabilidad.

Ahora bien, para una persona que quiere aprender seriamente a contabilizar, la necesidad del Plan está al mismo nivel que la del papel o el bolígrafo: No hará nada sin él. Nada de provecho, se entiende.

Y es que para empezar a hacer asiento necesitas tres cosas:

• Un lápiz
• Unos folios
• Un Plan Contable

Lápiz y papel seguro que tienes pero si te falta el Plan…., ay amigo, sólo puedes hacer una cosa: Comprarte uno.

Comprártelo ya. No lo dejes. Créeme, lo necesitas desde el minuto uno.

Los hay de muchas editoriales, de muchos precios (desde 10 o 12 euros en adelante), comentados y no, sólo para Pymes y General más Pymes, los hay en internet y en cualquier librería….. Elige el que quieras, pero hazlo. La inversión es mínima comparada con el gran beneficio que te va a reportar.

Y tú puedes decir: Paso de gastarme dinero, me imprimo un cuadro de cuentas, que en la red hay un montón.

Y yo te digo: ¡¡te equivocas!! Sigue leyendo y verás por qué.

Todo está en el Plan Contable

Ten presente que es muy posible que tú ahora no sepas para que se usa cada cuenta, cuáles son de activo, de pasivo o de neto patrimonial, cuándo tienes que cargarlas o abonarlas, cuáles son las contrapartidas de cada una, la estructura de un balance…..

En resumen:  sabes bastante poco.

Pero la respuesta a todo lo anterior está en el Plan Contable. Todo está en el Plan Contable.

Míralo sino en los siguientes ejemplos:

Ejemplo 1

Esto es lo que aparece en la definición de la cuenta 480 Gastos anticipados.

Gastos contabilizado en el ejercicios que se cierra y que corresponden al siguiente.

Figurará en el activo corriente del balance. Su movimiento es el siguiente:

a) Se cargará, al cierre del ejercicio, con abono a las cuentas del grupo 6 que hayan registrado los gastos a imputar al ejercicio posterior.

b) Se abonará, al principio del ejercicio siguiente, con cargo a cuentas del grupo 6.

Ejemplo 2

Cuenta 561 Depósitos recibidos a corto plazo

Efectivo recibido en concepto de depósito irregular, a plazo no superior a un año.

Figurará en el pasivo corriente del balance.

Su movimiento es el siguiente:

a) Se abonará a la constitución, por el efectivo recibido, con cargo a cuentas del subrupo 57.

b) Se cargará a la cancelación, con abono a cuentas del subgrupo 57.

Como ves, el Plan proporciona toda la información necesaria para trabajar:

• Que incluye la cuenta
• Si es de activo o de pasivo
• Cuando se carga y se abona
• Cual es la contrapartida

Respecto al uso de las cuentas no se puede pedir más….

Pero, sin embargo, entre otras muchas cosas útiles que tiene el Plan contable, contiene otra más que quiero destacar aquí:

En su Parte Tercera podrás encontrar los modelos para elaborar el balance de situación  y la cuenta de pérdidas y ganancias.

El hecho que poder contar con la estructura a mano ya viene bastante bien porque la verdad es que creo que son pocas las personas que recuerdan su composición exacta en cualquier momento.

Pero es que además de eso, también aparece el código de las cuentas que incluye cada partida. Justo al lado de cada una.

¿No es fantástico?

Con una chuleta así se puede hacer los balances sin despeinarse siquiera.

Y otra cosa importante: el truco de la contabilidad está en entender la mecánica desde el principio. Si desde el comienzo sientas las bases correctamente, todo el proceso va ir sobre ruedas.  Y no se puede empezar a hacer asientos contables sin consultar el Plan Contable,  lo mismo que no se puede hacer por primera vez una deliciosa tarta de chocolate sin tener a mano la receta.

Así que ya sabes: Just do it.

Nota Importante: nosotros vamos a usar el Plan General de Contabilidad para Pymes, por lo que todo lo aparezca en este blog, mientras que no se haga mención expresa en contra, estará referido a éste.

 

Plan contable gratis o de pago

Que necesitas un plan contable para hacer los ejercicios ya lo hemos dejado claro.

La cuestión ahora es decidirse por una plan contable gratis o por uno que te cueste el dinero.

Ya sabes lo que pasa en esta vida: lo gratis nos gusta a todos, y puede estar muy bien, pero en la inmensa mayoría de los casos lo que es de pago está mejor y nos suele gustar bastante más….

Plan contable gratis

Aquí lo tienes: BOE.

El inconveniente que tiene es que es bastante incomodo de manejar, porque son 152 páginas a 2 columnas. Échale un vistazo, verás como te cuesta trabajo saber en «qué parte» estás….

Pero oye, que te puede sacar del apuro si no quieres gastarte el dinero.

Plan contable de pago

Los hay desde bastante poco dinero (9 euros) y personalmente pienso que la comodidad que ganas al manejarlo te compensa sobradamente el dinero que te tienes que gastar.

Aquí tienes uno intermedio.

 

Plan General de Contabilidad y Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES)

Existen dos planes de contabilidad distintos: el general y el de PYMES.

El segundo está pensado para negocios de menor tamaño y es más simplificado que el general. La idea es permitir que las pequeñas y medianas empresas puedan cumplir con sus obligaciones contables de una forma más sencilla.

No obstante, su aplicación es voluntaria. Esto quiere decir que las empresas que cumplan los requisitos establecidos por la normativa pueden acogerse a él si lo desean o bien emplear el general.

Podrán aplicar el plan para PYMES aquellas entidades que cumplan, durante dos años consecutivos, al menos dos de los siguientes requisitos:

• Que el total de su activo no supere los 4.000.000 de euros.
• Que la cifra de negocio no supere los 8.000.000 de euros.
• Que no cuente con más de 50 trabajadores.

Aún cuando se de lo anterior, no podrán aplicar el plan PYMES aquellas entidades que:

• Coticen en mercados secundarios
• Deban presentar cuentas anuales consolidadas
• Funcionen con moneda distinta al euro
• Sean determinadas entidades financieras a las que les sea de aplicación una normativa específica.

 

Estructura del Plan General de Contabilidad

Bien, ya tenemos un plan de contabilidad. Vamos a manejarlo pues.

Hay diferentes artículos en la red  en los que podrás ver toda la información teórica que te interesa y que es necesaria conocer respecto a él.

Yo me voy a centrar en lo básico que necesitas saber para poder manejarlo, desde un punto de vista eminentemente práctico y alejándome, en la medida de lo posible, del lenguaje técnico que puede resultar algo más árido.

Para situarnos, es importante empezar por conocer, aunque sea a rasgos muy generales, la estructura del Plan:

Se divide en 5 partes que son:

1.- Primera Parte: «Marco conceptual de la contabilidad»

Contiene los conceptos, criterios y principios básicos que rigen la contabilidad en España.

2.- Segunda Parte: «Normas de Registro y Valoración para pequeñas y medianas empresas»

Contiene las directrices a seguir a la hora de contabilizar y valorar diferentes hechos económicos y elementos patrimoniales.

Por ejemplo, el que los gastos inherentes a las compras se deban contabilizar como mayor valor de las mismas está recogido en la norma de valoración número 12.

3.- Tercera Parte: «Cuentas Anuales»

Aquí encontrarás tanto las reglas de elaboración de las cuentas anuales como los Modelos que te servirán para confeccionarlas.

4.- Cuarta Parte: «Cuadro de Cuentas»

Lista con todas las cuentas contables (aunque sólo nombradas).

5.- Quinta Parte: «Definiciones y Relaciones Contables»

Nuevamente todas las cuentas contables pero aquí ya aparecen con definición: para que se usa cada una, cuando se carga y se abona…

 

Obligatoriedad de las distintas partes del plan 

De las cinco partes en las que se divide el plan sólo las tres primeras son de obligado cumplimiento y no así las dos últimas (las que contienen la nomenclatura y funcionamiento de las cuentas contables).

Ahora bien, aunque el nombre y uso de las cuentas no sea obligatorio sí que es  aconsejable y muy recomendable su utilización en aras de homogeneizar la información contable.

De hecho, en la práctica, lo habitual es que las empresas utilicen las cuentas y sus movimientos tal como aparecen en el plan. Y a lo más que se llega es a crear cuentas nuevas dentro de los subgrupos que ya existen.

Los principios contables

Dentro de la primera parte del Plan General de Contabilidad están los Principios Contables, que son una serie de normas generales que hay que tener en cuenta a la hora de llevar cualquier contabilidad y son de obligado cumplimiento.

Te dejo por aquí una idea general de cada uno:

1.- Empresa en funcionamiento

Se considera que la empresa está en funcionamiento y lo estará en un futuro próximo, a no ser que se pruebe lo contrario.

Sólo en los casos en los que no sea así, se podrán aplicar los criterios contables más adecuados para reflejar la realidad de las operaciones de liquidación.

2.- Devengo

Implica que los ingresos y los gastos se imputarán al ejercicio en el que se produzcan las operaciones de las que derivan, independientemente de la fecha de su pago o cobro.

Por ejemplo, el sueldo de diciembre de los trabajadores se ha pagado en enero del año siguiente: el gasto de personal se imputará al ejercicio al que pertenece ese mes de diciembre porque es al que corresponde el sueldo, sin perjuicio de que se pague en enero del ejercicio posterior.

3.- Uniformidad

Significa que cuando existe la posibilidad de aplicar varios criterios diferentes, una vez que se elige uno no se puede cambiar si no cambian las circunstancias que motivaron su elección.

Piensa que pasaría, por ejemplo, si este año valoras tus existencias siguiendo el método FIFO («first into first out) y que el año siguiente aplicas el LIFO («last into last out). Estás con él dos años y luego usas el del Precio Medio Ponderado…..

La información de los distintos ejercicios no sería comparable.

Sin embargo, si los motivos que llevaron a la empresa a elegir un método han cambiado y ahora existen elementos que determinan la necesidad de modificar el criterio, se puede hacer. Y ello porque uniformidad no significa inamovilidad. Eso sí: habrá que hacer constar en la memoria las explicaciones necesarias.

4.- Prudencia

Por este principio el plan contable nos obliga, a grandes rasgos, a contabilizar en el ejercicio de que se trate:

• los beneficios, cuando verdaderamente se hayan producido,
• mientras que los gastos se reflejarán con el mero conocimiento de los mismos.

5.- No compensación

Significa justo lo que su nombre indica: no se podrán compensar cuentas de activo con cuentas de pasivo ni ingresos con gastos.

6.- Importancia relativa

Habrá que estar la importancia de las consecuencias que se produzcan al aplicar algún criterio del plan, de forma que si esa importancia es mínima se podrá flexibilizar su aplicación.

Por ejemplo, el saldo de una cuenta de un cliente es de 15.oo1 euros cuando realmente me debe sólo 15.000. Realmente esa partida no está ajustada a la realidad pero dado que la diferencia es de sólo 1 euro el saldo se puede dar perfectamente por bueno.

 

Cuadro de cuentas

Como lo que nos interesa es empezar a hacer asientos, las Partes del Plan General de Contabilidad que más vamos a manejar son la Cuarta (cuadro de cuentas)  y la Quinta (uso de cada cuenta).

Allá vamos.

Las cuentas están agrupadas en 7 grupos diferentes y debes saber qué engloba cada uno, por lo menos a grandes rasgos.

¿Por qué?

1.- Porque necesitas saber que cuentas tienes que usar para hacer un asiento  contable.

2.- Porque si sabes en que grupo puede estar antes encontrarás la que necesites.

3.- Porque los códigos de las cuentas funcionan como las plantas de los hoteles: lo mismo que todas las habitaciones de una planta empiezan con el número de esa planta  las cuentas de un grupo comienzan con el número del grupo.

No te asustes, conforme vayas practicando se te irá haciendo  fácil, ya lo verás….

Estos son los 7 Grupos del Plan Contable para Pymes y básicamente, cada uno recoge lo siguiente:

• Grupo 1.- «Financiación Básica”.

Financiación de la empresa, tanto propia (fondos propios) como ajena a largo plazo.

Ejemplos:  capital que se aporta al constituir la entidad,  beneficios que se vayan destinando a reservas,  préstamos recibidos o deudas  a largo plazo (de entidades de crédito o no, de empresas del grupo o no), subvenciones de capital recibidas……

• Grupo 2.- “Activo No Corriente”.

Activos con los que cuenta la empresa para desarrollar su actividad así como las inversiones financieras a largo plazo.

Ejemplos: maquinaria que usa la empresa, programas informáticos, terrenos, créditos que ha concedido a largo plazo, fianzas constituidas a largo plazo…

• Grupo 3.- “Existencias”.

Son los elementos que la empresa destina a su venta o  emplea en su proceso productivo. Las cuentas de este grupo se usan sólo cuando se producen los movimientos de inventario (al cierre del ejercicio) y nunca en el momento de adquisición de estos productos.

Ejemplos: Mercaderías, materias primas, productos terminados, embalajes…..

• Grupo 4.- “Acreedores y Deudores por operaciones comerciales”

Deudas o créditos que la empresa va a generar en su tráfico comercial (al comprar, al vender, al prestar sus servicios…) sin que aquí se distinga si las operaciones son a largo o a corto plazo. Incluye también las cuentas con las Administraciones Públicas.

Ejemplos: Proveedores, Acreedores, Clientes, Deudores, Hacienda Pública deudora por diversos conceptos, Organismos de la Seguridad Social Acreedores….

• Grupo 5.- «Cuentas Financieras”.

Deudas, créditos o inversiones siempre que: por un lado, sean ajenas al tráfico comercial de la empresa (que correspondería al grupo 4) y, por otro, tengan vencimiento a corto plazo. También están aquí las cuentas de Tesorería.

Ejemplos: Deudas a corto plazo con entidades de crédito, créditos a corto plazo, imposiciones a corto plazo, cuentas corrientes con socios y administradores, caja, bancos……

• Grupo 6.- “Compras y Gastos”.

Compra de mercancía y cualquier tipo de  gasto del ejercicio.

Ejemplos: Compra de mercaderías, devoluciones de compras, arrendamientos, suministros, primas de seguros, sueldos y salarios, intereses de deudas, gastos excepcionales, amortización del inmovilizado…..

• Grupo 7.- “Ventas e Ingresos”

Todos los ingresos de la empresa, tanto los que obtiene en las operaciones propias de su actividad como cualquier otro ajeno a ella.

Ejemplos: Ventas, prestaciones de servicios, ingresos por arrendamiento, subvenciones a la explotación, otros ingresos financieros…..

 

Infografía

 

 

Vale, ¿y ahora qué?

 Te diré lo que va a pasar ahora: al principio tendrás que mirar en casi todos los grupos hasta encontrar lo que buscas.

No te preocupes, nos ha pasado a todos.

Pero piensa que a medida que vayas practicando irás reteniendo la información.

Casi sin darte cuenta irás recordando lo que has leído antes y más pronto que tarde te irás directo al grupo de cuentas adecuado.

Los número de teléfono que más usas acabas memorizándolos ¿verdad? Pues con los códigos de las cuentas te pasará igual.

Tendrás que practicar, claro. Y mucho.

No puedes pretender memorizar todas las cuentas contables, que son muchísimas. No es necesario tampoco: no van a desaparecer de la faz de la tierra todos los planes contables. Siempre habrá alguno que podamos consultar……

Pero tampoco te engañes: que tengas un libro de consulta a mano no significa que esto vaya a ser un paseo por el parque.

Para aprender contabilidad vas a tener que trabajar. Y trabajar  bastante.

La contabilidad se aprende

• Practicando mucho.
• Practicando correctamente.
• Y practicando desde el principio

Bonus: 6 trucos para situarte un poco mejor en los grupos de cuentas del plan de contabilidad

Para que no salgas corriendo antes de empezar y se te haga la cosa un poco más ligera,  te voy a dar 6 trucos que funcionan en la mayoría de los casos:

1.- Los grupos 6 y 7 están claros y no dejan lugar a dudas:

Sólo se usan para Compras y Gastos (Grupo 6) y para Ventas e Ingresos (Grupo 7).

Punto.

2.- El Grupo 3 sólo y exclusivamente se usa en las operaciones de cierre de ejercicio para regularizar los inventarios.

O sea, que para cualquier operación que no sea relativa a los inventarios de fin de año olvídate de él.

Claro también.

3.- Siempre que estemos ante una operación de largo plazo nos iremos a los Grupos 1 o 2.

Pero si la operación de largo plazo es con clientes, proveedores o acreedores buscaremos en el grupo 4.

4.- Por el contrario, las operaciones a Corto Plazo se recogen en el Grupo 5, a no ser que, como en el caso anterior, se trate de operaciones con clientes, proveedores o acreedores que entonces estarán en el Grupo 4.

5.- Queda claro, pues, que todo lo que sean clientes, acreedores o proveedores están el Grupo 4.

También están aquí las cuentas de IVA, Hacienda Pública y Organismos de la Seguridad Social.

6.- Caja y Bancos: Grupo 5.