La Variación de Existencias: Con Ejemplos

A mí la variación de existencias me parece gran invento. Si señor. Es absolutamente necesaria para determinar el resultado de una empresa que se dedica a una actividad de compraventa,  de fabricación o que, por cualquier otro motivo, trabaja con bienes susceptibles de ser inventariados.

Refleja un dato que una vez que te lo explican te parece muy lógico, pero que, si te pasa como a mí en su día, no se te hubiera ocurrido.

Con el contenido de este artículo aprenderás a contabilizar la variación de existencias y dominarás los asientos contables que se refieren a ella con los ejemplos que te propongo.

Y, por supuesto, entenderás perfectamente su definición.

Variación de existencias: definición

La variación de existencias  es el reflejo contable del aumento o disminución que se produce en el inventario de la empresa al compararlo en dos momentos distintos: al final del ejercicio y al principio.

También se conoce como regularización de existencias, y te lo voy a explicar para que lo entiendas mejor:

Habrás oído la expresión “estamos de inventario”. Supongo que sabes lo que es: hacer inventario es realizar un recuento de la mercancía que es propiedad de la empresa. Es el paso previo y necesario para calcular la variación de existencias.

Y es necesario hacer este recuento al final del ejercicio porque las existencias que resulten de él (existencias finales) hay que compararlas con las que había al inicio del período (existencias iniciales) para ver si han aumentado o disminuido.

Quédate con una idea fundamental: si el inventario final es superior al inicial la diferencia supondrá  un ingreso para la empresa, y si es inferior el importe de la disminución será un gasto.

¿Por qué? Porque lo que va como gasto a la cuenta de resultados son las mercancías consumidas, es decir, las que se han empleado en el ejercicio de la actividad.

Con un ejemplo lo vas a entender perfectamente.

Supongamos que inicias un negocio de compraventa de ordenadores el 28 de diciembre de 2030. En ese año sólo has hecho una operación: has comprado 10 ordenadores por un importe total de 5.000 euros.

Veamos cuál será el resultado de tu empresa a 31 de diciembre en distintos escenarios.

1.- Si tus existencias finales son  los 10 ordenadores y lo único que has hecho es una compra por 5.000 euros.

¿Eso quiere decir que has tenido una pérdida de 5.000 euros?

No. En realidad el resultado de tu empresa es 0. No has ganado ni perdido nada, porque has tenido un gasto de 5.000 euros por la compra, cierto, pero tienes en tu almacén esos 10 ordenadores por su valor de 5.000 euros.

No has consumido nada de la mercancía y la tienes intacta, así que forma parte del activo de la empresa, el cual antes estaba compuesto por 5.000 euros en dinero y ahora está formado por 5.000 euros en ordenadores.

A esta conclusión llegamos aplicando la lógica general. Ahora vamos a calcular el resultado desde el punto de vista contable.

Existencias Iniciales:                0

Existencias Finales:          5.000

Las existencias finales son superiores a las iniciales, por lo que la variación de existencias es 5.000 euros que supondrán un ingreso.

Ingresos:                                          5.000 (de la variación de existencias)

Gastos:                                         –   5.000 (compras)

Resultado de la actividad                      0

2.- Año siguiente.-  No realizas ninguna operación pero al hacer el recuento del almacén a 31 de diciembre te das cuenta que 2 ordenadores están inservibles a causa de una inundación en el local. Por lo tanto tus existencias finales  a 31 de diciembre son 8 ordenadores por valor de 4.000 euros.

Si no has realizado ninguna operación y lo único a tener en cuenta es que al empezar el año tenías 5.000 euros en existencias y al acabar sólo tienes 4.000, el resultado de tu actividad está claro:  has perdido 1.000 euros.

A ver:

Existencias Iniciales:                     5.000

Existencias Finales:                       4.000

Las existencias finales son inferiores a las iniciales, por lo que la variación de existencias es de 1.000 que supondrán un gasto para la empresa.

Ingresos:                                                   0

Gastos:                                          –   1.000 (variación de existencias)

Resultado de la actividad           –  1.000

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Contabilización de la Variación de Existencias

1.- Fecha de realización del asiento contable de variación de existencias

El apunte contable de la variación de existencias se hace sólo y exclusivamente en la fecha del cierre del ejercicio, que será 31 de diciembre si coincide con el año natural. El ajustar el saldo de la cuenta de existencias a la realidad del momento es lo que se llama «regularización de existencias».

2.- Cuentas que intervienen

• Grupo 3 del plan contable: Engloba todos los elementos que se destinan a su venta o a la integración al proceso productivo si la actividad de la empresa es la fabricación. En este grupo se contabilizan las existencias de cualquier material que sea inventariable.

Las  cuentas más representativas son:

• Cuenta   300 “Mercaderías”  Se usa para la mercancía que se compra para vender.
• Cuenta   330 “Productos en curso”   Se usa cuando la empresa se dedica a la fabricación o producción.

La contrapartida del grupo 3 en el asiento de variación de existencias siempre será una cuenta del grupo 6 o del grupo 7 (según corresponda).

Ejemplos:

• Cuenta   610 “Variación de Existencias”: Se usa como contrapartida de la cuenta 300.
• Cuenta   710 “Variación de Productos en Curso”: Se usa como contrapartida de la cuenta 330.

Otras cuentas: 310, 340, 350,…711,712,713.

3.- Asiento de variación de existencias

Al cierre del ejercicio se dan de baja las existencias iniciales y se dan de alta las existencias finales.

Esto se hace en dos apuntes, nunca por diferencia:

La cuenta 300  Mercaderías se abonará por las existencias iniciales con cargo a la cuenta 610 Variación de existencias,  y se cargará por las existencias finales con abono a la cuenta 610.

Por lo tanto la estructura del asiento contable de la variación de existencias es:

1.- Para dar de baja las existencias iniciales:

2.- Para dar de alta las finales:

En caso de que la actividad de la empresa sea de producción o fabricación la mecánica es, por ejemplo:

La cuenta 330 Productos en curso se abonará por las existencias iniciales con cargo a la cuenta 710 Variación de productos en curso y se cargará por las existencias finales con abono a la cuenta 710.

La estructura sería la misma que hemos visto anteriormente pero cambiarían las cuentas contables: en lugar de la 300, se utilizarían 330 Productos en curso, 340 Productos semiterminados… Y en lugar de la cuenta 610 emplearíamos la 710 Variación de existencias de productos en curso, 711 Variación de existencias de productos semiterminados, etc.

Ejemplos

Con estos ejemplos básicos de regularización de existencias podrás asimilar mejor esta materia.

Ejemplo de contabilización de variación de existencias de mercaderías

La empresa “AM” se dedica a la compraventa de ropa deportiva. El valor de la mercancía que tiene en almacén a 31 de diciembre es de 40.000 euros.

Teniendo en cuenta que a 1 de enero contaba con género por importe de 25.000 euros, los asientos a realizar son los siguientes:

Para dar de baja las existencias iniciales:

Para dar de alta las existencias finales:

Ejemplo de contabilización de variación de existencias en empresa de fabricación

La empresa “PB” desarrolla una actividad de fabricación de gafas de sol. El valor de sus existencias es:

Estos son los asientos a realizar:

Por dar de baja las existencias iniciales:

Por dar de alta las existencias finales:

Variación de Existencias Negativa

Antes de nada es importante tener presente la siguiente cuestión terminológica: la variación de existencias podrá ser positiva o negativa pero las existencias nunca, jamás,  pueden ser negativas. Una empresa puede tener la mercancía que sea, mucha o poca, pero nunca menos de cero.

Aclarado esto, la confusión sobre este tema es posible que venga motivada por el hecho de que podemos encontrarla con dos significados contrapuestos:

• Por un lado, se dice que la variación de existencias es negativa cuando las existencias finales son inferiores a las iniciales. Y se usa aquí el término “negativa” en el sentido de que al cierre del ejercicio el almacén ha sufrido una disminución con respecto al inicio del período. En la web de la AEAT tienes un ejemplo.

Estamos, por tanto, ante un gasto contable.

• Por otra parte, esta expresión también se utiliza cuando el saldo de la cuenta 610 es negativo, es decir, cuando presenta un saldo acreedor por ser las existencias finales superiores a las iniciales (justo lo opuesto a lo dicho en el punto anterior).

Y en este caso estaríamos ante un ingreso en la cuenta de resultados.

El contexto es el que va a determinar un sentido u otro. Entiendo que ambos usos son correctos porque:

• El primero se refiere al concepto de variación de existencias como tal, es decir, al resultado de comparar el tamaño del almacén en dos momentos distintos.
• Y el segundo hace referencia al saldo de la cuenta contable 610 Variación de existencias.

Una vez que tienes clara la diferencia entre estas dos ideas no vas a tener problema en interpretar esta frase en función del escenario en que aparece ni en utilizarla adecuadamente ayudándote de la explica

Y hasta aquí llego en este artículo sobre la variación de existencias en contabilidad. Espero que te haya sido de utilidad.

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