Asientos Contables: Explicación Sencilla y con Ejemplos

Si no tienes claro qué son los asientos contables, qué tipos hay o cuál es su estructura, por ejemplo, este artículo te interesa porque en él explicamos todos estos aspectos y otros más que seguro que te resultan interesantes.

Todo ello con numerosos ejemplos que facilitan mucho la comprensión.  

Qué son los asientos contables 

Podemos decir que:

El asiento contable es la anotación en el libro diario con la que se registra cada hecho económico relativo a la empresa y que afecta a su situación patrimonial.

De esta definición llamo tu atención sobre 3  puntos:

1.- El reflejo en la contabilidad de las distintas operaciones que realiza la empresa se lleva a cabo mediante la realización de los correspondientes asientos contables. 

«Contabilizar» es, por lo tanto, hacer asientos contables (también se llaman «apuntes contables»).

2.- Los asientos contables se anotan en el libro diario de la entidad, que es aquel que recoge todas las operaciones económicas realizadas por la empresa ordenadas cronológicamente.

3.- Los hechos económicos susceptibles de contabilización son aquellos que afectan a la situación patrimonial de la compañía. 

Esto implica que si un acontecimiento no produce una alteración en la composición del patrimonio, ya sea desde el punto cuantitativo o cualitativo,  no se contabilizará.

Lo veremos más claro con los siguientes ejemplos:

• Mi empresa compra un coche y lo paga con dinero que tenía en el banco. En este caso se produce una alteración cualitativa en el patrimonio de la empresa: antes tenía dinero y ahora tiene un coche. Está claro que habrá que hacer el apunte correspondiente.
• Emplea 2.000 euros en pagar una reparación de una máquina. Este hecho supone una disminución en su patrimonio (una alteración cuantitativa) ya que tiene 2.000 euros menos que antes. Obviamente, tendrá que reflejarse contablemente.
• La empresa firma un contrato como fiador de uno de sus socios. La fianza implica que si el deudor principal no cumple con su obligación de pago (en este caso es uno de los socios) será el fiador (la entidad) la que tendrá que cumplir su obligación. 

Este hecho tiene trascendencia económica para la entidad, no cabe duda, porque supone la posibilidad de una futura obligación de pago. Pero la verdad es que en este momento no se produce variación alguna ni en su situación económica ni en la financiera. Por lo tanto, no corresponde hacer ningún asiento contable.

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Tipos de asientos contables

Los tipos de asientos contables se pueden establecer atendiendo a dos puntos de vista:

• Según su forma
• Según su fondo

Tipos de asientos contables según su forma: asientos contables simples y compuestos 

La diferencia entre estas dos clases de apuntes es muy sencilla y con los ejemplos que te propongo la verás aún más clara:

Asientos contables simples

Son aquellos en los que sólo intervienen dos cuentas contables: una en el debe y otra en el haber.

Asientos contables compuestos 

Son aquellos en los que intervienen más de una cuenta contable en el debe, en el haber o en ambos.

Ejemplos 

Ejemplo de asiento contable simple 

El banco me cobra 300 euros de comisiones bancarias:

Se trata de un asiento contable simple porque sólo contiene una cuenta contable en el debe y otra en el haber.

Ejemplo de asiento contable compuesto 

El banco me cobra 300 euros de comisiones bancarias y 250 de intereses:

Se trata de un asiento contable compuesto porque contiene dos cuentas contables diferentes en el debe.

Tipos de asientos contables según su fondo

La mayoría de los autores coinciden en que atendiendo al fondo se pueden establecer los siguientes tipos de asientos:

• Asiento de apertura.- Es aquel con el que se inicia la contabilidad del ejercicio cuando la empresa ya venía desarrollando su actividad en el año anterior. En el aparecen todas las cuentas contables con el saldo con el que se cerraron al finalizar el ejercicio previo.
• Asientos contables operativos.- Son los que se utilizan para contabilizar las operaciones que realiza la empresa en el desarrollo de su actividad.
• Asientos contables de ajuste.- Se llaman así a una serie de asientos que se realizan al final del año y que son propios de las operaciones de cierre del ejercicio. No reflejan acontecimientos económicos que hayan tenido lugar en un momento dado pero sí que son necesarios para realizar determinados «ajustes». Por ejemplo: amortización del inmovilizado, variación de existencias, reclasificación de deudas…..
• Asiento de regularización.- Mediante este asiento se saldan las cuentas del grupo 6 (gasto) y del grupo 7 (ingreso) y con él se obtiene el resultado de la actividad: beneficio o pérdida.
• Asiento de cierre.- Es el último apunte que se realiza en el ejercicio y con él se cancelan todas las cuentas contables (menos las de los grupos 6 y 7 que ya se han cancelado con el asiento de regularización).

Antes de empezar con los asientos contables: domina algo de vocabulario 

Debe y haber

Es fundamental que tengas muy, muy claro qué es el debe y qué es el haber, porque desde un punto de vista puramente mecánico contabilizar consiste, básicamente, en colocar importes y cuentas contables en el sitio correspondiente, que unas veces será el debe y otras será el haber.

Son términos con un origen etimológico que se remonta a la edad media pero, a los efectos que nos ocupan ahora, no viene al caso explicarlo. Lo importante es que tengas claro que:

• El debe es la parte izquierda.
• El haber es la parte derecha.
• “Cargar” es anotar en el debe.
• “Abonar” es anotar en el haber.

Otros términos útiles 

• Activo: bienes y derechos de la empresa.
• Cuentas de activo: cuentas contables que representan los bienes y derechos de la empresa.
• Pasivo: deudas contraídas por la empresa que tiene que devolver. 
• Cuentas de pasivo: cuentas contables que representan las deudas de la empresa.
• Neto patrimonial o patrimonio neto: recursos propiedad de la empresa (aportaciones de los socios, resultados no distribuidos y subvenciones, donaciones y legados)
• Cuentas de neto patrimonial: cuentas contables que representan los recursos propiedad de la empresa.
• IVA soportado: Impuesto sobre el valor añadido que la empresa debe pagar en sus adquisiciones de bienes y servicios.
• IVA repercutido: Impuesto sobre el valor repercutido que la empresa debe cobrar a sus clientes en sus operaciones de venta y entrega de bienes o servicios.

Cómo hacer un asientos contable

Haz clic aquí y verás el manual donde explico con detalle un método de 4 pasos muy fácil de aplicar que, básicamente, consiste en:

1.- Elegir las cuentas contables que corresponde utilizar.

2.- Determinar su naturaleza, es decir, si son de activo, de pasivo, de metro patrimonial, de ingresos o de gastos.

3.- Decidir su lugar en el apunte (debe o haber) aplicando, para ello, la siguiente regla fundamental:

• Las cuentas de Activo nacen y crecen por el Debe y disminuyen por el Haber. 
• Las cuentas de Pasivo y de Neto Patrimonial nacen y crecen por el Haber y disminuyen por el Debe.
• Las cuentas de Compras y Gastos (grupo 6) funcionan como las de Activo y las cuentas de Ventas e Ingresos (grupo 7) funcionan como las de Pasivo. En ambos casos, algunas cuentas de descuentos son la excepción.

4.- Elaborar el asiento con los datos anteriores y siguiendo la estructura que veremos más adelante. 

Es importante que recuerdes que los asientos contables siempre deben estar cuadrados, es decir, los importes que figuren en el debe han de sumar lo mismo que los que figuren en el haber.

Si no es así, el asiento está descuadrado y eso es un error bastante grave.

La herramienta imprescindible para hacer asientos contables perfectos

Para hacer los asientos contables correctamente necesitas usar el plan contable.

Los hay de muchas editoriales diferentes, comentados y no, más caros y más baratos, pero por poco dinero ya lo puedes encontrar en papel, que es lo mejor:

Si prefieres no gastar nada también puedes descargártelo directamente del BOE, pero ya te digo que hay una diferencia abismal entre uno y otro, no en contenido, obviamente, sino en formato: el del BOE  es un PDF de 152 páginas a dos columnas que se convierte en un auténtico laberinto y te puede poner tan nervioso que más que ayudarte haga que te den ganas de romperlo ….

Sea como sea, lo importante es que tengas uno y, sobre todo, que te acostumbres a trabajar con él.

Estoy segura de que te alegrarás porque como te he dicho antes (y no me cansaré de repetir): es la herramienta imprescindible para hacer asientos contables perfectos.

Estructura y ejemplos de asientos contables básicos

Si tienes poca experiencia a la hora de hacer apuntes te puede venir bien lo que viene a continuación porque lo puedes utilizar como una especie de «plantilla» para asientos muy básicos.

Con el fin de facilitar su comprensión verás que distingo entre dos tipos de apuntes: con IVA y sin IVA.

Estructura mínima general del apunte contable

Todo asiento contable tiene que tiene que tener la siguiente estructura mínima:

(Califico esta estructura como «mínima» porque realmente es el mínimo de cuentas que puede tener un asiento: 2)

En esta estructura, la parte derecha de la «a» es de debe del apunte y la parte izquierda el haber. Y tenemos:

• En el debe: importe y cuenta contable que se carga.
• En el haber: cuenta contable que se abona e importe.

Si se trata de un asiento compuesto aparecerán más cuentas en el debe y/o en el haber, cada una con su importe.

También puedes encontrarlos así (de hecho, esta es la estructura que usamos en este blog):

Por ejemplo:

Se hace una transferencia de 4.000 euros a un proveedor:

O también:

Asientos contables mecanizados

Está claro que para aprender contabilidad tienes que saber como se hacen los asientos contables, tienes que practicar con ejercicios de asientos contables y tienes casi que soñar con asientos contables.

Y aún así, para trabajar en este campo, te faltaría un paso más: tienes que aprender a mecanizar los asientos contables.

A nivel académico, la contabilidad se trabaja con papel y lápiz pero en la «vida real» (afortunadamente) se utilizan los programas de contabilidad.

Son una pasada: introduces los apuntes contables y automáticamente te calcula los mayores, los balances, cualquier tipo de listado, te permite hacer todo tipo de comprobaciones, o modificaciones….

Muchos de los software que hay en el mercado tienen versiones de prueba e incluso los hay gratuitos.

Asientos contables: ejercicios resueltos

Haz clic aquí y accederás a una serie de ejercicios de asientos contables resueltos y con las soluciones comentadas.

Con ellos podrás practicar con una gran variedad  de apuntes y de cuentas, de forma que cogerás mucha soltura en la mecánica contable básica.

Aprovecha la siguiente infografía para situarte en los grupos del plan y así elegir la cuenta que corresponda más fácilmente.

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