Si quieres iniciarte en el campo de la contabilidad este artículo es ideal, porque la mayor parte del post está dedicada a explicar los conceptos contables más elementales, los que vas a necesitar para avanzar con seguridad y que son tan “básicos” que es prácticamente obligatorio empezar por ellos.
¿Por qué te interesa aprender una contabilidad básica para mejorar tu «empleabilidad»?
Con la contabilidad pasa como con cualquier otra materia: se aprende, principalmente, por dos tipos de motivos:
- Por motivos académicos: es una asignatura que forma parte de diferentes planes de estudios.
- Por motivos “profesionales”: porque se pretende trabajar con ella.
Sobre el primer caso no tengo nada que decir aquí: hay que dominarla si se quiere aprobar.
Y sobre el segundo, también está claro que para poder trabajar con ella tienes que formarte previamente.
Sin embargo, puede que hayas llegado a este artículo sin estar todavía muy seguro de si realmente te conviene prepararte en este campo para mejorar tu situación en el mercado laboral.
La respuesta a esa cuestión, en mi opinión, es clara y rotunda:
Sí.
No me cabe duda de que aprender contabilidad, aunque sea a nivel básico, va a mejorar tu capacidad para encontrar trabajo o para mejorar el que ya tienes.
Ten en cuenta que ser contable es tener una profesión cualificada, lo que siempre se ha llamado “un oficio”.
El departamento de administración de una pequeña empresa, por ejemplo, lo puede llevar una persona con unas nociones generales, pero para llevar la contabilidad de esa misma pequeña empresa hay que tener conocimientos específicos. Y esto hace que el número de personas con las que competir para ese puesto sea bastante menor.
Para no extenderme mucho en este punto te dejo a continuación 3 razones importantes que avalan mi postura:
- Hay numerosas ofertas de empleo para contables: sólo tienes que entrar en cualquier portal de empleo y podrás comprobar por ti mismo que al aprender contabilidad accederás a una profesión con bastante demanda.
- La formación en contabilidad se plantea también como un interesante complemento de otras profesiones, lo que añade “un plus” a la que ya tienes.
- No sólo aumentará tus posibilidades de encontrar trabajo por cuenta ajena por lo que ya he dicho anteriormente sino que, además, se te abrirán dos nuevos campos como mínimo:
1.- Podrás trabajar como freelance, buscando tus propios clientes
2.- Podrás dedicarte a la enseñanza, bien como profesor en alguna academia o bien impartiendo clases a tus propios alumnos.
¿Por qué te interesa aprender una contabilidad básica si tienes una empresa?
Las sociedades mercantiles están obligadas a llevar la contabilidad conforme a los principios establecidos en el Código de Comercio y en el plan general contable, deben legalizar los libros obligatorios (libro diario y de inventarios y cuentas anuales) y realizar el depósito de sus cuentas en el Registro Mercantil.
Son obligaciones muy estrictas que implican ser un profesional para poder llevarlas a cabo. Ahora bien, aunque tú no seas contable, tener unos conceptos básicos de contabilidad te va a ser muy útil a la hora de tomar decisiones relativas al desarrollo de la actividad económica así como a su situación financiera.
El poder interpretar un libro mayor, un balance de comprobación de sumas y saldos, los estados contables…. Simplemente saber distinguir las compras y gastos o tener clara la diferencia entre acreedores y deudores va a marcar una diferencia.
Y si eres un empresario persona física (no sociedad mercantil) no estás obligado a llevar una contabilidad por partida doble pero, aún así, tener una noción de los principios básicos de contabilidad te a ayudar a entender la evolución de tu negocio en unos términos diferentes a los estrictamente monetarios.
Supondría ir algo más allá de registrar todos los gastos y los ingresos, ver los movimientos del banco y estar pendiente del saldo de la cuenta….
Ya ves: en todas las empresas, grandes, pequeñas, o medianas, el hecho de que la persona que está al frente tenga claro lo básico de contabilidad es un plus importante.
Lo que yo entiendo por contabilidad básica
Para mí la contabilidad básica es lo esencial en la contabilidad, lo más importante, lo más elemental, el principio de todo…
Claro que con esta expresión también se designa al nivel menos avanzado de esta materia.
Sí. Sin duda contabilidad básica es lo contrario a “contabilidad avanzada”. Pero esta contabilidad básica suele ocupar toda una asignatura en muchos grados o ciclos.
Y muchos de los artículos que hay en este blog entrarían dentro de esta acepción de la expresión contabilidad básica.
Sin embargo, para que este post sea de utilidad, la idea es centrarlo en lo que sería la contabilidad básica para principiantes.
Si alguien me dice: “no tengo ni idea de contabilidad, ¿por donde empiezo?”, yo le contesto: por tener muy claro que cuenta contable hay que usar y cuando hay que cargarla y cuando abonarla. Es decir: por aprender a hacer asientos con seguridad y soltura.
Y para hacer los asientos, las cuentas que correspondan se colocan unas veces en el debe y otras en el haber. Y esa es la clave: saber por qué unas veces una cuenta va en un sitio y otras en otro.
Luego hay un montón de cosas más que hay que aprender, por supuesto, pero si consigues entender qué cuenta es la que se carga y se abona y por qué habrás encontrado la llave maestra que te servirá para abrir todas las puertas que te vas a encontrar.
Bueno, en realidad tengo que rectificar lo anterior: no se trata de «si consigues entender» sino que lo correcto es «cuando consigas entender». Porque si sigues el procedimiento adecuado lo vas a lograr, no te preocupes. Al principio te costará un poco de trabajo pero con práctica y dedicación no te será ningún problema: abandonarás el nivel de principiante antes de lo que te imaginas….
Piensa que, en definitiva, contabilizar consiste en plasmar en asientos contables una serie de datos económicos. Después, partiendo de esos asientos que hemos hecho obtendremos la información que necesitamos y que es el objetivo último que se persigue.
Pero todo empieza con los asientos. Y los asientos son las cuentas del plan contable colocadas en un sitio o en otro (junto con unos importes, claro). Nada más.
Y nada menos.
Con este manual lo puedes conseguir en una tarde (bien aprovechada, eso sí).
Lo más básico para un principiante en contabilidad
Para que puedas hacer asientos correctos y perfectos tienes que grabarte a fuego lo siguiente:
- Las cuentas de activo nacen y crecen por el debe y disminuyen por el haber.
- Las cuentas de pasivo y neto patrimonial nacen y crecen por el haber y disminuyen por el debe.
- Las cuentas de gasto funcionan como las de activo y las de ingreso como las de pasivo, salvo las relativas a los descuentos.
Este es, sin lugar a dudas (y en mi opinión, claro), el núcleo fundamental de nuestra materia. La esencia de la contabilidad básica.
El inconveniente con el que nos encontramos es que aplicar esta regla (que ya has debido memorizar) no es tan sencillo como a simple vista puede parecer.
Para poder hacer lo que nos indica hay que empezar por saber:
- Qué es el debe y qué el haber.
- Qué cuentas son de activo, cuáles de pasivo, cuáles de neto patrimonial, de gasto y de ingreso.
- Cuándo nacen, cuándo crecen y cuándo disminuyen.
Eso para poder aplicar la regla, pero como es obvio, para hacer un asiento, lo primero que hay que hacer es elegir la cuenta correcta y cuando la tengamos ya decidir si va al debe o al haber en función de si es de activo, de pasivo o de neto, y si está naciendo, creciendo o disminuyendo.
Lo más fácil de todo, sin ninguna duda, es el primer punto, y además imagino que ya lo sabes: el debe es el lado izquierdo y el haber el lado derecho. Cargar es anotar en el debe y abonar es anotar en el haber.
Esto es sencillo.
Lo demás ya necesita de una explicación «un poquiiito» más larga….
Te recomiendo que te tomes muy en serio este tema y que le dediques el tiempo que sea necesario porque ya has visto su importancia.
Mínimo vocabulario contable elemental e imprescindible
Tengo muy presente que este artículo está especialmente orientado a principiantes que quieren dejar de serlo y que desean fervientemente abandonar el nivel básico lo antes posible, así que antes de seguir voy a recapitular y a explicar bien algunos términos muy elementales que necesitas manejar con seguridad:
- Activo.- Bienes y derechos de la empresa: los bienes son los elementos, con entidad física o no, con los que cuenta la empresa. Los derechos son deudas que otros tienen con ella.
Ejemplos de bienes con entidad física: dinero, maquinaria, mercancía, ordenadores….
Ejemplos de elementos que no tienen entidad física: programas informáticos, derechos de traspaso, inversiones financieras….
Ejemplos de deudas que otros tienen con la empresa: dinero que le deben los clientes, dinero que le debe hacienda u otros organismos públicos ….
- Pasivo.- Deudas y obligaciones de pago de la empresa.
Ejemplos de deudas y obligaciones de pago: préstamos que le ha hecho el banco, sueldo que aún no le ha pagado a los trabajadores, cantidades que tiene pendiente de pagar a los proveedores o acreedores…..
- Neto patrimonial: son las partidas que reflejan las aportaciones de los titulares, los beneficios no distribuidos, las pérdidas de años anteriores y el resultado del ejercicio actual.
Ejemplos de neto patrimonial: el capital aportado inicialmente por los socios, la reserva legal que la ley obliga a dotar cuando hay beneficios, los resultados negativos de ejercicios anteriores, las reservas voluntarias, el saldo de la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio actual…..
- Cargar una cuenta: anotar en una cantidad en el debe, es decir, en la parte izquierda.
- Abonar una cuenta: anotar una cantidad en el haber, es decir, en la parte derecha.
- Descuadre: se produce cuando los importes que figuran en el debe no suman lo mismo que los importes que figuran en el haber.
- Plan contable: es la norma que regula esta materia, pero cuando estás empezando con la contabilidad lo necesitas para aprender a hacer los asientos correctamente.
Todos, absolutamente todos los asientos en contabilidad tienen que estar cuadrados, es decir, que el debe tiene que sumar lo mismo que el haber. Si esto no es así hay un error que habrá que encontrar y corregir.
Conceptos contables básicos
Hay una serie de conceptos contables que son importantes y que debes tener claros. Los he agrupado de la siguiente manera:
Concepto contable del debe y haber
Básicamente, el debe es la parte izquierda y el haber la parte derecha.
Anotar en el debe es «cargar» y anotar en el haber es «abonar».
Hay debe y haber en los asientos contables, en el libro diario, en el libro mayor, en el balance de sumas y saldos… Pero en todos los casos, esos términos hacen referencia a un lugar físico.
Conceptos contables relativos a las inversiones y gastos
Técnicamente, estamos ante una inversión cuando lo que se adquiere va a producir una utilidad durante un plazo superior al ejercicio económico y, por eso, pasa a formar parte del activo del negocio.
Estamos ante un gasto cuando se obtiene algo para consumirlo o integrarlo en el proceso productivo de forma que la utilidad que aporta va a ser inferior al ejercicio económico.
No forma parte del activo de la empresa sino de la cuenta de resultados. Lo cual quiere decir que se restará de los ingresos para calcular el beneficio o la pérdida de la actividad.
El gasto siempre implica una disminución del patrimonio empresarial. La inversión, no.
El ejemplo más claro y que todo el mundo entiende es la compra de un inmueble o su arrendamiento. El primer caso es una inversión (se adquiere un activo que permanece en le patrimonio de la empresa) y el segundo un gasto (el pago de la renta implica una disminución de fondos y, por tanto, del patrimonio).
Conceptos contables sólo aplicables a las empresas que se dedican a vender productos
La actividad consistente en vender uno o más productos conlleva, en la mayoría de los casos, la existencia de un almacén.
Este almacén de productos hay que valorarlo a principio y a final de año para poder calcular el beneficio o pérdida con exactitud. Es lo que contablemente se llama «calcular la variación de existencias» y es indispensable en este tipo de empresas.
Con este proceso se trata de comparar, a la fecha de cierre del ejercicio, el inventario con el que se comenzó el ejercicio y el que se tiene a 31 de diciembre, de forma que:
- Si las existencias finales son superiores a las iniciales, se producirá un ingreso contable por la diferencia.
- Si las existencias finales son inferiores a las iniciales, se producirá un gasto contable por la diferencia.
El beneficio o pérdida que se determine sin tener esto en cuenta en las empresas que cuenten con stock, no será real.
Conceptos contables relativos a la financiación de la empresa
Todo lo que la empresa tiene lo ha conseguido o bien con recursos propios o bien con recursos ajenos.
Te explico cada elemento de este principio básico:
- «Todo lo que la empresa tiene» es su activo, que está formado por todos los bienes y derechos de contenido económico de los que es titular: maquinaria, construcciones, mobiliario, existencias, inversiones financieras, clientes, deudores, dinero en bancos o en caja, etc. etc.
- «Recursos propios» son los fondos propiedad de la empresa, y están formados por las aportaciones de los socios y por los beneficios no distribuidos.
- «Recursos ajenos» son las deudas que tiene la empresa y que tiene que devolver.
Con esto ya se entiende sin problema ¿verdad?. Esta es la explicación, también, de la famosa ecuación fundamental:
Activo = Fondos Propios + Pasivo
Y hasta aquí llego con este artículo sobre contabilidad básica. Espero que te haya sido de utilidad.