En contabilidad las cuentas contables son como los ladrillos en una obra o las telas en una sastrería:
Son los «elementos» con los que se construye la contabilidad: cada operación que realiza la empresa se va anotando en la cuenta contable que le corresponde, de forma que en cada una se agrupan todas la operaciones de la misma naturaleza.
En este artículo verás qué son, como se utilizan y algunas de las que más se usan.
Cuentas contables: definición
La contabilidad de una empresa es el resultado de ir registrando todas y cada una de las operaciones que ha realizado, con la finalidad de obtener los estados contables que nos van a permitir conocer su situación económica y financiera.
Y el registro de todas esas operaciones se realiza mediante su anotación en la cuenta específica que corresponde. Por eso decimos que:
La cuenta contable es la representación de cada uno de los elementos patrimoniales de la empresa y de sus diferentes ingresos y gastos. En ellas se anotan los distintos aumentos y disminuciones que experimentan las partidas a las que se refieren, lo que permite conocer su evolución en el tiempo.
Por ejemplo, la cuenta 572 Bancos representa el dinero que la empresa tiene depositado en la entidad bancaria, de forma que:
- Si recibe una transferencia tendrá que anotarla en esta cuenta porque el importe que tiene en el banco aumentará.
- Si retira dinero del cajero automático también lo registrará en la cuenta 572 porque su saldo disminuye.
Cualquier operación que se realice en la cuenta del banco deberá anotarse en esta cuenta contable, porque representa los fondos que tiene depositados en la entidad y su saldo tiene que reflejar exactamente el dinero real que existe en cada momento.
Y así, si la cuenta 572 Bancos arroja un saldo de 5.000 euros significa que la empresa tiene ese importe en la entidad financiera.
Otro ejemplo, la cuenta 213 Maquinaria refleja en euros el valor de adquisición de las máquinas de la que la empresa es propietaria. Así, si el saldo de la cuenta es de 20.000 euros significa que la empresa es propietaria de maquinaria por valor de 20.000 euros.
Por lo tanto:
- Si compra alguna máquina, se registrará en esta cuenta, porque aumentará el valor de esta partida.
- Si se destruye parte de la maquinaria por un incendio, por ejemplo, también lo anotará en esta cuenta porque su importe tiene que reflejar la realidad.
Como ves, cada cuenta contable muestra el montante del elemento al que representa y, por eso, el conjunto de todas ellas refleja la situación económica y financiera global del negocio.
Obligatoriedad en la utilización de las cuentas contables
La normativa fundamental que regula la contabilidad en España es el Plan General de Contabilidad, el cual se divide en 5 partes (además de una Introducción) y que son las siguientes:
- Primera parte: marco conceptual de la contabilidad
- Segunda parte: normas de registro y valoración
- Tercera parte: cuentas anuales
- Cuarta parte: cuadro de cuentas
- Quinta parte: definiciones y relaciones contables
A los efectos que nos ocupan, a nosotros nos interesan las dos últimas porque son las que tratan sobre las cuentas contables: el cuadro de cuentas de la cuarta parte está formado por el código y nombre de todas (si bien no es una lista cerrada) y en la quinta parte se define cada una por separado y se detalla cuándo y cómo se deben utilizar y cuál será su contrapartida.
Pues bien, es importante señalar que estas dos partes del plan no son de obligado cumplimiento (como si lo son las tres primeras) porque así lo establece el Real Decreto 1514/2007 por el que se aprueba.
Ahora bien, aunque el nombre y uso de las cuentas no sea obligatorio sí que es aconsejable y muy recomendable su utilización en aras de homogeneizar la información contable.
De hecho, en la práctica, lo habitual es que las empresas utilicen las cuentas y sus movimientos tal como aparecen en el plan. Y a lo más que se llega es a crear cuentas nuevas dentro de los subgrupos que ya existen.
Cuentas contables: clasificación
Existen 4 clases de cuentas contables. A continuación veremos cuales son y en otro apartado posterior trataremos sobre cómo funcionan.
Cuentas de Activo
Son aquellas en las que se contabilizan los bienes y derechos de la empresa (su activo).
Por ejemplo: construcciones, dinero en bancos, cantidades que les deben los clientes, inversiones en acciones…..
Cuentas de Pasivo
Son aquellas que se refieren a las deudas y obligaciones que pesan sobre la empresa (su pasivo).
Por ejemplo: deudas por préstamos con entidades de crédito, cantidad que se le debe a los proveedores de la mercancía comprada, sueldos de los trabajadores que aún no se han pagado….
Cuentas de Neto Patrimonial
Representas las aportaciones realizadas por los socios así como los resultados obtenidos en el ejercicio de la actividad.
Por ejemplo: capital social, reservas voluntarias….
Cuentas de Gestión
Son aquellas que se utilizan para contabilizar los ingresos y gastos del ejercicio:
- Compras y gastos: Grupo 6 (por ejemplo: compras, gastos de seguridad social, gastos profesionales independientes, gastos por servicios bancarios….).
- Ventas e ingresos: Grupo 7 (por ejemplo: ventas, ingresos por comisiones, ingresos por intereses bancarios, beneficios por la enajenación del inmovilizado…).
Dónde se encuentran
En el Plan General de Contabilidad:
En su Parte Cuarta contiene un listado con todas las cuentas divididas en 7 grupos diferentes.
Y en su Parte Quinta están todas las cuentas comentadas, con indicación de:
- Si es de activo o de pasivo.
- En qué casos se usa.
- Cuando se carga y cuando se abona.
- Cual es su contrapartida.
Desde ya te digo que para trabajar con la contabilidad necesitas un plan contable. Los hay de todos los precios pero si no te quieres gastar nada no importa: lo tienes gratis en el BOE.
Eso sí: si quieres avanzar en tu aprendizaje te recomiendo que aprendas a manejarlo con soltura, porque vas a ahorrar un montón de tiempo a la hora de hacer los asientos contables.
Este manual te puede ser de gran ayuda en ese sentido.
Nomenclatura y orden de las cuentas
Cada cuenta contable tiene con un código numérico y un título.
Están divididas en 7 grupos numerados del 1 al 7, de forma que el primer dígito de su código es del grupo al que pertenece.
Por ejemplo, la cuenta 216 Mobiliario pertenece al grupo 2 (Activo no Corriente), o la cuenta 542 Créditos a Corto Plazo pertenece al grupo 5 (Cuentas Financieras).
Cómo funcionan las cuentas contables
Como ya hemos señalado varias veces, con las cuentas contables se hacen los asientos en contabilidad. Y para cada uno es necesario utilizar, como mínimo, 2 cuentas diferentes: una que se coloca en el debe del apunte(parte izquierda) y otra que va en el haber (parte derecha).
Para saber donde hay que colocar cada cuenta hay que determinar dos puntos:
- Si la cuenta que se va a usar es de activo, de pasivo, de neto patrimonial o de gestión.
- Si está naciendo, creciendo o disminuyendo.
Una vez que se tiene esto claro se aplica la siguiente regla:
Las cuentas de activo nacen y crecen por el debe y disminuyen por el haber. Las cuentas de pasivo y neto patrimonial nacen y crecen por el haber y disminuyen por el debe. Respecto a las cuentas de gestión: las del grupo 6 funcionan igual que las de activo y las del grupo 7 igual que las de pasivo.
He publicado un método de 4 pasos que te puede ser muy útil. Puedes verlo aquí.
Cuentas contables de uso más común
A continuación, tienes una serie de cuentas que se usan con bastante frecuencia por lo que te puede venir bien tenerlas presentes a la hora de hacer ciertos tipos de asientos.
Pese a referirme a ellas como “cuentas contables de uso más común” hay un elemento importante que no se nos puede olvidar:
La mayor o menor frecuencia con la que en una contabilidad se utiliza un determinado tipo de asientos (y, por tanto, de cuentas) va a venir determinada por la actividad de la empresa en cuestión.
Por ejemplo:
En la contabilidad de una sociedad que se dedique a la venta de electrodomésticos al por menor va a haber muchos asientos de compra de mercancía y de venta.
Sin embargo, si la entidad se dedica que a la prestación de servicios jurídicos pocas compras o ventas va a reflejar….
Cuentas contables de tesorería
- 570 Caja.- Se utiliza para todos los cobros o pagos que se hacen con dinero efectivo.
- 572 Bancos.- Se utiliza para todos los cobros o pagos que se realizan mediante operación bancaria (transferencia, talón, ….)
Cuentas contables referentes al IVA
- 472 Hacienda Pública, IVA soportado.-Se usa para contabilizar el IVA que la empresa soporta en sus compras y gastos.
- 477 Hacienda Pública, IVA repercutido.- Se usa para contabilizar el IVA que la empresa repercute en sus ventas e ingresos.
- 4750 Hacienda Pública acreedora por IVA.- En ella se anota el resultado a pagar que arroja la liquidación de IVA (modelo 303).
- 470 Hacienda Pública deudora por IVA.- En ella se anota el resultado a compensar o a devolver que arroja la liquidación de IVA (modelo 303).
Cuentas contables que intervienen en los asientos de compras
- 600 Compras de mercaderías.- Las empresas que se dedican a comprar y vender mercancía utilizan esta cuenta para contabilizar el importe de la mercancía que adquieren.
- 400 Proveedores.- Es la contrapartida a la cuenta de compras y en ella figura el importe que la empresa tiene pendiente de pago por la operación.
La mayoría de las actividades están sujetas al Impuesto sobre el Valor Añadido, por lo que las empresas que en sus compras deban soportar este impuesto lo reflejarán en la cuenta que ya hemos visto anteriormente:
- 472 Hacienda Pública, IVA soportado
Cuentas contables para hacer asientos de ventas
- 700 Ventas de mercaderías.- Las empresas que se dedican a comprar y vender mercancía utilizan esta cuenta para contabilizar el importe de la mercancía que venden.
- 430 Clientes.- Es la contrapartida a la cuenta de ventas y en ella figura el importe que la empresa tiene pendiente de cobro por la operación.
En aquellas actividades que están sujetas al Impuesto sobre el Valor Añadido (que son la gran mayoría) las empresas deben repercutir IVA en sus operaciones de venta, y el importe correspondiente lo reflejaran en la cuenta que ya hemos mencionado más arriba:
- 477 Hacienda Pública, IVA repercutido
Cuentas contables para hacer asientos de gastos generales
Con gastos generales me refiero a los gastos corrientes y necesarios en los que puede incurrir cualquier tipo de empresa (teléfono, luz, alquiler, comisiones bancarias, contratos de seguros, …) y que no son ni gastos financieros ni gastos de personal.
Las cuentas contables que se utilizan en este tipo de asientos son:
- 62 Servicios Exteriores.- Este subgrupo engloba las cuentas en las que se contabilizan los gastos y servicios exteriores de naturaleza diversa que la empresa adquiere de terceros. Más adelante veremos su desglose.
- 410 Acreedores.- Cuando los gastos corrientes no se pagan en el momento en el que se realizan, esta es la cuenta contable que refleja la deuda que se genera.
Si por los gastos de que se trate la empresa debe soportar el Impuesto sobre el Valor Añadido, su importe se anotará en la consabida:
- 472 Hacienda Pública, IVA soportado
En las cuentas que integran el subgrupo 62 el nombre de cada una de ellas indica claramente la naturaleza del gasto a que se refiere. Son las siguientes:
- 620 Gastos de investigación y desarrollo del ejercicio
- 621 Arrendamientos y cánones
- 622 Reparaciones y conservación
- 623 Servicios de profesionales independientes
- 624 Transportes
- 625 Primas de seguros
- 626 Servicios bancarios y similares
- 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas
- 628 Suministros
- 629 Otros servicios
Cuentas contables grupo 6
¿Qué contiene el grupo 6 del plan contable?
El grupo 6 del plan de contabilidad se denomina Compras y Gastos y engloba lo que su propio nombre indica: todas las cuentas contables referentes a compras y gastos que pueda realizar la empresa.
Y estos términos hacen referencia a lo siguiente:
- Compras: son las adquisiciones de bienes o servicios que la empresa lleva a cabo para proceder a su venta o para integrarlos en su proceso productivo (si su actividad es de fabricación).
Por ejemplo, en una empresa que se dedica a la venta de material informático será una compra la adquisición de ordenadores, ratones, monitores, teclados …. Todo lo que después va a vender porque su negocio consiste en eso.
Si además fabricara, pues también serían compras todos los elementos que adquiriera para producir los ordenadores: cables, discos duros, tornillos, disqueteras, interruptores, …..
- Gastos: son las adquisiciones de bienes y servicios que van a producir utilidad o beneficio durante un tiempo inferior a un año y que no tienen la naturaleza de compras ni de inversión.
Por ejemplo, son gastos los sueldos del personal, el alquiler del inmueble en el que radica el establecimiento, los intereses que generan las deudas, la amortización del inmovilizado, …..
Cuentas contables grupo 7
¿Qué contiene el grupo 7 del plan contable?
El grupo 7 del plan general de contabilidad se denomina Ventas e ingresos y, como tal, engloba todas las cuentas a utilizar para contabilizar las ventas que realiza la empresa y los ingresos de cualquier otra naturaleza que obtiene.
La diferencia entre ambos conceptos es la siguiente:
- Ventas: son las operaciones de entrega de bienes o prestación de servicios que constituyen la actividad habitual de la entidad, es decir, el negocio que desarrolla.
- Ingresos: son aquellas cantidades que recibe por entregas de bienes o prestaciones de servicios que realiza de forma puntual y que están fuera su actividad habitual.
Por ejemplo, una sociedad se dedica a la venta de cosméticos y recibe también una renta mensual por uno de sus locales que tiene cedido en alquiler.
Las cantidades que perciba por la venta de cosméticos son sus ventas porque es la actividad que desarrolla, sin embargo la renta que cobra por el local alquilado sería un ingreso (y no una venta) porque el alquiler de inmuebles no es su negocio propiamente dicho.
Otro ejemplo, los honorarios que cobra un abogado por sus servicios constituyen sus ingresos por prestación de servicios que se asimilan a las ventas por proceder de su actividad habitual. Sin embargo, el importe de una subvención que obtiene ya no está dentro de las ventas sino que pertenece al ámbito de otros ingresos, porque su origen no está dentro de la esfera de los servicios que presta.
Y hasta aquí llego con este artículo sobre las cuentas contables. Espero que te haya sido de utilidad.